Qué es una factura electrónica, formatos válidos y cómo hacerla

Qué es una factura electrónica, formatos válidos y cómo hacerla

Roberto Adeva

Con el paso del tiempo hemos visto cómo muchos de los trámites o documentos que eran necesarios tratar de forma física, ahora se han automatizado y se pueden realizar de manera electrónica o a través de Internet. En este sentido, en la era tecnológica en la que vivimos, cada vez más empresas y autónomos hacen uso de las facturas electrónicas, de esta manera, no tienen que andar enviando o archivando cajas y cajas de facturas en papel. Pero, ¿qué es en realidad una factura electrónica?

Qué es una factura electrónica

Básicamente, una factura electrónica es una factura como tal, es decir, tiene los mismos efectos legales que la factura en papel, pero se emite y envía en formato electrónico. Esto implica que la expedición de una factura en formato electrónico esté condicionada a que tanto el emisor como el receptor admitan este formato, ya que está reguladas y deben cumplir unos estándares.

Concretamente, las facturas en general, y en particular las facturas electrónicas, están reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, donde se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación y donde se establecen las normas que deben cumplir tanto las facturas en papel como las facturas electrónicas.

Ahí es donde se regulan ciertos aspectos como la obligación de expedir factura, tipos de facturas, contenido de la factura, expedición por terceros, plazos, especificaciones de la factura electrónica, requisitos, regímenes especiales, conservación, facturas rectificativas, duplicados, recapitulativas, etc.

factura electrónica

Tipos de factura electrónica

Podemos distinguir dos tipos de factura electrónica, la factura con formato estructurado y con formato no estructurado. Las facturas electrónicas con formato no estructurado son aquellas que guardamos en formato digital, es decir, facturas escaneadas o guardadas como imágenes o en formato PDF.

El procesamiento de estas facturas requiere que se haga de forma manual, es decir, que se tengan que meter a mano en los sistemas informáticos, siendo esto un proceso mucho más costoso, ya que no suele estar automatizado. Sin embargo, ocurre todo lo contrario con las facturas en formato estructurado, ya que éstas pueden ser generadas automáticamente por los sistemas de facturación del emisor y se recibidas y tramitadas de igual forma por el receptor.

Por lo tanto, las facturas electrónicas con formato estructurado se pueden generar automáticamente y que el receptor las reciba y tramita de igual manera sin tener que andar haciéndolo de forma manual. Algunos de los formatos más utilizados para las facturas electrónicas en formato estructurado son XML, UBL, Facturae, EDIFACT, etc.

Por lo tanto, es importante diferenciar entre factura electrónica en formato no estructurado y factura electrónica con formato estructurado, y es que este último tipo ofrece una serie de ventajas con respecto a las facturas con formato no estructurado, reducen tiempo de tramitación y los errores humanos, facilita un acceso más rápido y sencillo frente a las facturas almacenadas y guardadas en formato papel, elimina costes de impresión y envíos, reduce el espacio de almacenamiento por completo.

Si eres autónomo o tienes una empresa y facturas a alguna Administración Pública, seguro que ya sabes que, desde el pasado mes de abril, las empresas europeas que facturen a las Administraciones Públicas deberán utilizar el nuevo estándar europeo de factura electrónica, UBL (EN 16931).

Con esta medida, la Unión Europea quiere impulsar un formato único de factura electrónica que simplifique y agilice la relación comercial entre las empresas europeas y extracomunitarias y de esta manera, poner fin a la multiplicidad de formatos que se utilizan actualmente.

Formato válido de factura electrónica

Tal y como cuentan en la web de la Agencia Tributaria, al hablar de formato se puede hacer referencia a diversos aspectos.

En primer lugar, está la estructura del fichero que soporta el contenido legal de la factura, para la que como decimos, no existe un formato único. Hay varios compatibles y sirven tanto para España como para fuera de ella y son los siguientes:

  • XML
  • PDF
  • HTML
  • DOC
  • XLS
  • JPEG
  • TXT

Desde la Agencia Tributaria utilizan el formato XML, con la peculiaridad de que su estructura se conoce como «Facturae» (anteriormente conocida como formato AEAT-CCI). Lógicamente, para cualquier extensión que utilicemos, tendremos que utilizar un programa compatible para poder abrir el archivo. Los archivos XML están codificados en texto plano, así que puedes abrirlos con cualquier editor de texto.

Teniendo en cuenta que el formato Facturae es el más extendido, es la forma ideal de cumplir con el estándar para poder enviar a las Administraciones Públicas europeas. En este caso, resulta más que recomendable tener instalado en nuestro escritorio la última versión de Facturae.

Tipos de firmas para factura electrónica

En lo referente a la firma electrónica también podemos utilizar diversos tipos de formato, ya que al igual que con los formatos de factura, no hay tan solo uno válido o estándar. Entre algunas de las opciones aceptadas están los siguientes formatos:

  • PKCS7
  • XadES
  • PDF

Una vez más, desde Agencia Tributaria utilizan formato XML por el estándar XadES. Por eso, tanto el contenido como como la firma vienen en un único fichero que tiene extensión .fir. Este tipo de documentos puede abrirse con programas como Notepad++.

Conociendo todos estos aspectos, no se os debería plantear ningún problema a la hora de presentar facturas electrónicas válidas tanto en España como fuera de nuestras fronteras.

Cómo hacer una factura electrónica válida en toda Europa

Teniendo en cuenta que el formato Facturae es el más extendido, vamos a describir un ejemplo del formato de factura que deberíamos crear para cumplir con el estándar para poder enviar a las Administraciones Públicas europeas teniendo en cuenta la versión 3.0 de Facturae.

En primero lugar debemos saber que la factura en este formato debe estar compuesta por hasta seis bloques de información, Cabecera, Emisor, Receptor, Factura, Extensiones y Firma electrónica, siendo únicamente los cuatro primeros obligatorios.

El bloque de cabecera es un bloque obligatorio y único compuesto por la siguiente información: (los datos en rojo son obligatorios)

Otro bloque obligatorio en una factura electrónica es el del Emisor, donde vamos a incluir nuestros datos de identificación fiscal, razón social, datos del domicilio, etc.
factura electrónica

El siguiente bloque, también obligatorio, es el del Receptor. Que será donde indiquemos los datos de la empresa, persona o Administración Pública a quien va dirigida la factura. Nuevamente aquí se tienen que indicar los datos fiscales del receptor de la misma.

factura electrónica

El bloque Factura es también un bloque único y obligatorio que a su vez recoge otras agrupaciones de datos: Cabecera de factura, datos de factura, impuestos repercutidos, totales de factura y líneas de detalle de manera obligatoria, pudiendo incluir también impuestos retenidos, datos de pago, literales legales y datos adicionales.

La Cabecera de factura contendrá los datos únicos por factura, es decir, número de factura, tipo de documento y clase de factura, pudiéndose añadir también el número de serie o la indicación de que sea una factura rectificativa.

En los Datos de factura se deben incluir obligatoriamente la fecha de expedición de la factura, la moneda, moneda impuesto y lengua, mientras que de forma opcional también se puede incluir en este bloque la fecha de operación, lugar de expedición, periodo de facturación y tipo de cambio.

En el bloque Impuestos repercutidos se incluirán la agrupación de datos por cada clase de impuesto y porcentaje contemplado en la factura tal y como se muestra en la siguiente imagen:

El siguiente bloque obligatorio es el de Totales de factura, el cual agrupa datos como el importe total bruto, total importe, total impuestos repercutidos, total impuestos retenidos, total factura, total a pagar y total a ejecutar de carácter obligatorio.

factura electrónica

El último bloque obligatorio de la factura electrónica en formato Facturae es las líneas de detalle de la factura, que no es otra cosa que la agrupación de datos por cada concepto facturado.

De manera opcional se podrían incluir también los bloques de Extensiones y Firma electrónica en la factura electrónica.

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