Crear, editar y compartir documentos, ¿con Google Docs o con Word?

Si estás pensando en utilizar uno de estos servicios de edición de documentos y no tienes claro cuál es el mejor para ti teniendo en cuenta la funcionalidad de cada uno de ellos y especialmente la posibilidad de compartir y trabajar online con otras personas, te comentamos la mejor opción para ti en función de diversos aspectos a tener en cuenta. ¿Cuál es el más adecuado para ti, el de Microsoft o el de Google?

Precios

Google Docs es un servicio gratuito, lo que lo hace accesible a todos los usuarios, por tanto, incluso aunque no quieras o puedas pagar por un procesador de textos con el que compartir tus documentos cómodamente podrás hacerlo con esta herramienta. Solo tendrás que pagar si necesitas obtener almacenamiento adicional en tu cuenta Google Drive.

Puedes comprar Word para un solo ordenador o Mac con la opción de compartirlos con otras personas y edición en tiempo real por un precio de 149 euros en total adquiriéndolo directamente desde la web de Microsoft. Los archivos se compartirán desde OneDrive. También puedes optar por él con Microsoft 365, lo que supone un coste de 7 euros al mes para un máximo de 6 personas. Con Microsoft 365 Personal, podrás acceder a este y otros programas de ofimática por 69 euros al año y con Microsoft 365 Familia accederás a este y otros programas por 99 euros anuales (o 10 euros al mes). Si te interesa, también hay planes de empresa cuyo precio dependerá de los usuarios que lo utilicen y el servicio que quieras obtener.

microsoft 365 planes hogar

Aunque las opciones sean más limitadas, debes saber que también existe la opción de Microsoft Online gratis, cuyos documentos se editan fácilmente y se comparten con OneDrive. Si quieres trabajar en la nube o confías más en los servicios de Microsoft, esta es la opción gratuita a la que puedes acceder.

Compatibilidad

Cuando envías un documento en Google Docs no tienes por qué preocuparte si el destinatario puede abrirlo, ya que lo hará directamente desde la web y no tendrá que cambiarlo a ningún otro formato compatible. Cualquier persona puede acceder a él desde un dispositivo móvil u ordenador independientemente de su sistema operativo, ya que es un servicio web. Además, no tienes ni por qué tener la última versión de la app, ya que se actualiza automáticamente en segundo plano mientras trabajas con el documento o lo visualizas. Por otro lado, podrás abrir todo tipo de formatos, incluidos los de Word y PDF.

Si envías, compartes o visualizas un documento Word, el formato tendrá que ser compatible para que puedas visualizarlo. Por tanto, tendrá que tener alguno de los formatos aceptados por la aplicación. Por su parte, el programa se encuentra disponible para Windows y MacOS, además de venir preinstalado en dispositivos Windows Phone. Sus servicios gratuitos y en la nube se pueden utilizar en dispositivos Android y iOS. Office 365 está disponible en Internet para navegadores modernos, así que es conveniente que tengas la última versión actualizada.

Plantillas y diseños

En lo que respecta a diseños y plantillas, y en el caso de que los documentos sean largos o complejos, Microsoft Word ganará la batalla ya que ofrece muchas más posibilidades. En la versión online, cuando le das a nuevo documento te encontrarás con la posibilidad de hacer uno en blanco o aparecerán algunas plantillas básicas que puedes elegir, a menos que tengas Microsoft 365 en cuyo caso se te ampliarán las posibilidades.

Tan pronto entres en él, te aparecerá un documento en blanco, plantillas o la posibilidad de buscar plantillas online. Una vez que introduces tu búsqueda, te aparecerá una gran cantidad de posibilidades relacionadas con ella. Tienes muchos diseños entre los que elegir y basta con seleccionar uno para empezar a trabajar con ello y editarlo a tu gusto. Si quieres crear documentos profesionales, es tu mejor opción.

plantillas word

En Google Docs, cuando vayas a crear una nueva plantilla te encontrarás con varias posibilidades. En primer lugar, las usadas recientemente. Después varios diseños caracterizados según su tipo: CV, cartas, personal, trabajo, educación. Aunque hay para diversos ámbitos de tu vida y pueden serte suficientes, no hay tantos ni tan variados como en Word. Si buscas un resultado mucho más profesional o adaptado a tus necesidades, puede que te cueste más encontrar con la opción indicada o no se ajusta tanto a ti. Eso sí, también tienes plantillas de hojas de cálculo, presentaciones y formularios, si lo necesitas.

plantillas docs

En lo que se refiere a tablas, Docs es un poco más limitado ya que permite elegir el número de filas y columnas, pero en Word encontrarás más opciones, e incluso tablas rápidas, insertar, dibujar, diseños, disposiciones y más. En este último también hay muchas posibilidades de gráficos de todo tipo. Te encontrarás con muchas más opciones de edición de texto y personalización del documento. En Docs hay formatos y herramientas más limitadas, por lo que es idóneo para textos más sencillos o rápidos. En todos estos aspectos, te encontrarás con muchas más posibilidades si utilizas el programa de ofimática de Microsoft. A nivel edición es mucho más completo.

tablas graficos edicion

Formatos

Las dos plataformas son compatibles con los formatos de procesamiento de texto comunes. Además, puedes descargar Google Docs con extensiones como WORD (.docx), ODT, HTML, EPUB, TXT, RTF y PDF. Microsoft Word online te permite exportar los documentos como archivos DOCX, PDF o ODT. En este último en la versión de escritorio, podrás guardar tu documento como .docx, en versiones anteriores, plantillas Word, PDF, XPS, como web, RTF, sin formato, XML y ODT.

guardar word formatos

Si quieres abrir un archivo de Google Docs en el programa de Microsoft tendrás que convertirlo, aunque podrás descargarlo directamente en un formato compatible. Si quieres ver un archivo Word en Docs será tan sencillo como mandarlo a la app (puedes arrastrarlo o subirlo). La ventaja de esto es que si quieres iniciar un documento en el editor de Microsoft por todas las posibilidades que te proporciona y después compartirlo con este puedes hacerlo fácilmente, y viceversa descargando el documento a un formato compatible.

Compartir documentos

Aunque ambos servicios te proporcionan colaboración en tiempo real y de manera asíncrona, es mucho mejor Google Docs, tanto porque es más fácil compartir los documentos como controlar diferentes niveles de acceso para varias personas y editar la información. Aunque podemos matizarlo según tus preferencias.

Word tiene herramientas de edición y anotaciones con las que podrás compartir y editar entre equipos, aunque no es tan intuitivo como en el servicio de Google y puede que te cueste encontrar la opción. Las versiones más recientes de Office 365 permiten editar y compartir desde Internet desde la propia aplicación. Una vez que le das a compartir, te aparecerá la opción de cargar el documento o adjuntar una copia de documento en Word o PDF en su lugar. Le pones un nombre al documento y te indicará que está cargando. Cuando lo haga, podrás indicar con quién quieres compartirlo y un mensaje. También puedes cambiar la opción de que cualquier persona que tenga el vínculo pueda verlo por personas determinadas, e incluso quitar la opción de permitir la edición, establecer una contraseña o fecha de expiración. Si entras en Word online, te encontrarás con las mismas posibilidades (en la parte superior derecha de la página, donde pone compartir). También puedes añadir comentarios.

compartir con word 365 documentos

En Google Docs, compartir es tan sencillo como ir al archivo, compartir y crear un enlace. La otra persona recibirá un email de acceso y podrá abrirlo desde donde quiera. Podrás enviar emails individuales y gestionar quién puede editar, ver el documento y comentarlo. Si das a obtener enlace en lugar de compartir puedes llegar a más personas si lo deseas fácilmente. Puedes compartir con personas en concreto y obtener un enlace para que les llegue a muchas más personas (este puede ser restringido para que solo las personas añadidas lo puedan abrir o cambiarlo a cualquier persona con el enlace). Por otro lado, es muy fácil ver qué archivos has compartido, han compartido contigo y navegar por ellos accediendo al servicio.

compartir docs

La edición es muy sencilla, solo tienes que entrar en el documento y trabajar con él, otras personas podrán hacer lo mismo en tiempo real y verás los cambios al momento. También podéis añadir comentarios y muchas más funciones y posibilidades. Esto es así con los dos servicios. Además, como ya podrás haber apreciado, si tienes Word y subes el archivo que quieras a Docs una vez preparado, podrás editarlo junto con otras personas fácilmente y así aprovecharás las posibilidades de ambas plataformas (aunque ya sabes que puedes compartir desde la propia herramienta de Office con OneDrive).

Ocultar información privada en un documento con Google Docs

Hay varias formas de proteger un documento para que no pueda verlo cualquiera y tenga acceso a cierta información privada o confidencial. Sin embargo, el hecho de poner cualquier tipo de protección a un documento, hace que salten las alarmas y todo el que tenga acceso a él sepa que ahí se guarda información confidencial. A continuación, vamos a mostrar cómo ocultar texto con información privada en un documento con Google Docs.

Para ello, lo que vamos a hacer es seleccionar el texto que queremos que no esté a la vista de cualquiera que vea el documento, para ocultarlo y posteriormente cifrarlo. Dado que Google Docs permite el uso de ciertos complementos, vamos a aprovechar esta característica para ocultar texto en un documento con Google Docs.

Por lo tanto, lo primero que tenemos que hacer es crear o abrir nuestro documento en Google Docs y a continuación, instalar el complemento DocSecrets. Se trata de un complemento que podemos añadir a Google Docs de forma totalmente gratuita desde este mismo enlace. Con DocSecrets instalado en Google Docs ya podemos añadir texto oculto y protegido con una contraseña.

Si lanzamos el complemento desde la opción Complementos > DocSecrets > Abrir en Google Docs, automáticamente se nos mostrará un panel en la parte derecha de la ventana con las opciones de DocSecrets. Desde ahí es desde donde vamos a poder ocultar y proteger datos del documento que no queremos que puedan ver otros usuarios que tengan o consigan acceso al documento. ocultar texto

Para ello, lo primero que nos va a solicitar DocScrets es que indiquemos una frase o palabra con la contraseña que desbloqueará el texto oculto. Es importante que elijamos una contraseña que vayamos a recordar, ya que el complemento no cuenta con la opción de recuperar contraseña.

Una vez hecho esto, tenemos dos opciones para ocultar texto. Una de ellas es desde la opción que DocSecrets nos ofrece en el panel derecho después de indicar la frase con la contraseña. Se habilita un campo Insert o reveal, donde podemos escribir el texto que queremos ocultar y pulsar Insert. Esto hará que en documento se muestre un espacio en otro color, pero sin nada de texto. Previamente tenemos que situar el cursor del ratón en el sitio exacto del documento donde queremos que se añada el texto oculto.

ocultar texto

La otra manera es seleccionando un texto que ya existe en el documento y a continuación pulsar el botón Censor text del complemento DocSecrets que se muestra justo al lado del botón Insert. Al lado de estos dos botones, encontramos otro, Reveal All, que como su propio nombre indica, permite que podamos ver todos los fragmentos de texto que hemos ocultado en un documento por si los tenemos que recuperar en algún momento.

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