Guía básica para usar Excel: Mejores trucos para principiantes

Para las personas que nunca han tocado Excel, ver una plantilla en blanco puede ser tan aterrador como verla llena de números y fórmulas. Y son muchos los trabajos que te van a requerir una formación más que básica en esta hoja de cálculo para contratarte. Por eso lo mejor es perderle el miedo a Excel, probar a usarlo y aprender ciertas técnicas o trucos que te harán la vida más fácil.

Navegar entre hojas

Lo primero que tienes que saber si estás buscando trucos Excel para principiantes es que puedes tener más de una hoja de cálculo en tu archivo Excel. Es decir, que si necesitas varias hojas, como si se tratase de un cuaderno, puedes hacerlo en un mismo archivo. Si por ejemplo tienes tres hijos y quieres llevar un cálculo de sus notas, su paga o el tiempo que ven la televisión, no tendrás que abrir tres archivos, cada uno con el nombre de uno de ellos. Bastará con abrir uno y añadir tres hojas con el botón + que encontrarás en la parte inferior.

Podrás darle un nombre diferente a cada hoja, de forma muy sencilla. Simplemente haz clic dos veces sobre el nombre de la hoja y lo podrás cambiar. Si quieres que tus hojas se distingan aún más que con el nombre, para evitar equivocaciones, puedes cambiar el color de las pestañas, haciendo clic con el botón derecho sobre el nombre de la hoja y pulsando Color de etiqueta.

Elige o descarga plantillas

Excel permite hacer todo tipo de documentos y no solo los clásicos libros que has visto en capturas de pantalla. Puedes diseñarlos como quieras aunque también puedes recurrir a las diferentes plantillas prediseñadas de Excel que encontrarás en el propio programa o que puedes descargar en Internet si buscas algo más específico. Por ejemplo, puedes encontrar una gran cantidad de modelos para Excel con calendarios personales, con balances, con informes de gastos ya diseñados, con un seguimiento de la tarjeta de crédito, planillas de horas trabajas o listas de asistencia en clase. Basta con que descargues las plantillas de la web de Templates.office.com y automáticamente podrás usarlas. Únicamente tendrás que rellenar con tus datos sin necesidad de personalizarla y adaptarla al diseño que quieras.

Bloquear celdas

Aunque está incluido en los atajos de teclado que te explicaremos en el próximo apartado, bloquear celdas es uno de los grandes trucos de Excel que debes saber para enfrentarte al programa sin desesperar. Es habitual que se nos muevan las fórmulas cuando estamos probando algo y cuando estamos copiando en las celdas. Pero basta con que selecciones la celda que quieras y pulses en F4. Así la bloquearás.

Insertar nuevas filas

También está incluido en los atajos de teclado esenciales que te dejamos escritos más abajo pero bien merece su apartado propio. Solemos necesitar nuevas filas para seguir añadiendo datos y podemos hacerlo en menos de un segundo pulsando tres teclas. Si te falta espacio para la información simplemente toca el comando Control+Mayúsculas y dale al signo “+”. Ahora podrás insertar nuevas filas en la hoja y seguir trabajando y añadiendo nuevos datos.

Suma

Normalmente solemos utilizar Excel para tablas y cálculos por lo que sumar es imprescindible para realizar las operaciones que queramos. Por ejemplo, sumar alumnos que han ido a clase o sumar productos en stock. Para ello, simplemente tienes que seleccionar la celda final de la fila o columna que quieres sumar y pulsar Alt+ para que comience. La suma se hará de toda la fila o columna seleccionada.

Protege un Excel con contraseña

Puede que el contenido que tengas en la hoja que has creado sea privado o que esté en un ordenador compartido y quieras protegir el libro de las cuentas, sea lo que sea que haya escrito en él. En ese caso, si quieres evitar que cualquiera acceda, uno de los mejores trucos de Excel es que puedes poner una contraseña de desbloqueo que sólo tú sabrás. Solo tú podrás acceder. Para protegerlo, tendrás que seguir unos pasos muy sencillos y rápidos:

• Abre el archivo Excel que quieres bloquear
• Busca en el menú la opción Archivo
• Accede al menú desplegable y toca en Información
• Despliega la pestaña correspondiente y toca “Proteger libro”
• Desde aquí, marca Cifrar con contraseña
• Introduce la clave que vas a poner, algo que vayas a recordar
• Confirma con Aceptar
• Repite la contraseña que acabas de escribir
• Pulsa de nuevo en Aceptar

Recuerda que es fundamental que sea una contraseña que vayas a recordar y que no sea fácilmente adivinable por el resto de las personas que pueden tener acceso. Así podrás llevar tus cuentas en privado sin que nadie modifique los datos. Estará cifrado y solo podrá leerse con esa clave.

Atajos de teclado

Una vez que estés familiarizado con Excel, con sus hojas y con sus celdas, debes saber que hay una serie de atajos de teclado que te van a servir para simplificar operaciones. Para hacer selecciones de celdas, realizar automáticamente operaciones, restringir a un conjunto de celdas las acciones que quieres realizar… Con apenas dos o tres teclas de tu teclado podrás hacer cientos de cosas en tu hoja de cálculo de Excel sin esfuerzo y sin volverte loco pensando en qué menú o submenú de la barra de herramientas se encuentra esa opción.

• Ctrl+A: Muestra el cuadro de diálogo Abrir.
• Ctrl+B: Muestra el cuadro de diálogo Buscar.
• Ctrl+C: Copia las celdas seleccionadas.
• Ctrl+D: Copia una fórmula hacia la derecha sobre el rango seleccionado.
• Ctrl+E: Selecciona todas las celdas.
• Ctrl+J: Copia una fórmula hacia abajo sobre el rango seleccionado.
• Ctrl+K: Aplica formato de cursiva al texto seleccionado.
• Ctrl+N: Aplica formato de negrita al texto seleccionado.
• Ctrl+P: Muestra el cuadro de diálogo Imprimir.
• Ctrl+R: Cierra un libro de trabajo.
• Ctrl+S: Subraya el texto seleccionado.
• Ctrl+T: Muestra el cuadro de diálogo Crear tabla.
• Ctrl+U: Nuevo libro de trabajo.
• Ctrl+V: Pega el contenido del portapapeles.
• Ctrl+X: Corta las celdas seleccionadas.
• Ctrl+Y: Rehace la última acción deshecha.
• Ctrl+Z: Deshace la última acción.
• Ctrl+1: Muestra el cuadro de diálogo Formato de celdas.
• Ctrl+2: Aplica formato de negrita al texto seleccionado.
• Ctrl+3: Formato de cursiva a un texto seleccionado.
• Ctrl+4: Se subraya un texto seleccionado.
• Ctrl+5: Aplica el efecto de tachado al texto.
• Ctrl+6: Muestra u oculta objetos de la hoja.
• Ctrl+8: Se muestran los símbolos de esquema en la hoja.
• Ctrl+9: Oculta las filas seleccionadas.
• Ctrl+0: Oculta las columnas seleccionadas.
• Ctrl + A: selecciona todas las celdas de un documento.
  • Ctrl + tecla «+»: activa o desactiva las fórmulas de celdas seleccionadas.
• Ctrl+F2: Muestra el cuadro de diálogo Imprimir.
• Ctrl+F3: Muestra el Administrador de nombres.
• Ctrl+F4: Cierra la ventana del libro actual.
• Ctrl+F5: Restaura el tamaño de la ventana del libro actual.
• Ctrl+F6: Moverse al libro abierto siguiente.
• Ctrl+F7: Permite mover la ventana del libro cuando la ventana no está maximizada.
• Ctrl+F8: Permite cambiar el tamaño de la ventana del libro cuando la ventana no está maximizada.
• Ctrl+F9: Minimiza la ventana del libro actual.
• Ctrl+F10: Maximiza la ventana de un libro minimizado.
• Ctrl+F11: Inserta una hoja de Macros de Microsoft Excel 4.0
• Ctrl+F12: Muestra el cuadro de diálogo Abrir.
• Alt+F1: Inserta un gráfico.
• Alt+F8: Abre el cuadro de diálogo Macro.
• Ctrl+Mayús+F3: Muestra el cuadro de diálogo Crear nombres a partir de la selección.
• Ctrl+Mayús+F6: Moverse al libro abierto anterior.
• Ctrl+Mayús+F10: Activa la barra de menú.
• Ctrl+Mayús+F12: Muestra el cuadro de diálogo Imprimir.
• Ctrl+Mayús+#: Aplica el formato Fecha en la forma dd-mmm-aa.
• Ctrl+Mayús+: Aplica el formato de Hora.
• Ctrl+Mayús+&: Aplica un borde a la celda.
• Ctrl+Máyus+”: Copia el contenido de la celda superior.
• Ctrl+Mayús+-: Remueve los bordes de la celda.
• Ctrl+Avpág: Moverse a la hoja siguiente.
• Ctrl+Repág: Moverse a la hoja anterior.
• Ctrl+*: Selecciona la región actual de celdas con datos.
• Ctrl+Espacio: Selecciona la columna actual.
• Mayús+Avpág: Extiende la selección hacia abajo.
• Mayús+Repág: Extiende la selección hacia arriba.
• Ctrl+Mayús+!: aplicar el formato con dos decimales, separador de miles y signo menos (-) para los valores negativos.
• Ctrl+- Muestra el cuadro de diálogo Eliminar celdas.
• Ctrl++ Muestra el cuadro de diálogo Insertar celdas.
• Ctrl+Mayús+L: Activa o desactiva los filtros en un rango.
• Ctrl+Mayús+O: Selecciona las celdas con comentarios.
• Ctrl+Mayús+U: Expande la barra de fórmulas.
• Ctrl+Mayús+Entrar: Ingresa una fórmula como una fórmula matricial.
• Alt+Entrar: Comenzar una nueva línea.
• Shift+F9: calcular la hoja de cálculo activa.
• Alt+F11: abrir el editor de Microsoft Visual Basic.
• Mayús+F6: cambia entre la hoja de cálculo, los controles de zoom, el panel de tareas y la cinta de opciones.
• F12: muestra el cuadro de diálogo Guardar como.
• Ctrl+Mayús+Avpág: Agrega la siguiente hoja a la selección de hojas.
• Ctrl+Mayús+Repág: Agrega la hoja previa a la selección de hojas.

Cómo hacer una fórmula

En Excel necesitarás hacer fórmulas para prácticamente todo. En los próximos párrafos te daremos algunas de las fórmulas más útiles y relevantes pero lo primero que tendrás que saber es cómo se hace una fórmula. Para ello, tendrás que seguir unos pasos muy sencillos:

• Abre tu hoja de Excel
• Toca sobre la celda en la que vayas a añadir la fórmula
• Escribe la fórmula en la barra superior del menú
• Pulsa enter

Si no te sabes la fórmula, en versiones actuales de Excel podrás encontrar una pestaña con el botón “Fórmulas” donde verás las diferentes categorías y sabrás cómo es la que estás buscando o la que necesitas. No necesariamente tenemos que sabernos de memoria todas las fórmulas, aunque es muy útil tenerlas a mano. Si te las sabes, los pasos pueden variar y puedes hacerlo más sencillo:

• Toca sobre la parte donde quieras añadir la fórmula
• Escribe el signo igual en la celda
• Empieza a escribir el nombre de la función
• Verás que se abre un desplegable con las opciones
• Elige la que quieras de la lista
• Aplica la sintaxis correspondiente con las celdas involucradas
• Toca enter
• Obtén el resultado

Fórmulas básicas

Como todos sabemos, la función principal de Excel es poder realizar fórmulas. Y hay algunas que conviene tener siempre a mano. No están todas, pero sí muchas de las que te resultará útil consultar.

• SUMA: La suma de los valores de las celdas que queramos.
• RESTA: Resta el valor de dos o más celdas es introducir el símbolo igual seguido de las celdas separadas por el símbolo –
• MULTIPLICACIÓN: Si lo que queremos es multiplicar el valor de varias celdas, tenemos que r es escribir el símbolo = y a continuación, indicar las celdas separadas del símbolo *.
• DIVISIÓN: Para dividir los valores de dos celdas escribiremos = seguido del dividendo, el símbolo / y la celda del divisor.
• MEDIA: La sintaxis es; =PROMEDIO (A1:A30) o bien =PROMEDIO(A1;B3;C10).
• MAYOR: Cuál es el valor máximo entre muchas celdas con la función MAX
• MENOR: Igual que MAYOR pero el nombre de la función es MIN.
• PAR: Comprobar si un número o valor de una celda es par o impar resulta también muy sencillo con la función =ES.PAR(A1)
• IMPAR: Igual que la anterior podremos usarla con =ES.IMPAR(A1).
• MAYOR QUE: Si queremos saber si el valor de una celda es mayor que el de otra, la sintaxis a utilizar es: =A>B. Nos dirá si verdadero o falso
• MAYOR o IGUAL: Utilízalo igual que el anterior, pero con el signo correspondiente =A1>=B2.
• MENOR QUE: Como las anteriores, utiliza el signo de menor que =A1<B2
• MENOR O IGUAL: O utiliza menor que e igual =A1<=B2.
• IGUAL A: Comprueba si los valores son iguales con =A1=B2
• DIFERENTE DE: Para comprobar si dos valores son distintos usa A1<>B2.
• SI: la función SI realiza una comprobación de tipo verdadero o falso para poder establecer un valor en función del resultado.
• AHORA: Para asignar el valor de una celda con la fecha de hoy =AHORA ().
• HOY: =HOY() para el día de hoy, pero sin mostrar ahora, como el anterior.
• HORA: La función =HORA(A1) devuelve la hora de la fecha que contiene la casilla A1, siempre que tenga formato que incluya la hora.
• MINUTO: La función =MINUTO(A1) devuelve los minutos de la fecha que contiene la casilla A1, siempre que tenga formato que incluya la hora.
• SEGUNDO: La función =SEGUNDO(A1) devuelve los segundos de la fecha que contiene la casilla A1, siempre que tenga formato que incluya la hora.
• LAB: =DIAS.LAB(A1;B1) devuelve el número de días laborables entre las fechas de las casillas A1 y B1.
• MES: Esta función nos devuelve el último día del mes dada una fecha y un número de meses, =FIN.MES(A1;B1)
• DIASEM: Devuelve el número de día de la semana según los diferentes calendarios. En nuestro calendario el día 1 se corresponde con el lunes. =DIASEM (fecha, tipo) Según el tipo pudes usar:
  • 1: números de domingo a sábado
  • 2: números de 1 lunes al domingo
  • 3: números de lunes al domingo
  • 11: números de lunes al domingo
  • 12: números de martes al lunes
  • 13: números de miércoles al martes
  • 14: números de jueves al miércoles
  • 15: números de viernes al jueves
  • 16: números de sábado al viernes
  • 17: números del domingo al sábado

Cómo buscar en Excel

Hay tres fórmulas básicas para buscar en Excel que nos permiten organizar cualquier documento por largo que sea sin tener que revisarlo al completo. Podrás tener en un par de clics el dato que necesites. Son BuscarV y BuscarH además de Buscar. Para usar BuscarV tendremos que poner la fórmula BUSCARV(valor buscado; rango de datos; indicador de columnas; tipo de coincidencia) tal y como puedes ver en la captura de pantalla.

Por su parte, BuscarH tiene el mismo objetivo: encontrar cualquier dato en una tabla amplia. Pero, a diferencia del anterior, las búsquedas se harán en horizontal. Tendremos que saber la fila para poder realizar la búsqueda del dato exacto que queremos, pero siguiendo el esquema anterior. Son dos fórmulas muy interesantes si vamos a trabajar con hojas de Excel muy extensas por lo que conviene que las tengas a mano.