PowerPoint es uno de los varios programas que se incluyen en la suite de ofimática Microsoft Office, estando específicamente diseñado para crear presentaciones con diapositivas. Pero dentro de estas diapositivas hay multitud de contenidos que podemos generar, mucho más allá de texto y de imágenes. Entre otras cosas, Power Point nos da la posibilidad de crear esquemas. Con ellos podemos resumir ideas, por ejemplo, o simplificar el desarrollo de toda la presentación para su posterior explicación, a modo de introducción.
PowerPoint es una herramienta orientada a crear presentaciones a través de diapositivas, como comentábamos anteriormente. Y aunque sus funciones básicas nos permiten crear texto, tenemos muchas más opciones. Desde formas elaboradas a partir de texto, hasta la introducción de contenidos multimedia como fotografías, música o vídeos. Una de las utilidades más interesantes de PowerPoint es crear esquemas que nos ayuden a estudiar o a mostrar cualquier contenido de forma visual. Para eso, tenemos dos opciones: crearlos desde cero en el software o recurrir a plantillas y diseños que ya están predefinidos.
En lo relativo al texto, entre muchas otras opciones, podemos crear esquemas con PowerPoint que, además, podemos guardar como JPG o exportar en este formato de archivo de imagen para que se puedan utilizar en otros programas. Por ejemplo, para llevarnos nuestro esquema a Word. En este artículo te contamos todo lo que tienes que saber y, además, también seleccionamos algunas alternativas que nos van a poder ayudar a realizar lo propio con Inteligencia Artificial.
Cómo crear un esquema en PowerPoint
En primer lugar, tendremos que abrir PowerPoint en nuestro ordenador, de tal modo que se abra automáticamente un proyecto en blanco, nuevo. Para empezar desde cero en nuestra presentación, siempre podemos pulsar sobre la opción Diseño y, a continuación, seleccionar ‘En Blanco’. Así podremos empezar una presentación nueva que rellenemos como queramos.
Una vez que hayas creado la presentación, ve al menú:
- En el menú superior, toca sobre la pestaña Insertar, tal y como ves en la captura adjunta
- Una vez abierta la pestaña, elige la opción Formas
- Se abrirá un menú desplegable con todas las opciones y formas
- Ve al apartado de formas básicas
- Busca las opciones de llave de apertura o llave de contenido
Como hemos explicado en los pasos anteriores, dentro del menú de Formas, que forma parte de ‘Insertar’ tendremos que irnos hasta Formas básicas, que es donde se encuentra la posibilidad de crear esquemas en PowerPoint.
Insertar
Nada más abrir la sección de formas básicas, fácilmente veremos, en la zona media de entre todas las opciones, la que nos permite crear una llave de contenidos. Podemos hacerlo, por ejemplo, con la llave de apertura. Esta llave de contenidos es la que tendremos que seleccionar para crear el esquema; y aunque tendremos que darle un tamaño inicial, más adelante lo podremos modificar a medida que vayamos insertando texto y opciones.
- Toca en Insertar
- Elige Cuadro de texto
- Ve introduciendo todas las opciones del esquema de PowerPoint.
Podemos modificar todos los aspectos del esquema: la fuente utilizada, los colores de letra, los colores del tema… Además del fondo, de añadir imágenes, etc.
Forma y contorno
Para cambiar el color de la llave de apertura, por ejemplo, tendríamos que seleccionar la misma. Habiéndola seleccionado, en la parte superior podremos pulsar sobre Forma y, al hacerlo, justo debajo aparecerán algunas opciones de formato propias de la llave de apertura como, por ejemplo, contorno de forma. Si pulsamos aquí, directamente veremos que podemos cambiar el color de la línea que conforma la llave de apertura, pero también su grosor, entre otras opciones.
Plantillas con esquemas
Otra de las mejores opciones para utilizar esquemas en Powerpoint es utilizar plantillas que incluyan ya estas formas o diseños creados por defecto y que podemos modificar siempre que queramos. Plantillas que podemos descargar por Internet de forma gratuita y que podemos personalizar. Basta con echar un vistazo a las principales webs de plantillas para Office y Google Slides y elegir las infografías o esquemas que queramos. Las hay de todo tipo y podemos descargarlas gratis, cambiar el contenido, el tipo de fuente, lo que ha escrito, las imágenes…
Una de las mejores páginas es Slidesgo, disponible aquí, y permite acceder con tu cuenta de Gmail para descargar gratis plantillas organizadas por temáticas y disponibles en varios colores. Son perfectas si buscamos hacer algo rápido y queremos ahorrarnos todos los pasos anteriores ya que bastará con ir rellenando un esquema ya creado o una infografía si queremos tener nuestros datos, colores, el logotipo de empresa, etc.
Una vez que hayas elegido la plantilla con el esquema que quieras, se guardará un archivo .PPT en tu ordenador y simplemente tendrás que hacer clic en él para que se abra en PowerPoint y puedas empezar a editar lo que quieras. Simplemente debes abrir la plantilla que has descargado y tocar en la parte superior, en la barra «Habilitar edición» para empezar as cambiar el contenido y los colores de cada uno de los esquemas que quieras.
Basta con ir tocando sobre la diapositiva. como puedes ver en la captura de pantalla adjunta, para ir modificando el esquema a tu antojo. Es el mismo proceso independientemente de la plantilla que descargues.
Guardar un esquema como imagen
Una vez que tengas tu esquema listo puedes guardarlo para reutilizarlo en otra ocasión si necesitas hacerlo en una presentación nueva. Si queremos que el esquema de PowerPoint que acabamos de crear se convierta en una imagen estática, es algo que también podemos hacer en el programa de Microsoft. Una vez que hayamos creado la diapositiva, con su esquema, sencillamente tendremos que desplazarnos a la esquina superior izquierda y, pulsando sobre Archivo, seleccionar la opción Guardar como.
Desde aquí, como es habitual, podremos escoger la opción ‘Otros formatos’ para que, al abrirse la ventana correspondiente nos dé la opción de escoger ‘Formato de intercambio de archivos JPEG’. De este modo, efectivamente se guardará en formato JPG como una imagen.
Esta opción, de convertir un esquema en imagen, a partir de PowerPoint, nos simplificará utilizar el esquema en otros programas. Pero además, nos abre también la posibilidad de trasladar exactamente el mismo esquema a cualquier otra presentación o diapositiva de PowerPoint de forma conjunta, y no teniendo que copiar y pegar todos los elementos que la conforman de manera independiente. El problema está en que, al guardarse como imagen comprimida en formato JPG, al escalar su tamaño podríamos tener problemas en la visualización.
Consejos para crear un esquema perfecto
Si no tienes mucha experiencia creando esquemas con PowerPoint, es posible que te vengan bien una serie de consejos que vamos a compartir contigo. Para comenzar, es importante que visualices aquello que vas a crear en tu esquema, tanto el contenido como el enfoque del mismo. ¿Qué es lo que quieres incluir en el documento y qué tipo de mensaje vas a transmitir con su información?
Además, es fundamental que organices tu contenido y que lo ordenes de una manera que resulte cómoda para su lectura o transmisión y que también aporte las mejores sensaciones. Por otro lado, es conveniente que el contenido esté colocado de una manera lógica y en armonía entre los distintos datos que incorpores en tu archivo de PowerPoint.
Para que tu PPT pueda darte los mejores resultados, ten costumbre de incluir bullet points, ya que pueden ser fundamentales para que tu presentación acabe teniendo éxito. No hay que abusar de ellos, pero si los intercalas con otros recursos y los pones en los lugares correctos, conseguirás que tu esquema acabe teniendo el mejor aspecto imaginable. Además, tal y como has introducido bullet points, también será interesante que aportes a tu esquema otros contenidos de diseño que puedan hacer que tenga una estructura visualmente atractiva.
Antes de terminar el esquema, visualiza el diseño que has creado y haz una valoración objetiva poniéndote en el lugar de quienes lo vayan a llegar a ver. Al mismo tiempo, también te recomendamos que compruebes que toda la información o los datos que se han incluido son correctos. A veces ir con prisa no suele tener un buen resultado, dado que podríamos llegar a cometer un error en la introducción de información. Por último, asegúrate de dar formato a tu PPT para que la exportación del mismo sea lo más fluida posible y que no se produzca ningún error en el aspecto del archivo.
Alternativas a PowerPoint con Inteligencia Artificial
Una vez hemos conocido cómo podemos hacer un esquema con PowerPoint y cuáles son los pasos que debemos seguir para poder hacer uso de esta conocida herramienta de Microsoft, el siguiente paso es conocer las alternativas que se han presentado durante los últimos meses en el mercado y que nos permiten realizar todo tipo de trabajos haciendo uso de la Inteligencia Artificial.
A medida que la IA se ha incorporado en un mayor número de herramientas, cada vez son más las opciones que existen para realizar todo tipo de tareas, entre ellas, presentaciones y esquemas con el mismo estilo que un PowerPoint.
- Plus Docs: Se trata de una de las mejores opciones que podemos encontrar con Inteligencia Artificial para poder llevar a cabo la creación de todo tipo de diapositivas. Desde su web, únicamente debemos introducirle una serie de órdenes a través del cuadro de búsqueda y, automáticamente, comenzará a desarrollar todas las presentaciones.
- Slides AI: Slides AI es otra de las mejores soluciones que existen en el mercado con Inteligencia Artificial. En este caso, entrando en su página aquí, podemos crear presentaciones en cuestión de segundos y exportarlas en todo tipo de formatos.
- Beatiful.IA: Beatiful IA es muy similar al resto de las opciones que ya hemos mencionado. Toda la herramienta se basa en un cuadro de búsqueda aquí en el que debemos introducir una instrucción y, a partir de ahí, se comienza a generar nuestra presentación. El aspecto positivo es que tenemos múltiples opciones para poder editar a posteriori la propuesta realizada. Por lo que siempre vamos a tener la posibilidad de adaptar el proyecto resultante a nuestras necesidades.