Qué es un archivo CSV y cómo abrirlo de manera que se vea bien

No es quizá el formato más popular para los usuarios en Internet, sin embargo, es sumamente práctico para muchos usos. Por eso, vamos a comentarte en qué consisten este tipo de archivos, por qué y para qué se utilizan, cómo puedes abrirlos de manera que se vea bien si no eres capaz de comprender sus datos porque son muchos, cómo crear tus propios archivos desde cero con y sin programas y otros datos de interés. Si quieres saber más sobre este formato y quieres descubrir qué puede hacer por ti o por tu negocio, sigue leyendo porque te damos información de interés sobre él para que no tengas ningún problema ni duda cuando te encuentres con alguno por Internet.

Qué significa CSV

CSV son las siglas de Comma Separated Values (valores separados por comas). Consisten en archivos de texto simple que se separan por coma y solo tienen letras y números. En lugar de almacenar la información en columnas, los archivos CSV almacenan datos separados por comas. Cuando el texto y los números se guardan en un archivo CSV, es fácil moverlos de un programa a otro. Por ejemplo, puede exportar los contactos de Google a un archivo CSV y, luego, importarlos a Outlook.

Aunque lo general es que los valores se separen por coma, también se puede hacer con otros caracteres como punto y coma. Todos sus datos se organizan de forma tabular y se presentan en forma de cuadro o tabla. Cada línea del archivo es un registro de datos, y cada uno de ellos tiene uno o más campos en texto plano separados por comas.

Es un formato que se puede abrir en cualquier programa, aunque para su mejor comprensión se requiere su apertura en ciertos programas concretos, como las hojas de cálculo. Una de las principales desventajas que te encontrarás es que solo permiten datos en crudo, por lo que no podrás seleccionar formatos de tabla ni colores cuando lo abras, algo que es ajeno al propio documento y que puedes tratar una vez que lo abras.

Para qué sirve

El CSV es un formato de intercambio de datos usado cuando hay gran cantidad de datos, por eso se utiliza en la gran mayoría de bases de datos y aplicaciones de consumo, científicas y comerciales. Su principal uso es el de mover datos entre los programas en forma tabular. Si quieres extraer datos de una base de datos para mandarlos a otro programa que acepte hojas de cálculo con otro formato diferente, puedes exportar estos datos en formato CSV, que después se pueden importar fácilmente en cualquier otro programa.

Se utiliza en tiendas online para importar o exportar productos o datos, entre muchos otros usos. También para pasar datos a MailChimp, SEMrush, Google AdWords o Google Analytics. Presentan muchas funciones más prácticas de lo que parece a simple vista, por ello es muy reconocido en el campo de los negocios.

Ventajas

Realmente, las ventajas de utilizar los archivos CSV tienen sentido según el uso que se dé a cada archivo. Igualmente, te exponemos las ventajas más características del formato CSV:

• CSV es fácil de crear. Esto se debe a que el formato CSV es legible por humanos, por lo que es fácil de crear. De hecho, se puede hacer con cualquier editor de texto, a diferencia del formato XLS o XLSX.
• Como decimos, es legible. Eso quiere decir que los datos no se codifican ni se convierten a binarios antes de almacenarlos. Esto hace que aumente la legibilidad y la facilidad de manipulación.
• Los archivos CSV se pueden leer con casi cualquier editor de texto, por lo que no tendrás ningún tipo de problema a la hora de trabajar con ellos.
• Es fácil de analizar, su analizador es mucho más simple en comparación con un analizador XML o JSON debido a la simplicidad de este formato.
• El formato CSV se compone por un esquema sencillo, por lo que lo convierte en una opción popular para trabajos de procesamiento de números.
• El formato CSV no es conocido por su eficiencia de memoria, por lo que es útil a la hora de generar archivos pequeños. 
• El formato de los archivos CSV es compacto. En comparación con otros formatos como XML o JSON, no necesitas preocuparte por las etiquetas.

Inconvenientes

Sin embargo, pueden presentarse una serie de trabas en el momento que empezamos a trabajar con este tipo de archivos CSV. A pesar de su sencillez y de su compatibilidad con decenas de programas, sí es verdad que es importante tener en cuenta un conjunto de obstáculos que podemos encontrarnos a la hora de manipularlos, así que siempre es recomendable editarlos correctamente para evitar fallos al ejecutarlos:

• Formato incorrecto. Tenemos claro que el fichero CSV funciona con valores separados por comas, pero si se trata de un formato incorrecto, el archivo podría estar dañado y no habría forma de trabajar con él. Es decir, no podemos abrirlo de ninguna manera si no existe una alineación de comas correlativa en las diferentes líneas de texto, lo que descuadra totalmente la disposición de los elementos.
• Faltan algunos términos. Otro de los casos por los que sería imposible abrir un archivo o no se reconociera es por la ausencia de ciertos valores que no se encuentran escritos en las tablas. Por lo tanto, quedan en blanco y el archivo peca de sensible al no detectarlos. En este caso, es como si se produjera un cortocircuito y se bloqueara completamente la apertura del fichero. Por ejemplo, en una tabla gastronómica donde se indique el nombre del producto, el importe y dónde comprarlo, si falta alguno de estos indicadores, el archivo se corromperá.
• Mismo formato para todos los caracteres. Este es uno de los fallos más comunes que se cometen cuando se crea un archivo, de tal forma que luego no puede abrirse debidamente. En esta ocasión, todos los valores deben estar en el mismo formato y no cambiar signos para cada una de las líneas.
• Cambio del delimitador de un CSV. Aunque no lo sepas, los archivos CSV frecuentemente vienen separados por comas, pero en ciertas ocasiones puden ser puntos y comas. Esto suele ocurrir en los archivos en otros idiomas, como el inglés, así que pueden surgir problemas al querer abrirlos, por lo que la solución deberá pasar por cambiar el lenguaje del sistema operativo.

Cómo crear o abrir CSV

Si estás pensando cómo puedes crear tus propios archivos en formato CSV para organizar mucho mejor tu base de datos o la información que quieras, así como abrirlo de manera que visualices mucho mejor lo que contiene, te comentamos qué es lo que debes hacer para trabajar correctamente con este formato de archivos. Debido a lo sencillo del formato, editarlos es extremadamente sencillo, basta con cambiar los datos existentes o creando nuevos respetando su estructura.

Programas compatibles

Los archivos CSV se pueden abrir y convertir con programas específicos como las hojas de cálculo. Al ser tan comunes los archivos CSV, existen infinidad de aplicaciones que puedes utilizar para gestionar estos archivos. A continuación, te hablamos de algunos de ellos.

Microsoft Excel

Este archiconocido software de Microsoft es con total seguridad el más utilizado a nivel profesional para trabajar archivos de este tipo. Excel es un programa realmente potente que nos permite ordenar el archivo en columnas con gran facilidad para así poder trabajar los datos con comodidad. Del mismo modo, también puede utilizarse este programa para guardar los cambios o convertir cualquier documento en CSV. Puedes trabajar con Excel en Windows, Mac, iOS y Android.

Tras distintas versiones y evolucionar acorde a las últimas tendencias en software, el programa se encuentra integrado dentro de la Suite Microsoft Office. Eso da acceso a poder utilizarlo de manera gratuita online o con un servicio completo haciendo el pago correspondiente de la suscripción.

LibreOffice

Aunque Excel es el rey del CSV, LibreOffice es todavía más cómodo e intuitivo. En Excel es necesario aprender una serie de pasos (que te explicaremos en los siguientes epígrafes) para poder adaptar el CSV a la interfaz del programa. Con LibreOffice Calc, eso no es necesario.

Este software es capaz de identificar el archivo rápidamente y nos organizará las columnas para trabajar de forma visual. Este software está disponible para los principales sistemas operativos, entrando también Linux en la ecuación.

OpenOffice Calc

Esta otra alternativa gratuita está para Windows, macOS y Linux. Con él podrás trabajar este tipo de archivos con prácticamente las mismas opciones que aporta Excel. Se encuentra integrado dentro de la suite de herramientas Apache OpenOffice y se caracteriza por disponer de soporte y compatibilidad completa con Excel.

Si bien imita la mayor parte de las funciones de Excel, también aporta características exclusivas fruto de la libertad que aporta ser un software de licencia LGPL (Licencia Pública General Reducida de GNU). Por ejemplo, permite la representación gráfica simplificada de series, guardado en una amplia serie de formatos, incluido PDF, y dispone de un buen sistema de agrupaciones dentro de tablas dinámicas.

Hojas de Cálculo de Google

Aunque hablaremos un poco más adelante de editores en línea, las hojas de Google Docs tienen todos los requisitos para poder trabajar archivos CSV de forma cómoda y desde cualquier sistema.

La ventaja de usar esta alternativa es la facilidad de interconexión que tiene con las demás herramientas de la suite de Google. Para usarlo tendrás que importar el archivo CSV haciendo clic primero en «Crea una hoja de cálculo», luego accediendo a la sección de «Archivo» y eligiendo «Importar archivo». Así ya tendrás el documento CSV en Google Docs para trabajar con él.

CSV Easy

Se trata de un software específico para trabajar únicamente archivos CSV. Es un programa de pago, aunque su licencia vale unos 10 euros y es para siempre. Es un programa para Microsoft Windows, y se puede probar de forma gratuita durante 10 días.

Una de sus funciones principales reside en solucionar automáticamente los errores que el software detecte en tu archivo CSV, lo que te ahorrará un volumen considerable de tiempo.

CSV Editor Pro

Es otro software que sirve únicamente para trabajar datos de este tipo. Puedes probarlo de forma gratuita durante 30 días sin echar de menos ninguna función. Su licencia cuesta unos 27 dólares, y tiene un único pago.

Una de sus ventajas respecto a otras herramientas es la velocidad de uso, lo que permite el aumento de la productividad. También incluye funciones y acciones muy útiles, como un rápido sistema de zoom con las teclas F11 y F12, un profundo sistema de filtros y su sistema de desduplicar.

CSVboard

Se trata de una herramienta profesional totalmente gratuita. Está disponible para Windows, Linux y macOS y te gustará porque es muy ligera, así que funciona con gran fluidez en cualquier tipo de equipo, incluso en portátiles con poca capacidad.

Permite exportar en XML, tiene sistema de carga de archivos arrastrando y soltando y su sistema de búsqueda y reemplazo es más potente que lo que se podría esperar por la aparente sencillez de la herramienta.

Herramientas en línea

Además de poder trabajar en local, también es posible trabajar archivos CSV utilizando únicamente un navegador. En estos casos, si no quieres descargar nada, podrás recurrir a editores online como el de Google Sheets, Convert CSV, o Datablist.

Otras alternativas

Como decíamos, existen muchos programas para trabajar CSV. Si necesitas conocer más alternativas, puedes probar NeoOffice, EditPlus, Corel WordPerfect Office X6 e incluso Microsoft Works.

Crear

Puedes manejar gran cantidad de datos en formato tabla con un documento de texto. Para crearlo, puedes abrir un bloc de notas e insertar los caracteres que quieras y guardarlos como txt. Si los separas con punto y coma (o coma) y los guardas como .csv verás que cuando se abren cada palabra separada se sitúa en su propia celda. Si añades una segunda fila y haces como en la anterior, verás una tabla con dos filas y varias columnas. Esta es la forma en la que puedes crearlo sin que tengas que necesitar ningún programa adicional más que el propio bloc de notas.

Si estás trabajando con Excel, lo único que tienes que hacer para crear un archivo CSV es ir crear el documento y después ir a menú, archivo, guardar como y elegir formato CSV. Aunque lo ideal es guardar el documento antes en formato nativo por seguridad, puedes hacer esta operación directamente. Con cualquier otro programa compatible que utilice bases de datos, puedes hacer esto mismo en guardar y elegir el formato correspondiente. A la hora de crear este tipo de documentos, debemos fijarnos bien que todo está correctamente, ya que en caso contrario puede dar algún fallo y hacer que no se cree correctamente.

Para crear un archivo de Excel y guardarlo como archivo CSV, puedes introducir la información de forma manual creando un documento en las hojas de cálculo de Office. Agrega un encabezado de columna para cada dato que quiera registrar (por ejemplo, nombre, apellido, dirección de correo electrónico, número de teléfono y fecha de nacimiento) y, luego, escribe la información en las columnas correspondientes.

Una vez que tienes toda la información introducida al estilo de la imagen superior, selecciona Archivo > Guardar como. Usa el cuadro de lista desplegable para seleccionar CSV (delimitado por comas, *.csv), asigna un nombre al archivo y, después, selecciona Guardar. Ahora puede usar este nuevo archivo CSV para lo que necesites.

Abrir

En caso de que el programa con el que se abran tus datos por defecto no sea el que deseas, puedes abrirlo desde cualquier otro dando en clic derecho y desde allí abrir con y elegir el programa. Si quieres cambiar esta configuración por defecto, en lugar de eso irás a propiedades y debajo de tipo de archivo se abre con e indicas el que te interesa. También puedes entrar al software con el que quieres utilizarlo, ir a abrir y buscar el que sea de tu interés. También se puede abrir de esta forma.

Si estás trabajando con Excel y quieres ver correctamente este tipo de archivos, debes decirle cuál es el carácter que has usado para separar los datos, ya que se suele hacer con coma o con punto y coma. Para ello, abre con Excel, ve a Datos, elige Texto en columnas y elige la opción campos delimitados. También puedes elegir de ancho fijo si los campos se encuentran alineados en columnas con espacios entre uno y el otro.

Elige el carácter usado en separadores. Deja en general y ya podrás ver correctamente los datos. Si vas a ver otro archivo con diferente tipo de separación, puedes volver hasta allí y cambiarlo para adaptarse al nuevo documento.

Puedes hacer esto mismo en cualquiera otro de los programas compatibles con este tipo de archivos, aunque tendrás que buscar dónde se encuentra la opción ya que puede variar ligeramente entre unos y otros. Si quieres abrirlo en Google, solo tendrás que subirlo a Google Drive y dar a abrir (elige hojas de cálculo de Google), ya que reconocerá bien el formato y lo visualizará para que lo entiendas bien.

Convertir

Nada más entrar en este tipo de documentos desde Excel y algún otro programa te avisa de que algunas características pueden perderse si lo guardas como CSV y que si quieres conservarlas debes guardarlo como Excel. Si sigues las indicaciones darás a Guardar como y podrás pasarlo a formato Excel para trabajar con un archivo CSV y darle color, tablas y otras posibilidades. Te aparecerá la opción de guardar, y desde allí en formato debes elegir un formato Excel y guardar.

Si quieres que una base de datos se convierta en CSV, solo tienes que ir a un programa compatible, que puede ser Excel o cualquier otro, y desde allí darás a guardar el documento y elegirás como tipo el formato CSV. Recuerda que con ello puedes perder algunas características debido a lo limitado del formato. También debes comprobar que se puede adaptar a él, sino podría dar error.

En Internet también hay programas convertidores de formatos que te permiten pasar de otros formatos a CSV y viceversa, muchos de ellos gratis, pero tienes que tener cuidado con qué utilizas y qué uso hacen de tus datos, por lo que lo más indicado no es usar estos servicios a menos que lo consideres necesario o que necesites alguna de las prestaciones adicionales que te ofrecen estos y no encontrarás en Excel ni ninguno de los otros softwares.