Cómo solucionar los problemas al actualizar vínculos en Excel

Los vínculos o referencias externas de Excel, y en general de la suite ofimática Office, son un elemento tremendamente interesante que nos permite recuperar información de otro documento. De esta forma, si cambiamos el documento original, se deberían cambiar todos los que estén vinculados. Sin embargo, es bastante común que nos encontremos con errores y problemas, siendo uno de los más destacados el de “No podemos actualizar algunos de los vínculos de su libro ahora mismo”.

Cuando abrimos un libro que contiene vínculos a celdas de otros libros, puede aparecer un mensaje similar al siguiente: Este libro contiene vínculos a otros orígenes de datos. Si actualiza los vínculos, se intentará recuperar los últimos datos. Si no los actualiza, se utilizará la información anterior. Puede hacer clic en Actualizar o en No actualizar.

¿Qué es un vínculo?

Un vínculo es un formula que creamos en Excel que hace referencia a otro archivo. En ese momento el propio programa enlaza directamente a ese mismo archivo, haciendo uso de la función BuscarV, que apunta al archivo en busca de datos para poder devolver un valor en concreto.

Utilizar este tipo de vínculos es algo que es recomendable, ya que tenemos ventajas como la de que todos los valores se cambien de manera automática si modificamos el valor del archivo al que hagan referencia varios de estos vínculos. De esa manera cuando dicho valor ya no es el mismo, todo lo que tenemos en un Excel con vinculo, va a cambiar y no tenemos que se nosotros los que vayamos uno a uno. Este ejemplo puede servir, por ejemplo, para un Excel donde sea primordial el valor que tiene una moneda en un país, en cuanto el valor cambie, simplemente lo ponemos y todo lo demás ya se calculará con dicho valor.

Buscar vínculos

Puede ser necesario en un momento dado buscar ciertos vínculos para poder borrarlos si nos están dado error. Puede parecer u método algo radical, pero si que es cierto que no tiene por qué ser así, ya que dicho error puede estar provocado por que algo tengamos mal y de esta manera poder solucionarlo. -Cuando aparece el mensaje error de referencias externas, el sistema de buscarlas y cambiar aquello que esté mal puede ser la mejor solución. Si el error es de otro tipo, más adelante te explicamos que puede hacer, pero por ahora vamos a buscar dichos vínculos.

Las celdas que tienen vínculos externos tienen en su interior la ubicación de otro archivo Excel, por lo tanto, siempre tendrán la misma extensión, pudiendo ser: xlsx, xlsm, xlsb y todos los que hacen referencia a Excel. Ahora vamos a ver cómo podemos buscarlos para solucionar el problema que tengamos con ellos y que así no vuelva a aparecer

  • Lo primero que tenemos que hacer es ir a la pestaña Inicio y luego entrar en la opción Buscar y seleccionar.
  • En ese preciso momento debemos ir a Buscar.
  • Ahora en la ventana que aparece, que es de reducido tamaño tendremos que añadir en el cuadro que hay para búsqueda lo siguiente: xl*
  • Una vez que lo hemos hecho debemos hacer clic en el botón Buscar todos y de esa manera podremos encontrar todas las celdas que tiene que ver con los vínculos externos. En ese momento es cuando debemos decidir cuales queremos modificar y cuáles no dependiendo de cómo se comporte y de que error sea el concreto que nos está dando para poder solucionarlo.

Quitar el mensaje de Excel

De forma predeterminada, Excel muestra el mensaje, pero estos es algo que podemos cambiar de forma sencilla. Para eliminar el mensaje y actualizar automáticamente los vínculos al abrir un libro en Excel, debemos seguir estos pasos:

  1. Seleccionar Archivo > Opciones > Avanzadas.
  2. En General, hacer clic para desactivar la casilla Consultar al actualizar vínculos automáticos.

excel

En caso de que vayamos a compartir ese documento con otras personas que no tendrán acceso a los orígenes de los vínculos actualizados, podemos desactivar la actualización y el mensaje de actualización. Para ello:

  1. En Excel, seleccionar Editar vínculos en el grupo Consultas y conexiones de la pestaña Datos.
  2. Hacer clic en Pregunta inicial.
  3. Hacer clic en la opción No mostrar la alerta ni actualizar los vínculos automáticos.

Además, tenemos otras dos opciones que son “Permitir que los usuarios elijan Mostrar la alerta o no” o “No mostrar los vínculos de alertas y actualizaciones”. Que no aparezca el mensaje, no quiere decir, nada, simplemente que no «nos molestará» cada vez que accedemos. Si queremos más control, tenemos el siguiente apartado.

Controlar cuando se actualizan las referencias o vínculos

Al crear referencias externas a otros libros (también llamados vínculos) podemos controlar si se actualizan y cuándo lo hacen. Debemos tener claro los conceptos de libro de destino, el que contiene la referencia externa (vínculo) y origen, que contiene la celda o el rango vinculado y el valor real que se devuelve al libro de destino. Estos dos libros deberían estar en el mismo ordenador, o al menos ser accesibles en el momento de apertura.

Cuando los libros de origen y destino se abren en el mismo equipo, los vínculos se actualizan automáticamente. En caso de no tener abierto el de origen, la barra de confianza nos preguntará si queremos actualizar los datos. Para actualizar los vínculos, en la barra de confianza, haremos clic en Actualizar. Cerraremos la barra de confianza si no deseamos actualizar los vínculos (en este caso, pulsando sobre la X en la parte derecha).

excel

Podemos actualizar de forma manual sólo algunos de los vínculos a otros libros. Para ello iremos a Datos > consultas y conexiones > Editar Vínculos. Ahí, en la lista de origen, haremos clic sobre el objeto vinculado que deseamos actualizar. Finalmente, pulsaremos sobre “Actualizar valores”.

No podemos actualizar algunos de los vínculos de su libro ahora mismo

Este es el error más común de todos y son muchos los usuarios que buscan qué hacer ante el problema “No podemos actualizar algunos de los vínculos de su libro ahora mismo”. La respuesta rápida pasa por editar los vínculos para eliminar las referencias externas que están fallando.

Los pasos que debemos seguir son sencillos, utilizando para ello la herramienta Modificar vínculos que hemos visto en la sección anterior. Ahí, en lugar de seleccionar el objeto vinculado que deseamos actualizar y pulsar en “Actualizar valores”, haremos lo mismo, pero pincharemos sobre “Romper vínculo”.

excel

Es importante que nos aseguremos de que queremos hacer esto. Otra alternativa pasaría por intentar recuperar en su ubicación original el fichero de origen con los datos vinculados. Esto haría desaparecer el error. También podemos actualizar el origen de los datos para que ahora «los recoja» desde otro documento.

Desactivar DDE o Intercambio dinámico de datos

DDE o Dynamic Data Exchange (Intercambio dinámico de datos) es un protocolo diseñado para dotar a las aplicaciones de Office de la capacidad de poder intercambiar datos entre ellas. De esta forma es posible, por ejemplo, actualizar una tabla de un documento Word con datos de una hoja de Excel. Hace un tiempo apareció una vulnerabilidad preocupante que no requiere el uso de macros, por lo que los usuarios no sospechan de nada.

Sin embargo, cuando se ejecuta un documento de estas características Office muestra una ventana de advertencia en la que indica que el documento que vamos a abrir contiene enlaces que pueden referirse a otros archivos y pregunta a los usuarios si desea actualizar este documento con los datos de los archivos vinculados.

vulnerabilidad Office

A pesar de que todo parece que lo único que se va a hacer es facilitar el uso de DDE para que se muestren los datos de otro archivo en el que vamos a abrir, esta vulnerabilidad permite los atacantes nos cuelen sus amenazas o podamos ser infectados al indicar que aceptamos los enlaces a otros archivos y actualizar el documento con los archivos vinculados. Una vulnerabilidad que afecta a las principales herramientas de Microsoft Office como Word, Excel, OneNote, etc.

Para evitar este riesgo podemos desactivar DDE, sobre todo si es una característica que no usamos. Si usamos Word o Excel 2016, entonces podemos ir a Archivo > Opciones > Avanzadas y dentro de la sección General, desmarcar la opción Actualizar vínculos automáticos al abrir en Word y macar la opción Omitir otras aplicaciones que usen Intercambio dinámico de datos (DDE) en Excel.

Desactivarlo en el registro

Modificando o creando nuevas entradas en el registro de Windows podemos bloquear la actualización de vínculos:

Word 2016

Path: HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice16.0WordOptions

Value: DontUpdateLinks

Dword: 00000001

HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice16.0WordOptionsWordMail

Value: DontUpdateLinks

Dword: 00000001

Word 2013

Path: HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice15.0WordOptions

Value: DontUpdateLinks

Dword: 00000001

HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice15.0WordOptionsWordMail

Value: DontUpdateLinks

Dword: 00000001

Word 2010

Path: HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice14.0WordOptions

Value: DontUpdateLinks

Dword: 00000001

HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice15.0WordOptionsWordMail

Value: DontUpdateLinks

Dword: 00000001

Excel 2016

Path: HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice16.0ExcelOptions

Value: DontUpdateLinks

Dword: 00000001

Path: HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice16.0ExcelOptions

Value: DDEAllowed

Dword: 00000000

Path: HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice16.0ExcelOptions

Value: DDECleaned

Dword: 00000001

Excel 2013

Path: HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice15.0ExcelOptions

Value: DontUpdateLinks

Dword: 00000001

Path: HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice15.0ExcelOptions

Value: DDEAllowed

Dword: 00000000

Path: HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice15.0ExcelOptions

Value: DDECleaned

Dword: 00000001

Excel 2010

Path: HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice14.0ExcelOptions

Value: DontUpdateLinks

Dword: 00000001

Path: HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice14.0ExcelOptions

Value: DDEAllowed

Dword: 00000000

Path: HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice14.0ExcelOptions

Value: DDECleaned

Dword: 00000001

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