Métodos para añadir un PDF en un Word

Antes de nada, debemos diferenciar entre si queremos insertar un PDF en un documento Word como un icono y enlace al propio documento o bien si lo que queremos es insertar parte de un PDF en un documento Word como una imagen para que se muestre directamente en el documento. En cualquier caso, hay diferentes posibilidades que puedes probar para conseguirlo.

Insertar un PDF

Hay varios métodos con los que se puede añadir un PDF a Word… Por ejemplo, está la alternativa de insertar el archivo completo desde el documento en blanco, podemos hacer captura de pantalla y subir el pantallazo… O podemos insertar el PDF a través de un enlace o hipervínculo en el texto. Así que está claro que hay más de una opción:

Insertar el archivo completo en Word

Si queremos añadir el contenido de un PDF podemos hacerlo insertando el contenido desde el propio Word. Puedes hacer una prueba en un documento en blanco y los pasos son:

• Abre el documento de Word.
• Ve a la parte superior del menú y busca “insertar”.
• Busca en el menú y ve hasta la sección “Texto”.
• Aquí, elige “Objeto” y pincha sobre la flecha para abrir las opciones.
• Se abrirá un menú desplegable con diferentes posibilidades.
• Elige “Insertar texto de archivo” como ves en la imagen a continuación.

En ese momento se abrirá una nueva ventana de explorador de archivos donde podemos ir a la ubicación que queramos en nuestro ordenador. Podemos buscar los diferentes documentos que queremos insertar. Desde aquí, muévete por las carpetas de tu ordenador hasta encontrar los archivos que necesitas para insertar un PDF en un documento de Word. Elige el PDF que quieras y confirma con el botón “Insertar” que vemos en la parte inferior de la ventana. Automáticamente el contenido del PDF se insertará en el documento de Word.

Podemos probar primero con un documento en blanco para ver si se inserta de forma correcta y no nos estropea el contenido. En cualquier caso, guarda el documento de Word original antes de insertar el PDF y así evitaremos problemas en el futuro. Cuando lo tengamos, podemos insertar el PDF y ver el resultado final con todo el contenido combinado. Basta con repetir el proceso tantas veces como quieras para añadir el PDF al documento de Word y tener tanto contenido como necesitas en el documento creado.

Con los comandos Copiar y Pegar

Tal vez sea lo primero que has intentando, y de hecho no es mala idea que lo hagas ya que en no pocos casos va a ser posible que nos llevemos el texto de un documento PDF a Word simplemente copiando y pegando el texto, como si se tratara de una operación entre documentos de textos. La única restricción en este sentido es que el documento original del que quieres extraer el texto no se haya escaneado como una imagen, si no que sea un documento en el que podemos diferenciar todos sus elementos (texto, tablas, imágenes, etc.), e interactuar con ellos. Si es tu caso, tan solo tienes que seguir estos pasos:

• Abrir el PDF y seleccionar el texto que quieras llevar a Windows.
• Una vez seleccionado haremos clic derecho sobre este y elegimos copiar. En el caso de que el texto deje de aparecer seleccionado cuando realizamos esta acción, copiaremos con la combinación de teclas Ctrl + C.
• Cuando tengamos el texto en el portapapeles vamos hasta Word y lo pegamos, bien con Ctrl + V, o bien con Edición > Pegar.
• Es probable que haya algún fallo de tabulación, espaciado, etc., pero ya tendrás tu texto en Word para poder trabajar con él.

Si por el contrario tu PDF se ha creado como un escaneo y tiene todos sus elementos integrados en una misma imagen, tendrás que recurrir a otros métodos como los que os explicaremos a continuación para insertar en Word nuestro PDF como una imagen. También encontrarás en internet una gran cantidad de programas capaces de detectar el texto a partir de la imagen de un documento escaneado. Pero lo más deseado como siempre será no tener que recurrir a software externo al sistema y hacerlo todo de forma nativa con las herramientas que tenemos disponibles en Windows.

Añade como imagen

Esta no es una de las mejores formas de conseguir este mismo proceso, pero puede ser útil si queremos algo rápido o simplemente queremos añadir una imagen o un gráfico. No es una buena idea si queremos añadir texto, pero sí puede ser una opción en caso de fotografías o cualquier tipo de gráfico y esquemas que pueden ser útiles para insertarlo dentro de un Word.

En este caso simplemente tendremos que hacer una captura de pantalla al documento que quieras. Podemos hacerlo a través de las herramientas de capturas de pantalla de Windows o utilizando la tecla Impr Pant del teclado y posteriormente pegando en un programa de edición, ya sea el mismo Paint si buscas algo simple o en Photoshop…

Una vez que tengamos la imagen recortada simplemente debemos ir a Word e ir al menú de la parte superior. Desde el menú, elegimos “Insertar” y buscamos la sección” Ilustraciones”. Aquí, eliges “Imágenes” y pulsas sobre la flecha para abrir las diferentes opciones. Escoge “Insertar imágenes desde este dispositivo” y busca la captura que acabas de hacer. Añadiremos la imagen al contenido del documento de Word y habremos insertado el contenido del PDF en el Word, bastará mover la imagen y colocarla donde queramos.

Añadir como objeto

Seguidamente, y tras tener métodos como el de la imagen, podemos también importar un PDF en Word e insertarlo como un archivo adjunto, puedes optar por añadir el archivo como un objeto incrustado o como un objeto vinculado. Ambos métodos te permiten crear el objeto a partir de los archivos de tu dispositivo, pero hay una diferencia fundamental entre ambos.

Microsoft Word 2007-2013 ofrece la opción de insertar archivos PDF en el documento de Word. Sin embargo, tiene algunas limitaciones. Permite sólo una página y la calidad o el tamaño pueden verse comprometidos.

Si insertas PDF en Word como objeto incrustado, se convierte en parte del documento. O lo que es lo mismo; no reflejará ningún cambio que hayas realizado en el archivo de origen. Por lo tanto, cuando decidas utilizar este método para insertar archivos PDF, debes asegurarte de que has terminado de editar el PDF.

Si decides importar el PDF a Word como un objeto vinculado, las cosas son diferentes. Insertar un PDF en Word como objeto vinculado significa que el archivo se añade simplemente como un documento externo. Aparecerá como su primera página y reflejará los cambios que hayas realizado en el archivo de origen.

Al mismo tiempo, y también como otra opción que podemos hacer es insertar un PDF desde PowerPoint añadiendo el PDF en el PPT como una imagen. Para ello, tendremos que convertir el PPT primero. Eso sí, hay un punto bastante importante, estas acciones están destinadas a la aplicación de Microsoft Office que tengas descargada. Word para la Web no te permite insertar objetos, como archivos PDF, en un documento.

Insertar un enlace de PDF en un documento

La cuarta de las opciones es que enlacemos un PDF a un documento de Word. Aunque para que se abra correctamente necesitaremos tener el documento en el mismo ordenador o dispositivo si queremos abrirlo o no podemos acceder al contenido. Simplemente lo insertamos como hipervínculo con el anchor o texto que nos interese.

Lo que debemos hacer aquí es seleccionar las palabras o palabras en las que queremos añadir el enlace e ir a la parte superior del documento de Word, al menú superior del programa. Aquí busca “vínculos” y elige la opción “insertar hipervínculo”. Se nos abrirá la ventana de explorador donde podemos ir a los diferentes archivos de nuestro ordenador. Podemos elegir entre cuatro opciones: a un archivo o página web existente, a un lugar de este documento, a crear un nuevo documento o a una dirección de correo… Si eliges a un documento, simplemente debes buscar el archivo PDF y enlazarlo al documento.

Una vez que lo hayas hecho, pondrás pinchar sobre el enlace para que senos abra el PDF. No es como tal una forma de insertar un PDF en un documento de Word al completo, pero sí nos permite tener vinculados tanto el documento de Word como el PDF que nos interesa.

Insertar un PDF como texto en Word

Si lo que quieres es insertar el contenido del archivo PDF en un archivo de Office, en lugar de simplemente insertar el PDF como archivo adjunto, lo mejor es que abras el PDF con Word 2013 o 2016. Word convertirá el PDF en texto editable que luego podrás copiar y pegar en un documento de Office. Con la característica de redistribución de PDF de Word 2013 y Word 2016, puedes abrir y editar contenido de PDF (como párrafos, listas y tablas) como documentos de Word. Word extrae el contenido del documento PDF de formato fijo y lo convierte a un archivo .docx, conservando toda la información de diseño posible.

Con una página web

Otra opción más para incluir un PDF en un documento Word, es cambiar previamente el formato de este PDF a texto. Hay infinidad de aplicaciones en línea gratuitas para poder llevar a cabo esta tarea, y algunas incluso nos permiten insertarlo directamente tras la conversión. Por ejemplo, en la web de smallpdf disponen de la herramienta necesaria, y es tan fácil como subir nuestro PDF desde nuestro dispositivo, Dropbox, Google Drive, e incluso arrastrando el archivo hasta el cuadro centra de la web. Aunque, hay diferentes páginas en Internet que también te sirven para esta acción. No obstante, estos son los pasos desde smallpdf:

• Una vez subido el archivo, en cuestión de segundos, el programa nos dará la opción de convertir únicamente el texto seleccionable (sin OCR), dejando de lado el texto de imágenes, o la opción de convertir también el texto no seleccionable (con OCR). Aunque esta característica únicamente está disponible con la versión Pro del programa.
• Cuando ya tengamos el archivo convertido, nos dará la opción de descargarlo, de mandarlo por mail o de compartirlo por otras vías.

El resultado es excelente, conservando los espacios entre párrafos, tamaño de fuentes, e incluso tablas de Excel que pudiera haber en el PDF original. Y todo esto gratis y sin marcas de agua de ningún tipo. Ahora ya podemos copiar todo el contenido del documento sin problemas y pegarlo en nuestro Word, con todas las opciones de edición posibles y sin ningún problema de incompatibilidades.

Dentro de Word

Por otro lado, si disponemos de algunas versiones de Word como 2013 o 2016, puede que no haga falta recurrir a aplicaciones de terceros para insertar el PDF como texto en nuestro documento de Word. Con estas versiones del editor de texto de Windows podremos abrir directamente los archivos PDF. Con el botón derecho sobre el documento seleccionamos “Abrir Con…” y elegimos Word. O directamente con Word abierto vamos a la opción de abrir documento y buscamos el PDF examinando entre nuestras carpetas.

En este momento Word nos indicará que se va a realizar una copia del PDF, y lo que hará Word en caso de ser compatible con esta opción y de que el texto del PDF sea seleccionable, será convertir el PDF en texto editable que después vamos a poder copiar y pegar en cualquier otro programa, sea o no del paquete Office. Con esta característica Word también va a poder editar otros elementos del PDF más allá del texto, como párrafos, listas y tablas. Y también hay que comentar que el archivo PDF original no será modificado con esta acción.

Por último, decir que si lo único que queremos es utilizar sólo una parte del texto de un PDF, como un párrafo o el texto de una sola página, podemos intentar seleccionar y copiarlo manualmente. Luego sólo tenemos que pegarlo en nuestro Word, y listo.

Fusionar varios PDFs

Si lo que queremos es fusionar ambos en un único documento tenemos la opción de cambiar el formato y usar programas específicos, aunque no estaríamos como tal insertándolo sino uniéndolos. La mayoría de las webs y programas nos permiten fusionar varios PDFs pero no varios documentos de Word así que simplemente debes convertir el documento de Word en un archivo PDF para posteriormente usar una de estas webs especializadas y “juntarlos”.

Podemos ir a ILovePDF y en la parte superior elegimos “UNIR PDF”. Veremos un botón rojo en el centro de la pantalla desde el que podremos añadir los archivos que queramos.

Tendremos un PDF resultante con ambos documentos combinados y podrás convertirlo a Word en caso de querer mantener este formato. Sin salir de la web, simplemente ve a “Convertir PDF” y elige la opción “PDF a WORD” y podremos tener el documento en formato editable para cambiar cualquier detalle que nos interese, sea contenido o tipografía.

Ten en cuenta que hay diferentes páginas web que te permiten esta misma fusión. Por lo que puedes encontrar en Internet otras alternativas a iLovePDF: smallPDF, en la web de Adobe… De esta manera puedes probar más de una página para encontrar la opción que más se ajuste a lo que buscas. Y es que puede que, en función de la que utilices, te añada alguna herramienta adicional para editar la organización del documento, trabajar online, etc.

Además de las herramientas online, hay aplicaciones disponibles para tu PC. De esta forma no tendrás que acceder al navegador web, sino que solamente tendrás que abrir la herramienta directamente desde tu ordenador. Por ejemplo, una de las apps que puedes descargar e instalar gratuitamente en Windows a través de Microsoft Store es PDF Merger & Splitter.