Cada día recibimos montones de correos electrónicos y en algunas ocasiones un nombre o una dirección de email puede no ser suficiente para identificar a una persona. Por eso, incluir una firma en los correos que envías es tan importante. Especialmente se trata de algo relevante si tienes un correo electrónico corporativo que utilizas para trabajo pero que no tiene la personalización del trabajo. Es decir, si usas un correo con @gmail.com pero que utilizas para el trabajo. O simplemente si estás dentro del dominio de una empresa pero quieres explicar quién eres. En esos casos, podemos configurar una firma en Gmail con un enlace o con una imagen.
No siempre van a saber quién eres y conviene dejarlo claro. Por ejemplo, si eres redactor de un medio o responsable de publicidad y vas a escribir a las marcas. O si trabajas en una agencia de comunicación y escribes a alguien que no sabe nada de ti. En todos esos casos es muy útil firmar en Gmail. Además de identificarte con tu nombre, apellido y nombre de empresa en caso de un email profesional, también puedes incluir otra información que ayude a reconocerte. Una foto, enlaces a tus redes sociales o página web, etc, etc…
No es necesario que introduzcas toda esta información cada vez que envíes un email. Por ejemplo, si escribes a tu madre o a tu hermano no necesitas añadir esa firma que aclara quién eres porque lo sabrán de sobra. Pero puedes tenerla a mano siempre que quieras para añadirla cuando lo necesites. En Gmail puedes configurar una firma para que se incluya automáticamente en todos los correos que envías y los pasos para configurarla son muy sencillos como podrás ver en la siguientes líneas.
Añadir una firma desde el ordenador
Lo primero que debes hacer es abrir tu bandeja de entrada y después pinchar sobre el icono del engranaje en la esquina superior derecha, justo debajo de tu imagen de la cuenta de Google. Aquí accederemos a los ajustes de Gmail y podremos configurar la firma pulsando en el botón Ver todos los ajustes. Una vez abierto el menú pincha en Configuración para cargar la pestaña General de configuración, donde encontraremos la opción de la firma.
Cuando estés dentro haz scroll hacia abajo hasta el apartado Firma. En él verás un pequeño cuadro de texto con una serie de botones justo encima que te permiten configurar por completo la firma. Si no hay ninguna firma, verás que pone que no existe ninguna y puedes tocar el botón «Crear» tal y como ves en la captura de pantalla a continuación.
Aquí tendremos que añadir el nombre de la nueva firma porque es posible que queramos tener varias según a quién vayamos a dirigirnos. Sigue los pasos para personalizarla y añade un enlace, una imagen o la letra que quieras.
Rellena los datos
Llegado a este punto lo único que debes hacer es escribir toda la información que quieres que muestre tu firma. Es importante que añadas la información mas relevante, pero sin saturar la firma. No es nada agradable recibir correos en los que la firma ocupa cinco o seis veces más que el contenido del correo, así que procura resumir y quedarte con lo verdaderamente importante.
Dale formato
Una vez introducida la información es el momento de darle formato. Para ello solo debes seleccionar la palabra o palabras que quieres modificar y después utilizar los botones que hay encima del cuadro de texto para poner negritas, cursivas, cambiar el color de la letra o su tamaño, etc.
También puedes utilizar sangrías, listados numerados o sin numerar… Una opción muy útil es la de los enlaces. Gracias a ellos puedes hacer que haciendo click las personas a las que escribas puedan ir directamente a tu web, la de tu empresa, a cualquiera de tus redes sociales o, en definitiva, a cualquier URL que te interese (por ejemplo, la política de privacidad de tus emails profesionales, así evitas pegarla en cada correo).
Incluye una imagen
Incluir una imagen en la firma también es una muy buena idea. En tu correo personal puedes utilizar una foto para que te identifiquen y en entornos profesionales puede ser muy útil incluir el logo de tu empresa o alguna imagen que os identifique. Para insertar imágenes solo debes pinchar sobre el icono de las montas y podrás subirla directamente a Gmail, seleccionarla en Google Drive o indicarle la URL donde debe buscarla.
Además, también puedes colocar enlaces en las imágenes que insertes en la firma. Para hacerlo selecciona la imagen con el ratón y después pincha sobre el icono de la cadena e introduce la URL a la que quieres que apunte el enlace. Así puedes colocar, por ejemplo, iconos de redes sociales y que solo con pinchar sobre ellos la persona acceda. De esta forma conseguirás tener una firma más bonita estéticamente y también más corta, ya que con una imagen pequeña tendrás lo mismo que con el nombre completo en formato texto de la red social o web.
Desde el móvil
Como suele ser habitual en estos casos, los procedimientos en el smartphone o tablet suelen ser más sencillos por el propio diseño de las aplicaciones. Cuando agregamos una firma desde el móvil, ésta solo estará activa en el dispositivo. También debemos tener en cuenta que solo es posible agregar texto simple, no podremos añadir código HTML o imágenes como en el procedimiento desde el ordenador.
En Android
Cuando queremos editar la firma de nuestro correo en GMail con un smartphone Android tenemos que hacer lo siguiente:
- Abrimos la aplicación de GMail.
- Pulsamos en el botón menú de tres rayas horizontales en la esquina superior izquierda.
- Nos deslizamos hacia abajo hasta seleccionar Ajustes.
- Seleccionamos la cuenta de GMail que queremos editar.
- Pulsamos en el botón Firma.
- Escribe el texto de la firma que quieres añadir.
- Pulsamos en Aceptar para guardar los cambios.
En iOS
La forma de editar la firma de nuestro correo electrónico en GMail desde la aplicación oficial en un iPhone o iPad es parecida a como lo hemos hecho con el sistema operativo de Google. Instalaremos la aplicación, iniciaremos sesión con nuestro perfil y seguiremos estos pasos:
- Pulsamos en la tecla menú con tres rayas horizontales de la esquina superior izquierda.
- Nos deslizamos hasta abajo para pulsar en Ajustes.
- Elegimos la cuenta de correo de la que queremos editar la firma.
- Hacia la mitad de la pantalla, en la sección General, pulsamos sobre Ajustes de la firma.
- Activamos la casilla de verificación Firma para móviles.
- Aparece un nuevo campo vacío, rellenamos con el texto que queremos que aparezca en nuestra firma al final de cada correo que enviemos desde el dispositivo.
- Pulsamos en el icono para volver al menú, ubicado en la esquina superior izquierda.
Mediante webs específicas
Si necesitamos estas firmas personalizadas, pero no os convence lo que os hemos contado, siempre podéis utilizar webs especializadas en lo que estamos hablando. En ellas conseguiremos realizar firmas personalizadas basándonos en plantillas que ya tiene preconfiguradas y que podremos modificar, con cierta libertad en casi todos los casos.
My Signature
La web más famosa de cuantas tenemos ahora mismo para utilizar es My Signature. Consta de 11 plantillas diferentes que podemos usar para generar nuestra firma. Además, podemos incorporar el campo de responsabilidad, bien sea confidencialidad, medioambiental o personalizado, es decir, podemos configurarlo para estar mejor cubiertos, sobre todo en lo que a trabajo se refiere. Es bastante sencilla de utilizar y podremos modificar las firmas a nuestro gusto.
Las plantillas y los diseños que ofrece son realmente originales y atractivos, pero se trata de un servicio de pago. Si queremos utilizar My Signature tendremos que contratar alguno de los tipos de suscripciones que ofrece que parten de la licencia para un usuario con un precio de 4 dólares al mes si contratas el año completo. Si se trata de una empresa grande se podrá contratar el pack para 100 usuarios por 100 dólares al mes.
Este servicio es muy recomendable para editar una firma original y profesional para tu cuenta de correo electrónico profesional. Su precio es muy ajustado y la imagen que proyectamos con un diseño de los que nos ofrece este servicio se amortiza más que de sobra.
HubSpot
HubSpot es, tal vez, menos potente que la anterior, pero sí que tenemos 6 plantillas para modificar, con unos diseños que podemos hacer más nuestro, ya que nos deja modificarlos. No es de las webs que más posibilidades nos van a otorgar, pero lo bueno que tiene es que no hace falta registrarse para que funcione y que es sumamente sencillo crear cada una de las firmas.
Una vez creada solamente debemos copiar y pegar el código HTML para insertar la firma en el pie de nuestro correo electrónico y llevarla a la configuración de Gmail como nuestra firma permanente. Así de sencillo.
