Cómo hacer una gráfica en Excel paso a paso

Que el Excel es una de las herramientas de productividad más utilizadas a nivel mundial no es ningún secreto para nadie. Sus usuarios se cuentan por millones y la cantidad de posibilidades que nos ofrece nos permiten ahorrar una gran cantidad de tiempo. Sin embargo, no siempre conocemos todas las opciones que nos permite recorrer. Como, por ejemplo, la posibilidad de convertir todos nuestros datos en gráficos con apenas utilizar un pan de clics.

Independientemente del ámbito en el que se use la herramienta de Office, tanto si es a nivel profesional como a nivel personal, poder ver todos los datos de forma mucho más visual puede hacer que nos demos cuenta de ciertas cosas que con el simple hecho de analizar los datos sean más difícil de ver o de sacar conclusiones.

Ventajas de usar gráficas

Lo primero que debemos conocer es que hacer uso de las gráficas tiene una gran cantidad de ventajas. Especialmente, en todo lo que tiene que ver con la visualización de los datos. La explicación se debe a que se trata de una de las mejores fórmulas que podemos encontrar actualmente en nuestro día a día para poder interpretar todo tipo de datos, sin necesidad de tener que pararnos detenidamente a observar als tablas. No obstante, esta no es la única ventaja y podemos encontrar una gran variedad de las mismas. A continuación, presentamos las principales.

Más fácil de comprender

El hecho de mostrar cierta información de esta forma, favorece sin duda la compresión de los datos. Siempre es más fácil entender una gráfica de Excel que una hoja con cientos o miles de líneas y fórmulas. Además, la herramienta de Microsoft permite utilizar diferentes representaciones y aplicar numerosos colores y elementos para facilitar su comprensión, incluso con un simple vistazo, sin tener que andar revisando dato a dato o celda a celda.

Evolución de los datos

Mostrar de esta manera toda la información de una hoja de Excel, con datos agrupados de una u otra forma, permiten ver la evolución o comportamiento de los datos. Esto facilita el hecho de poder ver ciertas tendencias, resultados, etc. De esta manera, podemos tomar ciertas decisiones que nos ayuden a conseguir nuestros objetivos de una manera mucho más sencilla y visual.

Interactividad

No todas las gráficas nos permiten son interactivas. Sin embargo, una amplia variedad de las mismas sí que lo son. De este modo, podemos situar el ratón por encima de ellas y conocer cuáles son los datos que muestran de una manera más clara. Además, a la hora de presentarlas, las gráficas nos permiten poder  poder escoger entre diferentes diseños. Siempre con el objetivo de poder hacer que los datos sean mucho más accesibles a la hora de poder visualizarlos.

Principales tipos de gráfica de Excel

Como ya hemos mencionado anteriormente, la herramienta de Office ofrece un montón de posibilidades a la hora de almacenar datos, realizar ciertos cálculos, analizar cierta información o sacar ciertas conclusiones o estadísticas. Pero además, también ofrece la posibilidad de presentar todas esta información o datos almacenados en nuestras hojas de cálculo con diferentes tipos de gráficos.

Para ello, basta con abrir nuestro Excel y seguir unos pasos sencillos:

• Abre una lista en blanco
• Ve a Insertar en el menú de la página
• Elige la opción «Gráficos»

Verás pequeños iconos donde estarán los diferentes gráficos disponibles en Excel. Si pasas el ratón por encima de cada uno de los gráficos verás un nombre y una breve descripción del mismo.

Gráficos de columnas o barras

Este tipo de es muy útil para comparar visualmente las variaciones de los datos a través del tiempo. Las categorías de datos aparecerán en el eje horizontal y los valores en el vertical. Excel ofrece la posibilidad de representar los datos en columnas o barras de tipo agrupadas, apiladas, 100% apiladas, así como todas estas opciones en versión 3D. Es una opción muy interesante para comparar visitas o incluso el habitualmente utilizado para comparar casos de contagios con el COVID o visitantes en un hotel, etc.

Los gráficos de columnas y de barras siempre han sido una de las opciones más interesantes en Excel, puesto que permiten llevar a cabo una presentación de los datos mucho más sencilla de interpretar.

Gráficos de jerarquías

Este tipo está pensado para comparar partes con un todo o cuando varias columnas de las categorías formen una jerarquía. Microsoft Excel ofrece varios tipos, de jerarquía en rectángulos o en formato de proyección solar que sería en formato redondo y pensando cuando hay muchos datos y queréis tenerlos ordenados.

Gráficos de cascadas

Los de este tipo muestran un total acumulado a medida que se suman o se restan valores. Son muy útiles para entender cómo se ve afectado un valor inicial por una serie de valores positivos y negativos. Los gráficos de cascada en Excel son un tipo de gráfico de barras que se utilizan para visualizar los cambios en una serie de valores a lo largo del tiempo o para mostrar la relación entre diferentes categorías. Los gráficos de este tipo muestran los valores como bloques superpuestos, con la diferencia entre los valores representados por la altura de cada bloque.

Los gráficos de cascada son útiles para mostrar el impacto de diferentes factores en un total o para ilustrar el flujo de una cantidad a lo largo del tiempo. Por ejemplo, puedes usarlo para mostrar cómo un presupuesto inicial se ha descompuesto en diferentes categorías de gastos, o para mostrar cómo los ingresos y los gastos han cambiado a lo largo del tiempo.

Gráficos de embudo

Por su parte, los de embudos muestras valores a través de varias fases de un proceso. Valores que normalmente van en disminución de manera gradual, por lo que se parecen a un embudo.

Son un tipo de visualización que muestra la cantidad de conversión en cada etapa de un proceso. Cada sección del embudo representa una etapa del proceso y la anchura de cada sección representa la cantidad de conversión en esa etapa. Estos gráficos se utilizan para analizar la efectividad de un proceso o para identificar problemas o áreas de mejora.

Gráficos de cotizaciones

Los de cotizaciones están diseñados especialmente para mostrar datos financieros o científicos que usen hasta un máximo de cuatro valores por punto de datos (máximo, mínimo, de apertura y de cierre).

Los gráficos de cotizaciones son una representación visual de los precios de un activo financiero, como una acción o una materia prima, en un período de tiempo determinado. Estos gráficos muestran la evolución del precio de un activo en un período de tiempo determinado, ya sea en un día, una semana, un mes o un año. Los gráficos de cotizaciones en Excel se utilizan normalmente en el análisis técnico para identificar patrones y tendencias en los precios de los activos financieros.

Gráficos de superficie

Permiten trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo. Son muy útiles cuando buscamos combinaciones óptimas entre dos conjuntos de datos donde además, los colores juegan un papel importante para poder entenderlos lo mejor posible con un simple vistazo. Podemos encontrar diferentes tipos, 3D, trama de superficie 3D, Contorno o Contorno reticular.

Gráficos radiales

En este tipo se pueden representar datos organizados únicamente en columnas o en filas de una hoja de cálculo. En ellos podemos comparar valores agregados de varias series de datos. Podemos diferenciar entre radiales con marcadores y de relleno.

Gráficos de líneas o de áreas

Los de línea muestran las relaciones de los cambios en los datos en un período de tiempo determinado. Mientras que éstos hacen especial atención a las tendencias de los datos, los de áreas se centran en las cantidades.

Histogramas y otros gráficos estadísticos

Muestran las frecuencias dentro de una distribución. Además, Excel nos ofrece otros muchos tipos estadísticos, como los de Pareto, etc.

Gráficos combinados

Como su propio nombre indican, este tipo los vamos a utilizar cuando necesitamos combinar dos tipos de gráficos en uno solo para comparar las series de datos mostradas. De esta manera, de una forma muy visual podremos comprender cierta información que de otra manera sería mucho más complejo.

Gráficos circulares o de anillos

También se conocen bajo en el nombre «de pastel». Pueden contener una sola serie de datos puesto que muestran los porcentajes de cada una de las partes respecto al total. Por lo tanto, nos permiten mostrar los datos como un porcentaje del total.

Gráficos de dispersión o de burbujas

Son conocidos también como gráficos XY. Son los encargados de mostrar la relación que existe entre los valores de diferentes series de datos sobre los ejes de coordenadas XY. Por otro lado, los de burbuja permiten mostrar tres dimensiones de datos en uno de dos dimensiones. Concretamente, es una variación del de dispersión, donde todos los puntos son reemplazados por burbujas. El tamaño de las burbujas es lo que permite representar esa tercera dimensión de datos.

Gráficos dinámicos

Son como los normales, pero los datos se muestran en una tabla dinámica. Al igual que en los normales, es posible seleccionar el tipo de representación de los datos, diseño y estilo que mejor se adapte para representar de la mejor manera posible los datos.

Cómo crear un gráfico en Excel

Para crear una gráfica en Excel, lo primero que tenemos que tener preparada es nuestra hoja de cálculo con todos los datos a partir de los cuales vamos a crearlo. Si lo tenemos listo, entonces abrimos el archivo de Excel y a continuación, pulsamos en la opción del menú principal Insertar.

• Abre Excel
• Abre cualquier libro que quieras
• Toca en «Insertar» en la parte superior
• Ve a «Gráficos»

(Puede que la ruta cambie según la versión de Excel)

Dentro de la sección Gráficos encontraremos las herramientas necesarias para crear uno en función de los datos y aquello que queramos representar y analizar. Ahí es donde podremos elegir entre todos los tipos mencionados en el apartado anterior.

Una vez que tenemos claro el tipo que queremos crear, pulsamos sobre el icono correspondiente. Nada más pulsar sobre el tipo, nos aparecerá un cuadro en nuestra hoja que en un principio estará en blanco y que será donde se muestre la gráfica en Excel correspondiente.

Una opción recomendable es seguir los pasos a la inversa: los gráficos tienen sentido cuando ya has creado previamente una base de datos y quieres convertirla en un gráfico con colores, fácilmente entendible.

Uno de los mejores consejos que podemos ofrecerte es que antes de decidirte por un único gráfico, pruebes varios de ellos en la misma hoja. De este modo, verás cuáles son las opciones que mejor se pueden adaptar a tus necesidades y, a partir de ahí, podrás decantarte por el mejor formato. Siempre en función del objetivo que quieras conseguir con esta representación.

Crear datos

Por lo tanto, lo siguiente que tenemos que hacer es decirle de donde tiene que coger los datos. Automáticamente, se nos seleccionará la opción del menú principal Diseño, que como podremos ver, nos ofrece la opción Seleccionar datos. Pulsamos sobre ella y esto nos abrirá una ventana que nos permite seleccionar el origen de datos. Lo primero será pulsar sobre la flecha que se muestra junto al campo rango de datos. Esto hará que la parte inferior de la pantalla se oculte y que podamos seleccionar las celdas de nuestra hoja que contienen los datos a partir de los cuales se va a generar el gráfico en Excel.

Nada más seleccionarlas, veremos un cuadrado que indica el rango de celdas que hemos marcado y en el campo rango de datos nos aparecerán las celdas seleccionadas. Automáticamente veremos cómo se crea la gráfica y se muestra en el cuadro blanco que se nos mostraba en la hoja de cálculo. Ahora ya podemos cerrar la ventana de Seleccionar origen de datos.

Al seleccionar el cuadro de la gráfica en Excel, veremos que en la parte derecha nos aparecerán ciertas opciones para editarla, pudiendo cambiar el estilo, color, etc. La complejidad u opciones para mostrar una u otra información dependerá del tipo que utilicemos.

Editar

Una vez que has hecho el gráfico puedes editarlo. Toca sobre el gráfico en el libro de Excel y ve al menú «Diseño» en la parte superior de la pantalla. Aquí podemos cambiar los colores eligiendo entre opciones multicolor o bien con gráficos monocromáticos que sean más intensos o menos intensos según los datos.

También puedes cambiar el diseño: puedes elegir que se muestren los porcentajes en el propio gráfico, que la leyenda aparezca en un lado…