Cuando mandamos un correo electrónico vemos, en la mayoría de clientes de email, que en la parte superior del mismo podemos escribir a quién va dirigido con un “Para…” además del asunto. Pero también todos los correos electrónicos nos permiten añadir “CCO”. ¿Qué es esto? ¿Qué significa CCO en un email? Te explicamos a continuación para qué es o qué lo diferencia del destinatario principal cuando vamos a enviar un correo electrónico.
Independientemente del servicio que elijas (tanto si es Outlook como si es Gmail como cualquier otro) la gran mayoría de clientes nos ofrecen la posibilidad de tocar sobre el botón “CCO” aunque también puede que veas la etiqueta como BBC (blind carbon copy) y ambas nos permitirán lo mismo.
¿Qué es CCO? ¿En qué se diferencia con CC?
CCO significa copia de carbón oculta. Como hemos visto en el párrafo anterior, la traducción de BBC o blind carbon copy. Se trata de una opción que podemos activar para enviar copias de un coreo electrónico a otros destinatarios además de los destinatarios principales. Conseguimos enviar una copia “oculta” o privada. ¿Qué significa esto? Que los destinatarios que añadas en CCO no verán los otros destinatarios en copia oculta pero tampoco los destinatarios principales sabrán que has enviado una copia oculta a una tercera persona. Nadie sabrá a quién más lo envías, salvo tú.
La CCO es una forma de incluir destinatarios en un correo electrónico sin que ellos lo sepan, mientras que la CC es una forma de hacer que todos los destinatarios sepan que han recibido una copia del correo. Por lo tanto, CC se utiliza normalmente para mantener a los destinatarios informados sobre una conversación o un tema específico, mientras que la CCO se usa más a menudo para mantener la privacidad de los destinatarios o para evitar que se sientan abrumados por una gran cantidad de respuestas.
Hay otros campos en el correo, como vemos en Gmail. El primero es “para” y es donde añadimos la persona o personas a la que quieres enviar el email. Esta información es pública y podemos añadir diferentes destinatarios y todos sabrán a quién iba dirigido ese mensaje, verán los otros correos y direcciones.
Junto a CCO también podemos ver “CC” o copia de carbón. Como su nombre indica, es una copia del mismo pero no es oculto. Podemos enviar una copia del cuerpo del mensaje o correo a otras personas, aunque sí sabrán que ha sido enviado a estos. Los usuarios puestos en copia podrán ver cuáles son el resto de los usuarios puestos en copia, en caso de que haya más.
¿Cuándo usar CCO?
¿Por qué deberíamos usar CCO? Es sencillo, hay muchos casos en los que debemos enviar un mismo correo electrónico a muchas personas que no se conocen entre sí y no queremos poner en conocimiento del resto todos los datos personales o correos (estaríamos incumpliendo, además, la Ley de Protección de datos o LOPD) y podemos hacerlo en un único envío añadiendo todas las direcciones desde CCO. Por ejemplo, las notificaciones necesarias a tu comunidad de vecinos o comunicaciones a padres y madres de alumnos.
Es importante tener en cuenta que el uso incorrecto del correo electrónico puede considerarse una infracción leve si atentamos contra la Ley de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales (LOPDGDD) pero las sanciones podrían alcanzar hasta los 60.000 euros por lo que es fundamental que tengamos en cuenta esto a la hora de enviar emails masivos.
Sin embargo, es importante tener en cuenta que la privacidad de los destinatarios de una copia oculta no está garantizada y puede ser fácilmente revelada a terceros. Por lo tanto, debe utilizarse con precaución y solo en situaciones apropiadas.
Un ejemplo de uso de copia oculta en los correos electrónicos puede ser cuando se desea hacer una copia oculta a un tercero sin que los destinatarios principales del correo sepan que se les ha hecho una copia. De esta manera, el remitente puede incluir información adicional o un seguimiento sin que afecte la privacidad o la percepción de los destinatarios principales. A efectos prácticos podría usarse cuando pedimos información a una inmobiliaria sobre las formas de hipoteca, y queremos poner en copia oculta a nuestro abogado.
Otro ejemplo puede ser en situaciones en las que se requiere tener un registro de una conversación o un intercambio de información importante, y queremos asegurarnos de que una persona específica esté al tanto de lo que se está discutiendo. Por ejemplo, si queremos comunicar a nuestro coordinador que estamos enfermos, y ponemos en copia oculta a nuestro jefe. De esta forma, el jefe no se verá comprometido a contestar, pero sí estará al tanto de nuestra situación.
O, siguiendo con el ámbito laboral, podemos poner en copia oculta a nuestros jefes si un compañero nos envía amenazas o comentarios fuera de lugar mediante el correo. Así podrán seguir el hilo de la conversación sin que el compañero lo sepa.
Cómo enviar CCO en un correo electrónico
El método dependerá de cada servicio o cliente que utilicemos pero todos nos lo permiten con una casilla, un botón o un recuadro que debemos rellenar.
En el caso de Gmail, por ejemplo, simplemente tenemos que ir al botón “Redactar» en la esquina superior izquierda de la pantalla. Una vez aquí, vamos a la parte superior de “mensaje nuevo” y veremos que en la fila “Para…” hay dos símbolos a la derecha: Cc y CCO. Simplemente toca sobre CCO y se abrirá una nueva fila donde podrás poner los destinatarios ocultos.
En el caso de usar Outlook simplemente tenemos que tocar sobre “Mensaje nuevo” y los pasos serán los mismos: en la fila de “Para” encontraremos, a la derecha, dos botones para añadir CC y CCO. Una vez que pinchamos sobre él se abrirá una nueva fila bajo “Para” e introduciremos los destinatarios ocultos.
Cómo saber si un correo tiene copia oculta
Es complicado, por no decir casi imposible, conocer si el remitente de un correo ha añadido a más usuarios de forma oculta. No obstante, hay algunas formas de detectarlo, aunque no se pueda averiguar directamente quiénes son las otras personas en copia:
- Revisar las direcciones de correo electrónico en el campo «CC»: Al hacer clic en el campo «CC», se puede ver una lista de todas las direcciones de correo electrónico a las que se ha hecho una copia del correo. Es probable que la otra persona no se haya dado cuenta de que no están en oculto.
- Pedir confirmación al remitente: Si sospechamos que hay una copia oculta en un correo electrónico, podemos pedir confirmación al remitente y preguntar si se ha enviado alguna copia oculta.
- Utilizar herramientas de seguimiento: Algunos programas de correo electrónico ofrecen la opción de seguimiento, lo que permite ver quién ha abierto el correo y a quién se les ha hecho una copia.
- Acceder al servidor: si el sistema de correo es de un servidor propio y tenemos acceso a él, podríamos descubrir esta información. No obstante, se requieren conocimientos informáticos.
Es importante tener en cuenta que la privacidad de los correos electrónicos puede ser limitada y es posible que alguien haga una copia oculta sin que se sepa. Por lo tanto, es importante ser cuidadoso con la información que se comparte a través de correos electrónicos, sobre todo si no sabemos con quién se comparte.
