Así puedes crear un índice en Word paso a paso

Así puedes crear un índice en Word paso a paso

Rocío GR

Un índice es fundamental a la hora de presentar cualquier proyecto en Word… Desde un proyecto o presentación de trabajo hasta un trabajo para el instituto o la facultad. Conviene saber cómo se hace, aunque luego elijas hacerlo o no, tener unos trucos para crear un índice en Word rápido y sin complicaciones, a cualquier nivel.

Hacer un índice en Word es posible a mano utilizando las listas y la sangría hacia la derecha, pero no es la mejor opción porque puede haber errores a la hora de introducir las páginas o simplemente tardarás mucho más haciéndolo de forma manual si tienes 100,200 o 300 páginas que numerar y seleccionar. Puedes hacer un índice a través de los diferentes títulos que hayas creado y se generará de forma automática. Además, otra ventaja es que podrás tocar sobre la categoría que quieras y te llevará automáticamente a ella si estás viendo un PDF, por ejemplo.

Cómo hacer un índice automáticamente

Para hacer el índice en Word debemos primero resaltar los títulos y después crear la tabla de contenidos que será lo equivalente a nuestro índice al principio o al final del documento. Te comentamos cómo puedes hacerlo paso a paso desde la primera acción, que es resaltar los títulos, hasta el hecho de crear la tabla de contenidos que tanta falta nos hará para poder llegar a tener un índice en Word.

Resaltar títulos

Hay dos formas que tenemos que tener en cuenta a la hora de hacer un índice: escribir todo el texto en el mismo formato y, una vez acabado, darle forma. O bien, la segunda opción, ir cambiando a medida que lo escribes. ¿Qué significa esto? Para poder hacer el índice debemos ir marcando las secciones con Título 1, Título 2, Título 3… Según la jerarquía de los mismos. Es decir, sería algo así:

  1. Cómo crear un índice en Word (Título 1)
    1. Crear el índice (Título 2)
    2. Pasos que debemos seguir (Título 2)
      1. Añadir títulos (Título 3)
      2. Cambiar colores (Título 3)

Los títulos pueden añadirse a medida que escribimos o al final, cuando hemos terminado el documento, lo cierto es que podemos cambiar todo a nuestro antojo cuando queramos, por lo que no habrá ningún problema que modifiquemos algo que no nos ha llegado a gustar del todo una vez que hemos terminado. Por lo tanto, dará igual que no tengamos claro qué queremos que sea título y qué no queremos que lo sea, pues se podrá cambiar en el momento que queramos.

Para ello, selecciona el texto que quieras y ve a la parte superior derecha de la pantalla. Aquí, ve al apartado de “Estilos” y elige el que quieras. Para ello, iremos seleccionando los títulos, secciones o párrafos que queremos incluir en el índice y aplicando el estilo Título 1, Titulo2, etc, según la estructura de nuestro contenido desde la opción de menú Inicio al texto seleccionado. Cuando hayamos marcado todo aquello que queremos incluir en el índice, lo siguiente que tenemos que hacer es situar el cursor en la parte del documento donde queremos añadir el índice de Word.

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Crear tabla de contenidos

Los índices en Word no se llaman índices como tal, sino que se llama “tabla de contenidos” y lo encontramos desde el menú Referencias de nuestro procesador de texto, aunque puede aparecer en otro apartado o menú según la versión exacta que tengamos de Word así que, en caso de no funcionarte este tutorial, busca las instrucciones para tu versión si es demasiado antigua. Si es actual o reciente, sigue los pasos que leerás en los siguientes párrafos.

Una vez que tenemos todo el documento con los estilos marcados en cada uno de los títulos 1 o 2 y con las diferentes secciones señaladas, podemos hacer la tabla. Ten en cuenta que ninguno puede estar en “Normal” si quieres que el esquema se cree automáticamente en Word. Lo que tienes que hacer es ir a la primera página del documento o la final, dependerá de donde quieras crear el índice en Word. Y seguir unos pasos muy sencillos…

  • Ve a la parte superior de la pantalla.
  • Abre el Menú Referencias de Word, que encontrarás en la zona “azul”.
  • Mira en el primer apartado, “Tabla de contenido”.
  • Toca en “Tabla de contenido”, como ves en la captura de pantalla.
  • Elige el diseño que quieras de los que aparecen disponibles.

Una vez hecho esto, automáticamente veremos cómo se crea un índice en Word en una página en blanco en el lugar donde hayamos ubicado el cursor. Podrás cambiar la fuente o el diseño si no quieres que sea así o modificar alguna página. Por lo que no pasará nada si en un principio nos gustaba uno, pero al final ha resultado que no era tan de nuestro agrado.

Hay varias razones por las que es posible que no podamos insertar una tabla de contenido en el documento de Word. Podría deberse a:

  • No se han aplicado los estilos de Título 1-3 integrados de Word a los títulos.
  • Hemos utilizado estilos personalizados que no se han configurado correctamente.
  • Hemos limpiado el formato del encabezado usando formato directo (y no estilos).

Cualquiera de estos causan problemas en Word. Porque significa que Word no puede reconocer que el documento contiene encabezados. Y como tal, no sabe qué entradas agregar a la tabla de contenido. Así que debemos asegurarnos de dar formato a todos los encabezados del documento usando estilos. Podemos usar los estilos de encabezado integrados de Word y modificarlos para adaptarlos a nuestras necesidades. También podemos revisar los estilos personalizados que hemos usado para asegurarnos de que estén configurados correctamente. Luego insertaremos la tabla de contenido.

Ir a la página correspondiente

Como hemos dicho antes, una de las ventajas de usar este método en lugar de hacerla manualmente escribiendo uno a uno cuál es el título que corresponde a cada página, es que podemos ir directamente a esa página. Puedes usar el método de añadir enlaces que hemos visto en otros apartados, pero también puedes ir a la página desde el propio Word.

Simplemente debes mantener la tecla Control pulsada y tocar sobre el punto que quieras o el capítulo que sea. Automáticamente irás a la página correspondiente en la que está ese contenido. Es tan sencillo como eso. De esta manera, podrás resolver el problema de manera fácil y rápida. Se recomienda hacer este tipo de índice al terminar el documento que estemos tratando, para que sea más sencillo organizar todo el contenido y sus títulos. Podría ser más lioso tener que reorganizar el índice una vez que ya esté todo terminado. Así evitamos fallos o incompatibilidades.

Cómo crear un índice de forma manual

Está claro que la función más cómoda es la que vimos en primer lugar, ya que conseguimos en todo momento crear un índice en Word de manera automática sin que tengamos que hacer nada por nuestra cuenta. Sin embargo, no siempre será la opción más viable, o simplemente, preferimos hacerlo de forma manual para que todo quede en orden. Para ello, puedes crear una tabla de contenido manual usando la función de Regla. Para conseguirlo, hay que seguir una serie de pasos que veremos a continuación:

  • En primer lugar, deberemos acceder al programa Word.
  • Después, tienes que situarte en la regla superior de medidas.
  • Una vez que estás en la herramienta Regla, puedes mover el cursor en ella y creas un punto de tabulación.
  • En este, estarán los números de página que pertenecen a las secciones de documentos.

Ahora que ya hemos encontrar esta herramienta de software que nos encontramos en este programa, es el momento de pasar a ver cada uno de los pasos que deberemos seguir para que podamos crear un índice de manera manual cuándo y cómo queramos. Por lo tanto, este será el proceso a seguir desde Word, más concretamente, dentro de la herramienta Regla.

  • Una vez que estés allí, harás clic derecho en el mismo punto para ver el menú de Tabulaciones.
  • Cuando hayas elegido las opciones, tendrás que crear la tabla de contenidos manualmente.
  • Escribes en la página configurada el nombre de la entrada y después das a la tecla TAB.
  • Van a aparecer los caracteres de relleno y colocas el número de páginas en que está.

Además, podremos hacer esto todas las veces que necesitas, dando Enter para pasar a la siguiente línea, y así irás creando el índice manualmente. Si tienes muchas páginas será una tarea que lleve mucho más tiempo y puedes equivocarte, pero es otra forma de hacerlo que puedes tener en cuenta. También puedes abrir un documento en Blanco, ir a la pantalla insertar y seleccionar Tabla. Pones que sea de dos columnas y el número de filas que necesites. Los títulos estarán a la izquierda y el número de páginas a la derecha. Podrás modificarlo justificando títulos, alineando los números a la derecha, etc. Después, debes eliminar los bordes de la tabla en su configuración.

insertar tabla word

Si, por ejemplo, quieres realizar una modificación o aplicación del formato en una entrada de índice y una actualización de este, tendrás que hacer varias cosas. Primero, si no ves los campos XE, haz clic en Mostrar u ocultar en el grupo Párrafo de la pestaña Inicio. Después, deberás buscar el campo XE de la entrada que deseas cambiar.

Personalizar el índice o actualizarlo

Puede que necesites personalizar el índice por alguna razón, en cuyo caso te interesará saber cómo crear las tablas de contenido personalizado, o en algún momento tengas que actualizar porque has cambiado algo y quieres que todo esté correctamente. Te comentamos cómo hacerlo.

Tabla de contenido personalizada

También puedes crear una tabla de contenido personalizado o, lo que es lo mismo, crear un índice en Word a tu gusto según necesites. Lo cierto es que los pasos serán casi idénticos, por lo que no supondrá ningún tipo de complicación si hemos llegado a entender el proceso que vimos anteriormente. En cualquier caso, los pasos son los siguientes:

  • Ve a la parte superior de la pantalla.
  • Abre el Menú Referencias de Word, que encontrarás en la zona “azul”.
  • Toca en “Tabla de contenido”, como ves en la captura de pantalla.
  • Elige “Tabla de contenido personalizada”.

Aparecerá aquí una ventana emergente donde podrás elegir varias opciones. Podrás ver la vista preliminar y escoger si quieres que se muestren o no los números de página, si quieres alinear los números de página a la derecha o si quieres usar hipervínculos en lugar de números de páginas en la vista previa de web. También puedes elegir el tipo de carácter de relleno, los niveles o los formatos. Cuando hayas terminado de personalizarla solo tendrás que tocar en “Aceptar”

Tabla de contenido personalizada

Actualizar tabla de contenido

Si has cambiado algo en el texto, pero no se ha cambiado el índice, Word tiene el botón “Actualizar tabla de contenido” que nos permite de nuevo que cada página o número corresponda con el título correspondiente. Además, nos permite dos opciones. Por un lado, nos permite actualizar toda la tabla (actualizaciones de texto, pero también cambios de página).

Y, por otro lado, nos permite actualizar solo los números de página (actualiza solo las páginas en las que se encuentran los títulos e ignora todos los cambios realizados en el texto del título). Eliges la que quieras y marcas en “Aceptar”. Pero ten en cuenta que Word solo actualizará las tablas creadas automáticamente y no las personalizadas o creadas manualmente.

Actualizar

Modificar el índice

En el caso de que quieras modificar o aplicar formato a una entrada de índice, cambia el texto que va entre comillas. Para actualizar el índice, haz clic en él y presione F9. O bien, haga clic en Actualizar índice, en el grupo Índice de la pestaña Referencias. Y si necesitas actualizarlo, evidentemente, tendrás que hacerlo de manera manual. Lo mejor es optar a la anterior opción automática, pero si por alguna razón no te vale o sabes que no vas a actualizar el contenido, y no es demasiado, puede ser interesante hacerlo a mano. Para ello, tendrás que seleccionar todo el campo de entrada de índice, incluidas las llaves y presione SUPR.

Si no ves los campos XE, haz clic en Mostrar u ocultar en el grupo Párrafo de la pestaña Inicio. Y, por ejemplo, para actualizar el índice, lo que tendrás que realizar es hacer clic en él y presione F9. O bien, haga clic en Actualizar índice, en el grupo Índice de la pestaña Referencias. De esta manera, podrás resolver tus problemas.

Automarcar

Como decimos, los índices ayudan a encontrar capítulos, temas o nombres escondidos en un mar de palabras. Por ejemplo, en un libro, un proyecto laboral, un trabajo académico y otros trabajos que implican decenas de páginas. Y ahí, entre los varios tipos de estos ‘mapas’ de las publicaciones que existen, se da el de automarcar.

Este no es otra cosa que una opción dentro del cuadro de diálogo, en la cual, y basada en una tabla de columnas, se escriben las palabras que vayamos o queramos formar. Entonces, si vamos a nuestro documento en el apartado Referencias en la zona de Insertar Índice hay un apartado que se llama Automarcar.

Así, al automarcar, Word nos pide que llamemos a nuestra tabla. Esa tabla la buscamos, la ubicamos y al abrirla se marcan todas las partes del documento en las cuales aparecen esas palabras. Basta con que vayamos a la parte final del documento dónde habitualmente se insertan los índices y situarnos en la ficha Referencias – Insertar Índice. Finalmente, alineamos números de página a la derecha y por ejemplo utilizamos en este caso un formato de nuevo con puntos y un formato clásico. Posteriomrmente, aceptamos y nos genera nuestro índice, en este caso con Automarcar, indicando esas palabras en qué páginas aparecen en el documento.

Automarcar índice Word

Eliminar una entrada

Puede que, después de cambiar una serie de partes del texto que habías escrito, y del cual habías hecho un índice, llegues a la conclusión de que una parte que habías establecido será mejor eliminarla o insertarla en otro apartado. Por lo que no será necesario contar con esta entrada del índice en concreto. Por suerte, esta se podrá eliminar fácilmente sin que el índice en general se quede sin pies ni cabeza.

Para conseguirlo, tendremos que seguir una serie de pasos desde Word. Comenzaremos seleccionando todo el campo de entrada de índice, incluidas las llaves y tocaremos en el botón SUPR del teclado. Una vez más, si no vemos los campos XE, tendremos que tocar en Mostrar u ocultar las marcas de párrafo que veremos en la pestaña de inicio. Finalmente, para actualizar el índice, y que salga todo en orden, deberemos hacer clic de nuevo en el botón F9 del teclado. Si no te funciona de primeras, mantén presionado a la vez la tecla «fn» que encontrarás también en el teclado.  O, en el peor de los casos, deberás ir de nuevo a la función Actualizar índice, que encontrarás en la sección de Índice, dentro de Referencias.

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