Cómo cifrar y proteger con contraseña tus archivos de Microsoft Office

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Los usuarios cada día están más concienciados de lo importante que es tomar medidas de seguridad  a la hora de acceder a determinados sitios en Internet como sus cuentas bancarias. Sin embargo, muchas veces guardamos documentos con información muy importante en nuestros ordenadores sin protegerlos contra las miradas indiscretas y de ahí que corramos el riesgo de que se hagan con estos datos o nos los roben.

Estos datos solemos almacenarlos en documentos de Office, que es lo que más usamos a diario, y de ahí que vamos a mostrar a continuación cómo proteger nuestros documentos de texto, hojas de cálculo o cuadernos de OneNote, entre otros, con una contraseña para que sean cifrados y nadie más que nosotros pueda tener acceso a ellos.

Office 2016

Microsoft Office 2013/2016

La suite de Microsoft ofrece una manera muy sencilla de poder cifrar nuestros archivos puesto que ofrece una opción dentro del menú de cada herramienta para proteger con contraseña nuestros archivos. Por lo tanto, desde la herramienta de Office debemos ir a la opción de menú Archivo > Información > Proteger documento y seleccionar Cifrar con contraseña.

Proteger documento Office

En ese momento, se nos solicitará que indiquemos la contraseña con la que queremos proteger el archivo y a continuación, éste será cifrado y únicamente se podrá abrir de nuevo si metemos la contraseña correcta. Hay que decir que Microsoft actualizó su estándar de cifrado para Office 2013 y utiliza el famoso AES de 128 bits junto con SHA1 y CBC.

Microsoft OneNote 2013/2016

Hay que tener en cuenta que al proteger una sección de un bloc de notas de OneNote con contraseña, cuando una sección está protegida, todas sus páginas estarán bloqueadas hasta que se introduzca de nuevo la contraseña correcta.

Para proteger con contraseña una sección, hacemos clic con el botón derecho del ratón en la pestaña de la sección que queremos proteger y a continuación seleccionamos la opción del menú contextual Proteger con contraseña esta sección. A continuación, en el panel de tareas Protección con contraseña debemos elegir la opción Establecer contraseña y seguidamente escribir y confirmar la contraseña elegida para proteger la sección. Para finalizar, hacemos clic en Aceptar y en ese momento quedará protegido su acceso con la contraseña elegida.

Cifrar onenote Si hemos protegido con contraseña varias secciones de nuestro bloc de notas, también es posible bloquearlas todas al mismo tiempo. Para ello, hacemos clic con el botón derecho del ratón en cualquiera de las pestañas de sección protegidas y a continuación seleccionamos la opción Proteger con contraseña esta sección para posteriormente pulsar sobre Bloquear todas.

Cualquier sección desbloqueada que tenga protección mediante contraseña se bloqueará de forma automática después de un determinado periodo de tiempo si detecta que no estamos trabajando en ella. Una medida de seguridad muy útil pero que puede causar alguna molestia si estamos saltando de sección en sección.

OneNote

Para que no sea un incordio más que una medida de seguridad, es posible cambiar el tiempo que tarda en bloquearla por defecto. Para ello, vamos a Archivo > Opciones > Avanzado, buscamos la sección contraseñas y cambiamos el tiempo de bloqueo a lo que más nos interese.

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Escrito por Roberto Adeva

Fuente > Make use of