Así puedes crear un calendario compartido entre varias personas

Así puedes crear un calendario compartido entre varias personas

Rocío García

No siempre es fácil organizarnos con el día a día, con todo lo que tenemos por hacer y lo que hemos hecho ya. Las citas del médico, las reuniones del colegio, las reuniones del trabajo, las facturas que hay que pagar, la llamada que nunca haces… Para tenerlo todo organizado en un simple vistazo puedes crear un calendario compartido en el que todos añadan citas o tareas que te interesan. Así, por ejemplo, en familia o en la oficina, todos sabrán qué pasa cada día y nadie lo olvidará.

Crear un calendario compartido es útil a nivel laboral pero también lo es a nivel personal si te resulta un caos acordarte de todo y no siempre tienes tiempo de apuntar reuniones familiares, momentos con tu pareja o las fiestas de tu hijo en el colegio.

También puede resultar útil para incluir en tu página web. Por ejemplo, si quieres mostrar a tus clientes cuándo tienes huecos libres o tienes o no citas. En caso de que hagas algún tipo de evento cultural o social y quieras compartirlo en tu página web con descripciones detalladas con fechas, día y hora.

Calendario de Google

El calendario de Google nos permite compartir calendario con cualquier persona. Es útil, por ejemplo, en caso de organizar reuniones o citas de trabajo pero también para compartir con la familia para saber cuándo tenéis citas del médico, partidos de fútbol, extraescolares… Es completamente gratuito y puede consultarse desde cualquier dispositivo con acceso a Internet por lo que es cómodo, práctico y muy interesante. Otra de las ventajas del calendario de Google es que podrás tener tantos calendarios compartidos como quieras y sincronizados en un simple vistazo en el tuyo.

Sea lo que sea, crearlo es gratis y no tienes ningún límite de uso y sólo necesitarás tener una cuenta de Google y seguir unos pasos muy sencillos para hacerlo.

Google Calendar no es la única opción aunque probablemente sí la más recomendada: cualquiera con un teléfono Android podrá tener acceso sin instalar ninguna aplicación más, sin crear ninguna cuenta extra. Además, permite el acceso desde cualquier dispositivo, desde el teléfono móvil, ordenador, tablet, etc.

Crear un calendario

  • Inicia sesión en tu cuenta de Google
  • Abre Google Calendar
  • En la parte derecha, elige y ve al apartado de “Ajustes”
  • Abre la opción de “Añadir calendario”
  • Elige “Crear calendario”
  • Haz clic en el nuevo calendario
    • Añade un nombre
    • Escribe una descripción
    • Elige una zona horaria
    • Decide quién es el propietario y añade el email
  • Confirma con el botón “Crear calendario”

Crear calendario

Compartir calendario

Una vez que hayas seguido estos pasos ya estará el calendario creado automáticamente y podrás encontrarlo en el apartado izquierdo de tus calendarios. Cuando ya esté creado tendrás que configurarlo para compartirlo entre todos.

  • Abre tus calendarios de Google
  • Selecciona en el menú izquierdo el calendario que has creado
  • Pulsa en los tres puntos junto al nombre
  • Elige la opción “Configurar y compartir”

Desde este apartado podrás compartirlo con determinadas personas o compartir públicamente creando un enlace para enviarlo a tus contactos, por ejemplo.

  • Ve a “Compartir con determinadas personas
  • Pulsa en el botón +Añadir personas
  • Introduce su correo electrónico o el nombre si está en tu agenda
  • Elige las opciones y permisos que tendrá
    • Ver solo libre/ocupado
    • Ver todos los detalles de los eventos
    • Hacer cambios en eventos
    • Hacer cambios y gestionar el uso compartido
  • Pulsa sobre “Enviar” para enviar la invitación al calendario
  • Una vez que esa persona acepte, podrá editar o ver los eventos

Ten en cuenta que es importante que vigiles los permisos que tienen las personas que añades ya que podrán crear o modificar eventos, podrán borrar eventos que tú tengas (de forma voluntaria o accidental) y podrán compartir tu calendario con otros.

Compartir

Compartir con personas que no tienen Google Calendar

Si la persona que quieres que vea el calendario no tiene Google Calendar, será complicado que lo compartas para que edite o añada nuevas opciones. En este caso no te quedará más remedio que mostrar el calendario como público y podrán ver los eventos. Los calendarios públicos se pueden encontrar en tu web, por ejemplo, y permite tener una visión sobre los eventos o las citas disponibles. También puede uno suscribirse a un calendario público y consultarlo en Google Calendar. Por ejemplo, es útil en caso de que tengas una agencia de eventos culturales o de rutas turísticas y quieras que tus clientes sepan cuándo hay una que les puede interesar. Las personas podrán consultar bien todos los detalles de los eventos (en este último caso) o bien si hay citas disponibles o huecos (si, por ejemplo, eres médico)

Para poner el calendario público tendrás que hacerlo desde el ordenador:

  • Abre Google Calendar e inicia sesión con tu usuario y contraseña
  • Elige el calendario que quieras desde el menú de la izquierda
  • Pulsa en configuración
  • Ve a “permisos de acceso”
  • Marca la opción que indica “Compartir públicamente”
  • Elige si quieres que se vean los detalles de eventos o sólo libre/ocupado

Calendario compartido público

Dejar de compartir

Una vez que ya no quieras que alguien acceda, pues dejar de compartir tu calendario siguiendo unos pasos muy sencillos y negando el acceso a esas personas.

  • Abre Google Calendar
  • Busca el calendario que sea en la sección Mis calendarios
  • Pulsa en los tres puntos sobre el nombre de dicho calendario
  • Elige la opción de Configurar y compartir
  • Ve a la opción de Compartir con personas concretas
  • Ve junto al nombre o el email de la persona
  • Pulsa en “Dejar de compartir” junto a su nombre

Ya no podrá ver ese calendario la persona a la que has bloqueado el permiso. Otra opción es que desactives la casilla de Compartir públicamente si tu calendario era público hasta el momento y bastaba con tener un enlace para poder consultarlo.

Los pasos que debes seguir son:

  • Abre Google Calendar
  • Elige tu calendario compartido en el menú de la izquierda
  • Pulsa en Configurar y compartir en los tres puntos
  • Ve a Permisos de acceso
  • Desactiva la casilla de Compartir públicamente
  • Dejarán de tener acceso todos los que no estén invitados

Aplicaciones y programas para calendarios

Más allá de Google, hay aplicaciones específicas que nos permiten crear calendarios compartidos bien con nuestra empresa, nuestros clientes, nuestra familia…

Trello

Trello es una de las aplicaciones más populares para los que buscan productividad y organización. Una de las más imprescindibles herramientas para teletrabajar o para organizarse, simplemente. Funciona especializada en equipos y podemos poner tareas, reuniones, proyectos. Además, puedes añadir fechas de vencimiento en algunas tareas, hacer un seguimiento, asignar, debatir. Sin duda, una de las más completas y con todo tipo de facilidades para trabajar en equipo.

trello

TimeTree

TimeTree es un calendario muy interesante enfocado para toda nuestra vida, laboral o personal. Básicamente nos permite crear un calendario compartido con las personas que queramos en una aplicación colaborativa en la que podremos poner horarios, reuniones de trabajo, reuniones del colegio, extraescolares, exámenes, fiestas de cumpleaños o incluso hacer una lista de la compra colaborativa para que cada uno apunte qué necesita. Está pensado para parejas, para familias, para el trabajo, para el colegio. Podrás tener en un simple vistazo todas las citas y puedes descargar la aplicación para iOS o para Android.

TimeTree

TeamUp

TeamUp es muy similar a las anteriores: te permite crear un calendario compartido para equipos y utilizarlo a través de Android o iOS o bien accediendo a tu cuenta en la web. Podrás crear horarios, compartir eventos, tener un control de todas las citas y promete una comunicación fluida y eficiente gracias a emails, hojas de Excel, etc. No sólo está enfocado para empresas sino también podrás tener calendarios de tu equipo de fútbol o citas para entrenar, concentraciones, etc. También puede usarse para el colegio o para tu academia con exámenes, pruebas orales, trabajos, etc. Es muy útil aunque la versión premium requiere pago. En caso de no querer pagar, puedes usarlo de forma gratuita sin ningún problema para pequeños equipos de trabajo.