Convierte tus datos en un gráfico de Excel en un par de clics

Convierte tus datos en un gráfico de Excel en un par de clics

Roberto Adeva

Excel es una de las herramientas de la suite de Microsoft más utilizadas cada día por personas de todas partes del mundo. Nos permite crear hojas de cálculo con cientos, miles o incluso millones de datos y fórmulas, lo que la convierte en una herramienta muy potente, teniendo en cuenta que también nos permite la posibilidad de crear macros e incluso programar determinadas tareas. Sin embargo, en muchas ocasiones, estos datos puede que sean poco legibles si se muestran en una o varias tablas con miles de líneas y diferentes hojas. Por eso, vamos a mostrar cómo crear gráficas de Excel con nuestros datos fácilmente.

Independientemente del ámbito en el que se use la herramienta de Office, tanto si es a nivel profesional como a nivel personal, poder ver todos los datos de forma mucho más visual puede hacer que nos demos cuenta de ciertas cosas que con el simple hecho de analizar los datos sean más difícil de ver o de sacar conclusiones.

Ventajas de usar gráficas

Por lo tanto, existen ciertas ventajas a la hora de utilizar gráficas para la presentación de informes, datos, resultados, etc.

Más fácil de comprender

El hecho de mostrar cierta información de esta forma, favorece sin duda la compresión de los datos. Siempre es más fácil entender una gráfica de Excel que una hoja con cientos o miles de líneas y fórmulas. Además, la herramienta de Microsoft permite utilizar diferentes representaciones y aplicar numerosos colores y elementos para facilitar su comprensión, incluso con un simple vistazo, sin tener que andar revisando dato a dato o celda a celda.

Evolución de los datos

Mostrar de esta manera toda la información de una hoja de Excel, con datos agrupados de una u otra forma, permiten ver la evolución o comportamiento de los datos. Esto facilita el hecho de poder ver ciertas tendencias, resultados, etc. De esta manera, podemos tomar ciertas decisiones que nos ayuden a conseguir nuestros objetivos de una manera mucho más sencilla y visual.

Principales tipos de gráfica de Excel

Como ya hemos mencionado anteriormente, la herramienta de Office ofrece un montón de posibilidades a la hora de almacenar datos, realizar ciertos cálculos, analizar cierta información o sacar ciertas conclusiones o estadísticas. Pero además, también ofrece la posibilidad de presentar todas esta información o datos almacenados en nuestras hojas de cálculo con diferentes tipos de gráficos.

Para ello, basta con abrir nuestro Excel y seguir unos pasos sencillos:

  • Abre una lista en blanco
  • Ve a Insertar en el menú de la página
  • Elige la opción «Gráficos»

Verás pequeños iconos donde estarán los diferentes gráficos disponibles en Excel. Si pasas el ratón por encima de cada uno de los gráficos verás un nombre y una breve descripción del mismo.

graficos

Gráficos de columnas o barras

Este tipo de es muy útil para comparar visualmente las variaciones de los datos a través del tiempo. Las categorías de datos aparecerán en el eje horizontal y los valores en el vertical. Excel ofrece la posibilidad de representar los datos en columnas o barras de tipo agrupadas, apiladas, 100% apiladas, así como todas estas opciones en versión 3D. Es una opción muy interesante para comparar visitas o incluso el habitualmente utilizado para comparar casos de contagios con el COVID o visitantes en un hotel, etc.

Gráficos de jerarquías

Este tipo está pensado para comparar partes con un todo o cuando varias columnas de las categorías formen una jerarquía. Microsoft Excel ofrece varios tipos, de jerarquía en rectángulos o en formato de proyección solar que sería en formato redondo y pensando cuando hay muchos datos y queréis tenerlos ordenados.

Gráficos de cascadas

Los de este tipo muestran un total acumulado a medida que se suman o se restan valores. Son muy útiles para entender cómo se ve afectado un valor inicial por una serie de valores positivos y negativos.

Gráficos de embudo

Por su parte, los de embudos muestras valores a través de varias fases de un proceso. Valores que normalmente van en disminución de manera gradual, por lo que se parecen a un embudo.

Gráficos de cotizaciones

Los de cotizaciones están diseñados especialmente para mostrar datos financieros o científicos que usen hasta un máximo de cuatro valores por punto de datos (máximo, mínimo, de apertura y de cierre).

Gráficos de superficie

Permiten trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo. Son muy útiles cuando buscamos combinaciones óptimas entre dos conjuntos de datos donde además, los colores juegan un papel importante para poder entenderlos lo mejor posible con un simple vistazo. Podemos encontrar diferentes tipos, 3D, trama de superficie 3D, Contorno o Contorno reticular.

Gráficos radiales

En este tipo se pueden representar datos organizados únicamente en columnas o en filas de una hoja de cálculo. En ellos podemos comparar valores agregados de varias series de datos. Podemos diferenciar entre radiales con marcadores y de relleno.

Gráficos de líneas o de áreas

Los de línea muestran las relaciones de los cambios en los datos en un período de tiempo determinado. Mientras que éstos hacen especial atención a las tendencias de los datos, los de áreas se centran en las cantidades.

Histogramas y otros gráficos estadísticos

Muestran las frecuencias dentro de una distribución. Además, Excel nos ofrece otros muchos tipos estadísticos, como los de Pareto, etc.

Gráficos combinados

Como su propio nombre indican, este tipo los vamos a utilizar cuando necesitamos combinar dos tipos de gráficos en uno solo para comparar las series de datos mostradas. De esta manera, de una forma muy visual podremos comprender cierta información que de otra manera sería mucho más complejo.

Gráficos circulares o de anillos

También se conocen bajo en el nombre «de pastel». Pueden contener una sola serie de datos puesto que muestran los porcentajes de cada una de las partes respecto al total. Por lo tanto, nos permiten mostrar los datos como un porcentaje del total.

Gráficos de dispersión o de burbujas

Son conocidos también como gráficos XY. Son los encargados de mostrar la relación que existe entre los valores de diferentes series de datos sobre los ejes de coordenadas XY. Por otro lado, los de burbuja permiten mostrar tres dimensiones de datos en uno de dos dimensiones. Concretamente, es una variación del de dispersión, donde todos los puntos son reemplazados por burbujas. El tamaño de las burbujas es lo que permite representar esa tercera dimensión de datos.

Gráficos dinámicos

Son como los normales, pero los datos se muestran en una tabla dinámica. Al igual que en los normales, es posible seleccionar el tipo de representación de los datos, diseño y estilo que mejor se adapte para representar de la mejor manera posible los datos.

Cómo crear un gráfico en Excel

Para crear una gráfica en Excel, lo primero que tenemos que tener preparada es nuestra hoja de cálculo con todos los datos a partir de los cuales vamos a crearlo. Si lo tenemos listo, entonces abrimos el archivo de Excel y a continuación, pulsamos en la opción del menú principal Insertar.

  • Abre Excel
  • Abre cualquier libro que quieras
  • Toca en «Insertar» en la parte superior
  • Ve a «Gráficos»

(Puede que la ruta cambie según la versión de Excel)

Dentro de la sección Gráficos encontraremos las herramientas necesarias para crear uno en función de los datos y aquello que queramos representar y analizar. Ahí es donde podremos elegir entre todos los tipos mencionados en el apartado anterior.

Una vez que tenemos claro el tipo que queremos crear, pulsamos sobre el icono correspondiente. Nada más pulsar sobre el tipo, nos aparecerá un cuadro en nuestra hoja que en un principio estará en blanco y que será donde se muestre la gráfica en Excel correspondiente.

gráfica de Excel

Una opción recomendable es seguir los pasos a la inversa: los gráficos tienen sentido cuando ya has creado previamente una base de datos y quieres convertirla en un gráfico con colores, fácilmente entendible.

Crear datos

Por lo tanto, lo siguiente que tenemos que hacer es decirle de donde tiene que coger los datos. Automáticamente, se nos seleccionará la opción del menú principal Diseño, que como podremos ver, nos ofrece la opción Seleccionar datos. Pulsamos sobre ella y esto nos abrirá una ventana que nos permite seleccionar el origen de datos. Lo primero será pulsar sobre la flecha que se muestra junto al campo rango de datos. Esto hará que la parte inferior de la pantalla se oculte y que podamos seleccionar las celdas de nuestra hoja que contienen los datos a partir de los cuales se va a generar el gráfico en Excel.

Excel

Nada más seleccionarlas, veremos un cuadrado que indica el rango de celdas que hemos marcado y en el campo rango de datos nos aparecerán las celdas seleccionadas. Automáticamente veremos cómo se crea la gráfica y se muestra en el cuadro blanco que se nos mostraba en la hoja de cálculo. Ahora ya podemos cerrar la ventana de Seleccionar origen de datos.

gráfico de Excel

Al seleccionar el cuadro de la gráfica en Excel, veremos que en la parte derecha nos aparecerán ciertas opciones para editarla, pudiendo cambiar el estilo, color, etc. La complejidad u opciones para mostrar una u otra información dependerá del tipo que utilicemos.

gráfica de Excel

Editar

Una vez que has hecho el gráfico puedes editarlo. Toca sobre el gráfico en el libro de Excel y ve al menú «Diseño» en la parte superior de la pantalla. Aquí podemos cambiar los colores eligiendo entre opciones multicolor o bien con gráficos monocromáticos que sean más intensos o menos intensos según los datos.

Colores del grafico

También puedes cambiar el diseño: puedes elegir que se muestren los porcentajes en el propio gráfico, que la leyenda aparezca en un lado…

Diseño graficos Excel