El uso de Gmail puede ser más sensible de lo que puedas imaginar e incluso, si no tienes cuidado, podrías llegar a perder tu trabajo. Hay una serie de errores que los profesionales recomiendan evitar a toda costa si no quieres encontrarte ante una posible situación complicada en lo relacionado con tu empleo.
Perder el trabajo por cometer un error usando Gmail tiene que ser dramático. No nos lo podemos ni siquiera imaginar. Pero es cierto que, escuchando las recomendaciones de los especialistas, se nos ha encendido alguna que otra bombilla sobre cómo deberíamos actuar.
Usar el botón de Responder a todos
Hay casos concretos en los que tu jefe o algún superior te pedirá que, de manera obligatoria, utilices el botón de Responder a todos. Pero tienes que saber que no se trata del estándar. Al hacerlo, estás enviando tu respuesta a un correo inicial de manera masiva, por lo que la recibirán todas las personas que estuvieran dentro de la misma cadena. Además, si estás utilizando un correo de tu empresa, esta acción podría suponer un aumento importante en el tráfico del servidor que, quién sabe, podría llegar a producir problemas. En general, es preferible que respondas de manera independiente a la persona que mandó el mensaje. Salvo, por supuesto, que se te haya indicado lo contrario con anterioridad.
Esto es aplicable no solo a los mensajes que circulen internamente en tu propia empresa, sino también a aquellos que te hayan llegado de contactos externos. Por ejemplo, hay un caso muy común en el que alguien se olvida de ocultar las direcciones de envío y las deja públicas en el envío de una comunicación o una nota de prensa. Si respondiésemos a todos no solo estaríamos dando fe del error, sino que lo estaríamos complicando debido al rechazo que podría despertar la situación entre otras personas.
Enviar archivos privados sin encriptar
Es obvio que no todos los documentos que mandes desde tu Gmail tienen que estar encriptados como medida de seguridad, pero sí hay algunos que resulta fundamental proteger. Es posible que se trate, por ejemplo, de documentos muy privados de tu empresa, algún tipo de proyecto o archivo confidencial que pueda estar ocultando información privilegiada. En ese tipo de caso, hacer un encriptado, aunque sea mínimo, resulta imprescindible.
Lo cierto es que es muy posible que tu propia empresa ya te haya instruido sobre lo que tienes que hacer para encriptar los archivos privados que vayas a mandar por email en Gmail. En ese caso, simplemente tienes que seguir las instrucciones para que, al final, no te encuentres con ningún tipo de problema.
Ignorar los avisos legales en los correos
Muchos de los correos que recibes posiblemente tengan una nota al pie de los mensajes donde se pueden indicar todo tipo de cosas. De todas formas, lo más habitual es que se mencione que la información comunicada en los mensajes es confidencial y que no se puede hablar de ello fuera de la comunicación en sí misma. A esto hay personas que no le dan demasiada importancia o que se lo toman a la ligera, pero puede llegar el día en el que, por no haber seguido las indicaciones, te encuentres con problemas.
Por lo tanto, si en un correo en Gmail te encuentras una nota que indique que lo mencionado en el mensaje es privado y que no se puede hablar de ello fuera del entorno de tu empresa, será mejor seguir estas indicaciones. Al final, seguro que no te resulta tan necesario hablar de ello y, siguiendo las indicaciones, te librarás de muchos dolores de cabeza.
Utilizar tu correo para temas personales
Si estás usando un Gmail que se encuentre supervisado por tu empresa o que esté vinculado a una dirección corporativa, tendrás que recordar que el objetivo de su uso es puramente laboral. Hay quienes se olvidan de ello y lo acaban utilizando para fines personales que pueden provocar un problema en el flujo de trabajo o en la propia seguridad del correo electrónico. Debido a esto y, sobre todo, por la facilidad que existe para conseguir otras cuentas de email de Gmail, es imprescindible utilizar las cuentas de trabajo solo en el entorno profesional.
Recuerda que, hoy día, el sistema que ofrece Gmail permite tener varias cuentas identificadas al mismo tiempo y cambiar entre ellas con un simple clic de ratón. Por lo tanto, aunque siempre podemos cometer un error, usar el correo del trabajo de manera intencionada para temas personales no es una buena idea.
Otros posibles problemas
La lista de errores que puedes cometer en Gmail que acaben poniéndote en una situación problemática en tu trabajo no termina ahí. Hay otras posibles meteduras de pata, como que, si estás usando un correo corporativo en Gmail, olvides que tus correos podrían ser monitorizados. Aunque sabemos que no es un estándar y que tiene ramificaciones legales a tener en cuenta, nunca habría que utilizar el correo del trabajo para algo que no esté dentro de tus obligaciones.
Hay otros posibles errores, pero estos son los más habituales. Ante todo, trata de utilizar tu correo de Gmail de manera responsable y no mandes correos al azar sin pensártelo bien. A veces, un poco de revisión y unas comprobaciones, pueden evitar muchos problemas posteriores.
