Con el paso del tiempo hemos visto cómo muchos de los trámites o documentos que eran necesarios tratar de forma física, ahora se han automatizado y se pueden realizar de manera electrónica o a través de Internet. En este sentido, en la era tecnológica en la que vivimos, cada vez más empresas y autónomos hacen uso de las facturas electrónicas, de esta manera, no tienen que andar enviando o archivando cajas y cajas de facturas en papel. Pero, ¿qué es en realidad una factura electrónica?
Qué es una factura electrónica
Básicamente, una factura electrónica es una factura como tal, es decir, tiene los mismos efectos legales que la factura en papel, pero se emite y envía en formato electrónico. Esto implica que la expedición de una factura en formato electrónico esté condicionada a que tanto el emisor como el receptor admitan este formato, ya que está reguladas y deben cumplir unos estándares.
Concretamente, las facturas en general, y en particular las facturas electrónicas, están reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, donde se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación y donde se establecen las normas que deben cumplir tanto las facturas en papel como las facturas electrónicas.
Ahí es donde se regulan ciertos aspectos como la obligación de expedir factura, tipos de facturas, contenido de la factura, expedición por terceros, plazos, especificaciones de la factura electrónica, requisitos, regímenes especiales, conservación, facturas rectificativas, duplicados, recapitulativas, etc.
Ventajas
Hay varias razones por las que es conveniente empezar en la facturación electrónica. No solamente nos evita tener cientos de papeles, sino que tiene otros muchos beneficios.
- Es más conveniente y mejora la productividad. Las empresas pueden evitar muchas horas de procesamiento manual, utilizando plantillas para generar rápidamente la factura para enviarla de forma electrónica y segura, donde sea que estén. De esta forma solo tendremos que imprimirla cuando realmente nos haga falta.
- Procesamiento de facturas automatizado y sin contacto. Las empresas más grandes que envían regularmente facturas pueden beneficiarse de la funcionalidad de automatización de la facturación electrónica, dejando más tiempo para el departamento de cuentas por pagar.
- Pagos anticipados. Se puede minimizar el riesgo de pagos atrasados con facturas en papel y mejorar el flujo de efectivo con pagos más rápidos y optimizados actualizados en tiempo real. Así, el comercial de una empresa no tendrá que llevar físicamente la factura al cliente.
- Menos errores. El ajuste manual de errores en las facturas en papel cuesta tiempo y dinero. Con un software de facturación, podemos reducir el riesgo de error humano y realizar cambios al instante, todo reflejado instantáneamente en el portal de facturación, es decir, la única fuente de información.
Tipos de factura electrónica
Podemos distinguir dos tipos de factura electrónica, la factura con formato estructurado y con formato no estructurado. Las facturas electrónicas con formato no estructurado son aquellas que guardamos en formato digital, es decir, facturas escaneadas o guardadas como imágenes o en formato PDF.
El procesamiento de estas facturas requiere que se haga de forma manual, es decir, que se tengan que meter a mano en los sistemas informáticos, siendo esto un proceso mucho más costoso, ya que no suele estar automatizado. Sin embargo, ocurre todo lo contrario con las facturas en formato estructurado, ya que éstas pueden ser generadas automáticamente por los sistemas de facturación del emisor y se recibidas y tramitadas de igual forma por el receptor.
Por lo tanto, las facturas electrónicas con formato estructurado se pueden generar automáticamente y que el receptor las reciba y tramita de igual manera sin tener que andar haciéndolo de forma manual. Algunos de los formatos más utilizados para las facturas electrónicas en formato estructurado son XML, UBL, Facturae, EDIFACT, etc.
Por lo tanto, es importante diferenciar entre factura electrónica en formato no estructurado y factura electrónica con formato estructurado, y es que este último tipo ofrece una serie de ventajas con respecto a las facturas con formato no estructurado, reducen tiempo de tramitación y los errores humanos, facilita un acceso más rápido y sencillo frente a las facturas almacenadas y guardadas en formato papel, elimina costes de impresión y envíos, reduce el espacio de almacenamiento por completo.
Si eres autónomo o tienes una empresa y facturas a alguna Administración Pública, seguro que ya sabes que, desde el pasado mes de abril, las empresas europeas que facturen a las Administraciones Públicas deberán utilizar el nuevo estándar europeo de factura electrónica, UBL (EN 16931).
Con esta medida, la Unión Europea quiere impulsar un formato único de factura electrónica que simplifique y agilice la relación comercial entre las empresas europeas y extracomunitarias y de esta manera, poner fin a la multiplicidad de formatos que se utilizan actualmente.
Formato válido de factura electrónica
Tal y como cuentan en la web de la Agencia Tributaria, al hablar de formato se puede hacer referencia a diversos aspectos. En primer lugar, está la estructura del fichero que soporta el contenido legal de la factura, para la que como decimos, no existe un formato único. Hay varios compatibles y sirven tanto para España como para fuera de ella y son los siguientes:
- XML
- HTML
- DOC
- XLS
- JPEG
- TXT
Desde la Agencia Tributaria utilizan el formato XML, con la peculiaridad de que su estructura se conoce como «Facturae» (anteriormente conocida como formato AEAT-CCI). Lógicamente, para cualquier extensión que utilicemos, tendremos que utilizar un programa compatible para poder abrir el archivo. Los archivos XML están codificados en texto plano, así que puedes abrirlos con cualquier editor de texto.
Teniendo en cuenta que el formato Facturae es el más extendido, es la forma ideal de cumplir con el estándar para poder enviar a las Administraciones Públicas europeas. En este caso, resulta más que recomendable tener instalado en nuestro escritorio la última versión de Facturae.
Tipos de firmas para factura electrónica
En lo referente a la firma electrónica también podemos utilizar diversos tipos de formato, ya que al igual que con los formatos de factura, no hay tan solo uno válido o estándar. Entre algunas de las opciones aceptadas están los siguientes formatos:
- PKCS7
- XadES
Una vez más, desde Agencia Tributaria utilizan formato XML por el estándar XadES. Por eso, tanto el contenido como como la firma vienen en un único fichero que tiene extensión .fir. Este tipo de documentos puede abrirse con programas como Notepad++ desde aquí. Conociendo todos estos aspectos, no se os debería plantear ningún problema a la hora de presentar facturas electrónicas válidas tanto en España como fuera de nuestras fronteras.
Cómo hacer una factura electrónica válida en Europa
Teniendo en cuenta que el formato Facturae es el más extendido, vamos a describir un ejemplo del formato de factura que deberíamos crear para cumplir con el estándar para poder enviar a las Administraciones Públicas europeas teniendo en cuenta el uso de Facturae. En primero lugar debemos saber que la factura en este formato debe estar compuesta por hasta seis bloques de información, Cabecera, Emisor, Receptor, Factura, Extensiones y Firma electrónica, siendo únicamente los cuatro primeros obligatorios.
El bloque de cabecera es un bloque obligatorio y único compuesto por la siguiente información: (los datos en rojo son obligatorios)
Otro bloque obligatorio en una factura electrónica es el del Emisor, donde vamos a incluir nuestros datos de identificación fiscal, razón social, datos del domicilio, etc.
El siguiente bloque, también obligatorio, es el del Receptor. Que será donde indiquemos los datos de la empresa, persona o Administración Pública a quien va dirigida la factura. Nuevamente aquí se tienen que indicar los datos fiscales del receptor de la misma.
El bloque Factura es también un bloque único y obligatorio que a su vez recoge otras agrupaciones de datos: Cabecera de factura, datos de factura, impuestos repercutidos, totales de factura y líneas de detalle de manera obligatoria, pudiendo incluir también impuestos retenidos, datos de pago, literales legales y datos adicionales.
La Cabecera de factura contendrá los datos únicos por factura, es decir, número de factura, tipo de documento y clase de factura, pudiéndose añadir también el número de serie o la indicación de que sea una factura rectificativa.
En los Datos de factura se deben incluir obligatoriamente la fecha de expedición de la factura, la moneda, moneda impuesto y lengua, mientras que de forma opcional también se puede incluir en este bloque la fecha de operación, lugar de expedición, periodo de facturación y tipo de cambio.
En el bloque Impuestos repercutidos se incluirán la agrupación de datos por cada clase de impuesto y porcentaje contemplado en la factura tal y como se muestra en la siguiente imagen:
El siguiente bloque obligatorio es el de Totales de factura, el cual agrupa datos como el importe total bruto, total importe, total impuestos repercutidos, total impuestos retenidos, total factura, total a pagar y total a ejecutar de carácter obligatorio.
El último bloque obligatorio de la factura electrónica en formato Facturae es las líneas de detalle de la factura, que no es otra cosa que la agrupación de datos por cada concepto facturado.
De manera opcional se podrían incluir también los bloques de Extensiones y Firma electrónica en la factura electrónica.
Hacer factura electrónica para Administraciones Públicas
Es importante que sepas que, desde el ya lejano año 2015, las facturas que se emiten para Administraciones Públicas es obligatorio que sean electrónicas. Debido a ello, tienes que saber cómo elaborarla, puesto que hay una serie de indicaciones que proporciona la Agencia Tributaria para que no cometas ningún error y que así la factura llegue a ser abonada con éxito.
Para comenzar, las facturas que elabores para Administraciones Públicas pueden estar creadas de dos formas. Por un lado, por tu propia cuenta con el uso de un software que esté especializado. Y, por otro, solicitando que un prestador de servicios haga la factura en tu nombre. Esto último te resultará útil en casos en que prefieras, por ejemplo, dejar que una gestoría se ocupe de todo el papeleo por ti. Si quieres simplificar, tal y como recomienda la Agencia Tributaria, lo mejor es utilizar el programa Facturae que puedes conseguir gratis y del que ya te hemos hablado en este artículo.
Una vez dicho esto, lo siguiente es asegurarte de que la factura electrónica cumple los requisitos, tres para ser más exactos. El primero es que hayan sido elaboradas con lenguaje informático Facturae 3.2, 3.2.1 o una versión posterior. A eso tienes que sumar que la factura esté firmada de manera electrónica y, por último, que el archivo indique quién es el destinatario de la misma.
En este último caso, el destinatario tiene que estar reflejado con tres campos: órgano gestor, oficina contable y unidad tramitadora. Si no conoces estos datos no te preocupes, ya que solo tendrás que hablar con la Administración Pública en cuestión y te proporcionarán la información con facilidad.
Cuando ya tengas la factura lista será el momento de proceder a su envío. ¿Cómo hacerlo? Tienes dos maneras distintas. La más sencilla es a través del portal FACe, el cual actúa como punto de entrada general de todas las facturas que tengas que enviar en este tipo de contexto. Para entrar al portal entra en este enlace y comprueba las distintas opciones que te ofrece. La segunda de las posibilidades de envío es si el programa que estás usando para la elaboración de la factura tiene una conexión directa con el envío de las mismas. Esto es algo de lo que te puedes beneficiar si usas Facturae, siendo otro motivo de peso para optar por esta herramienta.