Cómo comparar datos en dos hojas de Excel

Cómo comparar datos en dos hojas de Excel

Jesús Gualix

Excel es uno de los programas más comunes que se utilizan en cualquier tipo de oficina. Las hojas de cálculo con las que trabaja son adecuadas de cara a llevar un orden en determinados aspectos, ya sean presupuestos o un listado de invitados para la realización de un evento. Esta aplicación nos asegura un control sobre lo que hacemos, pero tal vez encontremos alguna que otra dificultad a la hora de comparar hojas que son muy similares en su estructura.

Cuando nos estamos refiriendo a comparar dos hojas de Excel, nos centramos en el hecho de poseer dos o más hojas que son similares o que pertenecen al mismo libro de cálculo, de manera que resulta imprescindible el compararlas para sacar entre ellas sus similitudes y sus diferencias. También podríamos tener que hacer la comparación en diferentes libros.

¿Para qué comparamos dos hojas?

Hay muchos momentos en los que nos puede resultar interesante comparar dos hojas en Excel. Los usos de Excel son muchísimos y por eso cualquier truco o herramienta puede resultarnos muy útil. Puede ocurrir el supuesto de que se tengan varias hojas de Excel para investigar los datos que se den cada día, cada semana o cada mes y que deseemos compararlos con los de un compañero de trabajo. Entonces, la funcionalidad de comparar hojas de Excel resulta clave a la par que sencilla de aplicar. En los siguientes pasos te vamos a orientar sobre cómo hacerlo sin que te pierdas por el camino.

Generalmente se utilizan para ver tendencias en cualquier ámbito de la empresa o la actividad empresarial. Dos hojas que presenten los mismos tipos de datos, pero haciendo referencia a momento temporales diferentes nos permiten ver y analizar las variaciones de conceptos como ventas, productividad, cálculo de costes, márgenes comerciales o métricas relacionadas con el marketing digital para analizar el impacto de campañas publicitarias, el retorno de la inversión y cualquier otro tipo de cálculos del ámbito comercial o financiero.

Otro de los aspectos que nos permite la comparación entre hojas de un documento de Excel es la posibilidad de ver el registro de modificaciones y poder saber qué usuario es el responsable de los cambios para poder tener un mayor conocimiento de las variaciones entre ambos documentos.

Cómo comparar hojas

Hay varios métodos: podemos hacerlo desde el propio Excel con la técnica de «comparar en paralelo» o bien podemos recurrir a aplicaciones o herramientas de terceros que nos ayudarán con la labor. Nos centraremos primero en el propio Excel, que es donde podemos hacerlo sin necesidad de herramientas de terceros y de acuerdo a nuestros conocimientos. Una vez que aprendemos a manejar las hojas de datos y las funciones que proporciona Excel podemos hacer prácticamente lo que queramos con ellas, y comparar hojas es mucho más sencillo de lo que podríamos imaginar. Te contamos cómo hacerlo de diferentes formas.

A través del desplazamiento paralelo

En el momento de ver o comparar dos hojas de Excel, lo primero que hay que tener en cuenta es utilizar la herramienta de la aplicación de cálculo denominada “Comparar en paralelo con”. De esta manera el programa nos ayudará a encontrar datos o categorías similares entre dos hojas diferentes de Excel, pudiéndolas ver ambas a la vez a la par que la propia utilidad habilita de manera automática el desplazamiento en sincronía. Con lo cual, será muy fácil acceder a la información que reúnen las dos hojas al mismo tiempo.

A la hora de comenzar, desde luego, tenemos que percatarnos de tener instalado el programa Excel en nuestro ordenador, como es lógico. Una vez que tengamos Excel, seguimos los pasos que vamos a explicar a continuación:

  • Abrimos la aplicación
  • Busca el documento que quieras comparar
  • Vamos al apartado de “Archivo”, situado en la barra de herramientas de arriba a la izquierda
  • Haz clic en “Abrir” para localizar dicho archivo y seleccionarlo

Tras dejar abierto ese documento, hay que repetir exactamente la misma operación que acabamos de realizar con el objetivo de sacar a la luz la segunda hoja de Excel que buscamos comparar. Así podremos tener ambas hojas.

Cuando hemos visto que la segunda hoja se nos ha abierto, dejando justamente detrás la primera, no nos hemos de preocupar por ello. Lo que tenemos que hacer ahora es irnos a la pestaña en la que se lee “Vista”, para posteriormente ir al menú “Ventana” que está emplazado justamente debajo, tal y como aparece a continuación.

  • Busca el apartado de Ventana, en la parte superior del menú
  • Aquí, encontrarás la primera opción «Ver en paralelo»
  • Toca sobre ella

ver en paralelo Excel

  • Una vez hecho, toca en el siguiente icono «Desplazamiento sincrónico»

Así pues, ahora ya podremos desplazar el cursor del ratón y movernos entre la primera hoja de Excel y la segunda al mismo tiempo, de manera que nos sea más sencillo el comparar los datos que habitan en ambas.

Poner en común valores y sacar los datos iguales

A la hora de llevar a cabo una comparación de valores en Excel, tenemos que emplear los diversos operadores disponibles para comparar los mismos. A través de dichos operadores disfrutaremos de la capacidad de descubrir si un valor es mayor, menor, igual o distinto al valor diferente con el cual estamos realizando la comparación.

Cuando se emplean estos operadores percibiremos como respuesta un valor denominado como verdadero y otro llamado como falso, dependiendo de cómo hayamos hecho la evaluación de la expresión y la cual se produce de las siguientes maneras:

– = Igual a (A1=B1)

– > Mayor que (A1>B1)

– < Menor que (A1<B1) >= Mayor o igual que (A1>=B1)

– <=Menor o igual que (A1<=B1)

– <> Distinto de (A1<>B1)

En consecuencia, cuando estamos comparando dos hojas de Excel y queremos conocer si sus datos son iguales tenemos que utilizar la fórmula “igual a” (=). En la columna C hallaremos la expresión de la comparación entre los diversos valores que habitan en las columnas A y B.

Con una fórmula de comparación

Otra de las formas para comparar los datos de dos hojas de cálculo en Excel y detectar posibles diferencias y variaciones entre ambas es mediante una fórmula de comparación que recoge la información de ambas hojas en una misma hoja y calcula las diferencias entrelos mismos datos de ambas. El proceso sería el siguiente:

  • Abrimos el libro de Excel que contiene las dos hojas que vamos a comparar. Es condicion imprescindible que ambas hojas estén alojadas en el mismo libro.
  • Hacemos clic en el botón + del menú inferior para abrir una hoja nueva en blanco.
  • Hacemos clic en la celda A1 de esta nueva hoja en blanco.
  • Escribimos la siguiente fórmula de comparación: =SI(Hoja1!A1<> Hoja2!A1; «Hoja1:»&Hoja1!A1&» vs Hoja2:»&Hoja2!A1; «»)
  • Seleccionamos la celda y pulsamos con el ratón sobre el campo Rellenar, el punto que aparece en la esquina inferior derecha de la celda.
  • Arrastramos hasta abajo para cubrir el número de filas que componen las hojas de cálculo que queremos comparar, siempre adecuándonos al número máximo de filas que disponga la más grande de ellas.
  • Sin soltar, o si has soltado volviendo a pulsar sobre el campo rellenar, arrastraremos hacia la derecha para abarcar el número de columnas necesario que coincida con el mayor número de las mismas entre las dos hojas del libro.

comparar dos hojas de excel

Con este proceso será suficiente para poder comparar las diferencias de datos entre las celdas de una hoja y las de la otra. El resultado mostrará información en todas aquellas celdas donde se hayan encontrado diferencias. En este caso no se contabilizarán o calcularán las diferencias, no es un sumatorio, la fórmula simplemente mostrará los dos datos que cada hoja tiene en las celdas en los que aquellos no coincidan.

Con formato condicional

Con la opción Formato condicional presente en las hojas Excel podrás resaltar todas las celdas con valores diferentes en dos hojas de trabajo. Para ello tendrás que seleccionar la tabla completa en la hoja de trabajo en que se mostrarán diferentes celdas de valor. Después has de habilitar el Formato condicional, en la pantalla de Inicio dentro de la opción estilos, y aplicar nueva regla.

En esta nueva regla utilizarás una fórmula para determinar las celdas que formatear en Seleccione un tipo de regla. Ingresarás la fórmula en Dar formato a los valores. ¡Esta fórmula te valdrá = A1 <> Hoja1! A1. Da a Formato para elegir el color en que se resaltarán las diferencias y acepta. Las diferencias de una tabla con respecto a la otra se resaltarán de manera que puedas apreciar con mayor claridad las diferencias entre ambas hojas.

formato condicional excel

Comparar dos libros de Excel

Aunque la idea es comparar dos hojas de cálculo que están en el mismo libro, otra solución complementaria a las anteriores si estas no te convencen y no quieres recurrir a herramientas externas es poner una hoja de cálculo en cada libro y hacer dos libros diferentes con ellas. Ahora, solo te queda compararlos para ver las diferencias. Es una buena idea si quieres comparar dos hojas y no te supone una pega hacer este proceso.

Para ello, ahora irás a Inicio y comparar archivos. Darás al icono de carpeta azul que hay junto al cuadro Comparar para ir hasta la ubicación en que estaría el primer libro, correspondiente a la primera hoja. Después irás al icono de la carpeta verde al lado de Para e irás a la ubicación del otro libro creado. Solo tienes que dar a Aceptar. Si quieres que tengan el mismo nombre, podrás compararlos igualmente siempre que estén en diferente carpeta.

En el panel izquierdo podrás indicar las opciones que quieres ver en los resultados de esta comparación como Formato de celda, fórmulas, macros o darle a todo. Da a aceptar y se realizará la comparación. Los cambios se resaltarán por color en función de cuál sea este. Ya solo te queda interpretar los resultados y ver las diferencias. Si esta solución no te convence, seguro que alguna de las siguientes herramientas lo hace.

comparar hojas de calculo excel

Herramientas para comparar hojas de Excel

Acabamos de ver cómo comparar dos hojas de cálculo a través de la funcionalidad que dispone Excel para ello. Sin embargo, existen algunas valiosas utilidades de terceros que nos pueden también echar una mano con esta tarea, que son las siguientes:

Synkronizer Excel Compare

Synkronizer Excel Compare reúne numerosas virtudes, como por ejemplo el comparar, actualizar y combinar tablas de Excel, además de bases de datos completas, en cuestión de pocos segundos. Aparte, esta herramienta goza de una precisión y un rendimiento incomparables que son producto de haber escuchado las necesidades de sus clientes durante un largo periodo de tiempo.

La particularidad que posee Synkronizer Excel Compare se centra en que los resultados de la comparación se pueden apreciar en un informe donde vienen desgranados el número de columnas, filas, celdas y valores que cambian entre las distintas versiones de un archivo. La app cuenta con muchas opciones de configuración para que podamos automatizar varios procesos, por lo que tiene para hacer prácticamente de todo.

El único «pero» que le podemos poner a este programa es que es de pago, y una licencia profesional cuesta 89 euros, aunque pagando esto tendrías el programa para siempre. Es cierto que podemos valernos de una prueba gratuita para salir del paso, pero es algo a tener en cuenta.

Ultimate Suite

Ultimate Suite es una colección de más de 60 aplicaciones inteligentes para Excel que ofrecen una manera increíblemente simple de encarar los numerosos desafíos que se hallan en una hoja de cálculo. Por supuesto, también dispone de la habilidad de ver y comparar entre dos hojas de Excel, realizando dicha labor de manera magnífica e inigualable a través de un poderoso asistente de configuración.

A diferencia de Synkronizer Excel Compare, los resultados de la comparación se muestran de una manera completamente visual e intuitiva, ya que las celdas que se han modificado se muestran en color verde. En lo que respecta a las filas, las que se han eliminado en la hoja original están sombreadas con el color azul, mientras que las que se han añadido en la segunda hoja tienen el color rojo.

Esta solución es posiblemente una de las más completas que nos vamos a encontrar por todo Internet, pero como la anterior también estamos ante un programa que es de pago. Este, a diferencia de Synkronizer Excel Compare, no cuenta con una versión de prueba gratuita por lo que nos tocará pasar por caja directamente. Normalmente, tiene un precio de 99 dólares, pero de cuando en cuando rebaja su precio hasta los 69 dólares.

Spreadsheet Compare

Esta herramienta de comparación de hojas de cálculo es un complemento de Microsoft Excel, escrito en VBA, para comparar celda por celda hojas de trabajo dentro del mismo libro de trabajo o de uno diferente. Para ello se necesita Excel 2000 o posterior. Solo hay que ver su interfaz para darse cuenta de que es una solución mucho más sencilla que las dos que hemos podido ver arriba, pero a cambio nos ofrece una gran ventaja: es totalmente gratuita. Se trata de un programa de código abierto, por lo que todo el mundo tiene acceso a él para usarlo o desarrollar sobre él.

Con él puedes comparar dos celdas, crear un libro de trabajo de diferencias combinadas, comparar hojas de trabajo singulares o libro completo, copias las diferencias de una hoja a otra en la comparación y mucho más. Puedes obtenerlo en Sourgeforce.

compare excel

Usarlo es mucho más sencillo de lo que imaginas una vez instalado. Tendrás que dar al menú Add-ins y te aparecerán 3 opciones, que son comparación completa, rápida o de rango. Si le das a la completa verás una nueva ventana con los archivos en dos campos. Podrás personalizar cómo quieres hacer la comparación y dónde empieza, entre otros aspectos. Después elegirás las hojas a comparar y darás a añadir para moverlas al panel a la derecha. Así con cada hoja. Seguirás los pasos configurándolo de acuerdo a tus necesidades y según avance en la página hasta hacer la comparación. Mostrará además de cada hoja actualizada una nueva con un informe.

Free Online Excel Comparison de Aspose

Puedes utilizar la herramienta de comparación gratis de Excel online de Aspose por medio de la cual podrás comparar dos hojas de cálculo fácilmente y resaltar las diferencias online. Para ello, solo tienes que subir o soltar tus archivos, buscarlos en Dropbox o introducir la URL, el método que te sea más cómodo. Cargarás los dos archivos para que puedas compararlos por separado con esta práctica herramienta online. Una vez que lo has hecho, si las hojas se encuentran en el mismo libro puedes agilizarlo poniendo una en cada archivo, le das a comparar.

Es una herramienta en la que puedes comparar más archivos, como los de formato XLS, XLSX, XLSM, XLSB, ODS, CSV, TSV, HTML, MHT, MHTML y más. Para tu mayor tranquilidad, los archivos se eliminarán de los servidores pasadas 24 horas. De esta forma, los enlaces de descarga no funcionarán tras ese período, por lo que si lo necesitas en otro momento tendrás que volver a hacer el mismo proceso.

comparacion excel aspose

Funciona desde Windows, Mac, Android y dispositivos iOS sin que tengas que instalar nada. Además, te ofrece una buena calidad de comparación, ya que los archivos son procesados con las API de Aspose. Si no quieres complicarte con los trucos para hacerlo desde el propio programa de Microsoft, esta es otra opción a tener en cuenta. Si te aparece la web en otro idioma, desde la parte superior de la página podrás cambiarlo al español.

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