Cómo comparar datos en dos hojas de Excel

Cómo comparar datos en dos hojas de Excel

Jesús Gualix

Excel es uno de los programas más comunes que se utilizan en cualquier tipo de oficina. Las hojas de cálculo con las que trabaja son adecuadas de cara a llevar un orden en determinados aspectos, ya sean presupuestos o un listado de invitados para la realización de un evento. Esta aplicación nos asegura un control sobre lo que hacemos, pero tal vez encontremos alguna que otra dificultad a la hora de comparar hojas que son muy similares en su estructura.

Cuando nos estamos refiriendo a comparar dos hojas de Excel, nos centramos en el hecho de poseer dos o más hojas que son similares o que pertenecen al mismo libro de cálculo, de manera que resulta imprescindible el compararlas para sacar entre ellas sus similitudes y sus diferencias.

¿Para qué comparamos dos hojas?

Hay muchos momentos en los que nos puede resultar interesante comparar dos hojas en Excel. Los usos de Excel son muchísimos y por eso cualquier truco o herramienta puede resultarnos muy útil. Puede ocurrir el supuesto de que se tengan varias hojas de Excel para investigar los datos que se den cada día, cada semana o cada mes y que deseemos compararlos con los de un compañero de trabajo. Entonces, la funcionalidad de comparar hojas de Excel resulta clave a la par que sencilla de aplicar. En los siguientes pasos te vamos a orientar sobre cómo hacerlo sin que te pierdas por el camino.

Generalmente se utilizan para ver tendencias en cualquier ámbito de la empresa o la actividad empresarial. Dos hojas que presenten los mismos tipos de datos pero haciendo referencia a momento temporales diferentes nos permiten ver y analizar las variaciones de conceptos como ventas, productividad, cálculo de costes, márgenes comerciales o métricas relacionadas con el marketing digital para analizar el impacto de campañas publicitarias, el retorno de la inversión y cualquier otro tipo de cálculos del ambino comercial o financiero.

Otro de los aspectos que nos permite la comparación entre hojas de un documento de Excel es la posibilidad de ver el registro de modificaciones y poder saber qué usuario es el responsable de los cambios para poder tener un mayor conocimiento de las variaciones entre ambos documentos.

Cómo comparar hojas

Hay varios métodos: podemos hacerlo desde el propio excel con la técnica de «comparar en paralelo» o bien podemos recurrir a aplicaciones o herramientas de terceros que nos ayudarán con la labor. Nos centraremos primero en el propio Excel.

A través del desplazamiento paralelo

En el momento de ver o comparar dos hojas de Excel, lo primero que hay que tener en cuenta es utilizar la herramienta de la aplicación de cálculo denominada “Comparar en paralelo con”. De esta manera el programa nos ayudará a encontrar datos o categorías similares entre dos hojas diferentes de Excel, pudiéndolas ver ambas a la vez a la par que la propia utilidad habilita de manera automática el desplazamiento en sincronía. Con lo cual, será muy fácil acceder a la información que reúnen las dos hojas al mismo tiempo.

A la hora de comenzar, desde luego, tenemos que percatarnos de tener instalado el programa Excel en nuestro ordenador, como es lógico. Una vez que tengamos Excel, seguimos los pasos que vamos a explicar a continuación:

  • Abrimos la aplicación
  • Busca el documento que quieras comparar
  • Vamos al apartado de “Archivo”, situado en la barra de herramientas de arriba a la izquierda
  • Haz clic en “Abrir” para localizar dicho archivo y seleccionarlo

Tras dejar abierto ese documento, hay que repetir exactamente la misma operación que acabamos de realizar con el objetivo de sacar a la luz la segunda hoja de Excel que buscamos comparar. Así podremos tener ambas hojas.

Cuando hemos visto que la segunda hoja se nos ha abierto, dejando justamente detrás la primera, no nos hemos de preocupar por ello. Lo que tenemos que hacer ahora es irnos a la pestaña en la que se lee “Vista”, para posteriormente ir al menú “Ventana” que está emplazado justamente debajo, tal y como aparece a continuación.

  • Busca el apartado de Ventana, en la parte superior del menú
  • Aquí, encontrarás la primera opción «Ver en paralelo»
  • Toca sobre ella

ver en paralelo Excel

  • Una vez hecho, toca en el siguiente icono «Desplazamiento sincrónico»

Así pues, ahora ya podremos desplazar el cursor del ratón y movernos entre la primera hoja de Excel y la segunda al mismo tiempo, de manera que nos sea más sencillo el comparar los datos que habitan en ambas.

Poner en común valores y sacar los datos iguales

A la hora de llevar a cabo una comparación de valores en Excel, tenemos que emplear los diversos operadores disponibles para comparar los mismos. A través de dichos operadores disfrutaremos de la capacidad de descubrir si un valor es mayor, menor, igual o distinto al valor diferente con el cual estamos realizando la comparación.

Cuando se emplean estos operadores percibiremos como respuesta un valor denominado como verdadero y otro llamado como falso, dependiendo de cómo hayamos hecho la evaluación de la expresión y la cual se produce de las siguientes maneras:

– = Igual a (A1=B1)

– > Mayor que (A1>B1)

– < Menor que (A1<B1) >= Mayor o igual que (A1>=B1)

– <=Menor o igual que (A1<=B1)

– <> Distinto de (A1<>B1)

En consecuencia, cuando estamos comparando dos hojas de Excel y queremos conocer si sus datos son iguales tenemos que utilizar la fórmula “igual a” (=). En la columna C hallaremos la expresión de la comparación entre los diversos valores que habitan en las columnas A y B.

Con una fórmula de comparación

Otra de las formas para comparar los datos de dos hojas de cálculo en Excel y detectar posibles diferencias y variaciones entre ambas es mediante una fórmula de comparación que recoge la información de ambas hojas en una misma hoja y calcula las diferencias entr elos mismos datos de ambas. El proceso sería el siguiente:

  • Abrimos el libro de Excel que contiene las dos hojas que vamos a comparar. Es condicion imprescindible que ambas hojas estén alojadas en el mismo libro.
  • Hacemos clic en el botón + del menú inferior para abrir una hoja nueva en blanco.
  • Hacemos clic en la celda A1 de esta nueva hoja en blanco.
  • Escribimos la siguiente fórmula de comparación: =SI(Hoja1!A1<> Hoja2!A1; «Hoja1:»&Hoja1!A1&» vs Hoja2:»&Hoja2!A1; «»)
  • Seleccionamos la celda y pulsamos con el ratón sobre el campo Rellenar, el punto que aparece en la esquina inferior derecha de la celda.
  • Arrastramos hasta abajo para cubrir el número de filas que componen las hojas de cálculo que queremos comparar, siempre adecuándonos al número máximo de filas que disponga la más grande de ellas.
  • Sin soltar, o si has soltado volviendo a pulsar sobre el campo rellenar, arrastraremos hacia la derecha para abarcar el número de columnas necesario que coincida con el mayor número de las mismas entre las dos hojas del libro.

comparar dos hojas de excel

Con este proceso será suficiente para poder comparar las diferencias de datos entre las celdas de una hoja y las de la otra. El resultado mostrará información en todas aquellas celdas donde se hayan encontrado diferencias. En este caso no se contabilizarán o calcularán las diferencias, no es un sumatorio, la fórmula simplemente mostrará los dos datos que cada hoja tiene en las celdas en los que aquellos no coincidan.

Herramientas para comparar hojas de Excel

Acabamos de ver cómo comparar dos hojas de cálculo a través de la funcionalidad que dispone Excel para ello. Sin embargo, existen dos valiosas utilidades de terceros que nos pueden también echar una mano con esta tarea, son las siguientes:

Synkronizer Excel Compare

Synkronizer Excel Compare reúne numerosas virtudes, como por ejemplo el comparar, actualizar y combinar tablas de Excel, además de bases de datos completas, en cuestión de pocos segundos. Aparte, esta herramienta goza de una precisión y un rendimiento incomparables que son producto de haber escuchado las necesidades de sus clientes durante un largo periodo de tiempo.

La particularidad que posee Synkronizer Excel Compare se centra en que los resultados de la comparación se pueden apreciar en un informe donde vienen desgranados el número de columnas, filas, celdas y valores que cambian entre la distintas versiones de un archivo.

Ultimate Suite

Ultimate Suite es una colección de más de 60 aplicaciones inteligentes para Excel que ofrecen una manera increíblemente simple de encarar los numerosos desafíos que se hallan en una hoja de cálculo. Por supuesto, también dispone de la habilidad de ver y comparar entre dos hojas de Excel, realizando dicha labor de manera magnífica e inigualable a través de un poderoso asistente de configuración.

A diferencia de Synkronizer Excel Compare, los resultados de la comparación se muestran de una manera completamente visual e intuitiva, ya que las celdas que se han modificado se muestran en color verde. En lo que respecta a las filas, las que se han eliminado en la hoja original están sombreadas con el color azul, mientras que las que se han añadido en la segunda hoja tienen el color rojo.

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