Somos muchas las personas que creamos documentos prácticamente a diario. No solo los creamos, también los modificamos, compartimos, enviamos y volvemos a leer. Por trabajo, por trámites burocráticos, por afición, por muchas razones, puede que necesitemos proteger nuestros archivos para que nadie más escriba en ellos (o solo lo haga quien queramos).
Uno de los principales problemas que te puedes encontrar al enviar documentos en Word es el hecho de que al compartir este documento sin proteger contra escritura, este puede ser modificado, sin querer o a conciencia. Por eso, puede que hayas optado en muchas ocasiones por cambiar el documento a PDF o en formato papel. Sin embargo, ahora puedes proteger un archivo en Word contra escritura para que no pueda ser editado.
Si bien a veces compartirás archivos de word con otros para que estas personas puedan editarlo, otras veces no querrás que nadie pueda manipular el documento. Puede ser porque sea un documento legal, un contrato que solo quieras que firmen, un trabajo académico, y un largo etcétera.
Ventajas y usos de bloquear un archivo de Word
Una de las ventajas de bloquear un archivo de Word es que no tienes por qué bloquearlo todo, puedes dejar ciertas partes editables, añadir gráficos, marca de agua y mucho más, personalizándolo de acuerdo a nuestras necesidades con la posibilidad de que otra persona edite solo donde se lo permitamos.
Uno de los principales usos que podemos darle a esta función es el crear documentos que puedan ser firmados, pero que además tengan validez a la hora de que alguna de las partes tenga miedo a que se edite el documento antes o después de ser firmado. Puedes dejar el documento bloqueado contra edición, excepto en el campo de la firma (de la firma y fecha o cualquier otro dato relevante).
Por otro lado, te aseguras de que la otra persona que reciba el documento lo modifique sin querer, o queriendo, lo borre entero, borre ciertas partes, y piense que lo has hecho tú o no pueda acceder a información importante porque ha pasado algo inesperado. Esto es especialmente importante en documentos oficiales, ciertos textos, CVs y más.
Una de las principales ventajas es que puedes evitar que tus documentos sean copiados o editados por terceros. Así, no podrán hacer pasar por suyos tus documentos, modificarlos a su gusto o incluso editar algo que te perjudique. De esta manera, en un activo sin proteger, otras personas pueden sacar provecho de tu trabajo o incluso cosas peores.
Otra de las ventajas es que puedes añadir elementos como el logo, vídeo o información adicional a la del documento escrito de una forma especial sin que esta sea modificada por terceras personas. Aunque puedes hacer todo esto también usando herramientas externas no es necesario, por eso te comentamos cómo hacerlo con Word y mantener tus documentos totalmente protegidos.
Protege el archivo contra escritura
Después tienes que ir a la pestaña Revisar, para posteriormente dar a la opción Proteger y finalmente aceptar Restringir edición. Puedes restringir el formato y la edición del documento. Además, has de marcar la casilla Permitir solo este tipo de edición en el documento y dar a Sin cambios para poner el modo solo lectura. Acepta los cambios dando a Sí. Aplicar la protección.
Ya que el objetivo es proteger contra la edición de otras personas sin acceso, debes mantener la posibilidad de que tú u otras personas a las que des permisos especiales podáis hacer ediciones posteriores en el texto. Por ello, el método más utilizado es la contraseña para proteger el documento. Con ella podrás editar lo que quieras, y para que lo haga otra persona solo tienes que decirle la contraseña correspondiente. Lo recomendable es que esta sea fuerte y segura para que nadie más pueda adivinarla.
Si tienes una versión distinta de Word, es posible que, siguiendo esa misma ruta, te salgan más opciones, como puede verse en la siguiente imagen.
Siguiendo estos pasos correctamente, solo las personas que sepan la contraseña podrán editar el archivo Word creado o modificado. Los que no tengan la contraseña no podrán hacer cambios en el documento, pero sí podrán acceder a él y visualizarlo.
Otra forma de garantizar que el resto de usuarios solo tenga permisos de lectura es haciendo clic derecho sobre el archivo de word teniendo permisos de administrador, yendo a Información (en Mac: Obtener información) > Compartir y permisos en la parte inferior > everyone o todos: ahí, podrás escoger si quieres que tengan acceso de solo lectura, o incluso retirar cualquier acceso.
Dejar ciertas partes editables
Si lo que quieres es proteger el archivo para que otras personas no lo editen, pero en realidad sí que te interesa que haya partes que puedan editar, puedes dejar ciertas partes editables al proteger el archivo contra la edición. Es una posibilidad que puede que no conocieras hasta ahora, pero que puede ser interesante si quieres que la otra parte sí que pueda hacer cambios, modificaciones o añadidos en ciertas partes del documento.
Si quieres que una o varias partes de tu documento se puedan modificar, tienes que seguir estos mismos pasos, pero indicando las excepciones que corresponda antes de aplicar la protección de solo lectura. Así, seleccionas la zona del documento o párrafo que pueda ser modificada, indicando que Todos podrán editar esta zona seleccionada, y aplicas la protección posteriormente.
Una vez que esto esté hecho correctamente, si no sabes si lo has hecho bien puedes comprobarlo en el propio documento, podrás compartir y enviar el documento sabiendo que no se podrá editar o modificar salvo las zonas editables.
Estas son algunas de las excepciones que puedes configurar:
- Selecciona la casilla Todos en la lista Grupos para permitir que todos los que abran el documento puedan editar la parte seleccionada
- Para permitir que sólo algunos usuarios puedan editar la parte seleccionada, haz clic en Más usuarios y, a continuación, introduce los nombres de los usuarios. Incluye tu nombre si quieres poder editar el documento, y separa los nombres con un punto y coma.
- Si quieres proteger el documento con autenticación de usuarios en lugar de con contraseña, introduce direcciones de correo electrónico que coincidan con los nombres de usuario.
- Pulsa en Aceptar, y selecciona las casillas de verificación ubicadas al lado de los nombres de los usuarios que pueden editar las partes seleccionadas. Si seleccionas varios usuarios, éstos se suman como elementos al área de Grupos, para que puedas seleccionarlos con facilidad.
No te olvides de pinchar sobre «Sí, aplicar la protección» al terminar los ajustes.
Marcar como final
Esta es otra de las maneras con las que puedes proteger tus archivos de Word. El proceso es realmente sencillo y se basa en la idea tan simple de definir que un archivo es definitivo y que no hay manera posible de hacer cambios o editarlo.
Lo único que tienes que hacer es ir al menú superior, pulsar en el botón de Archivo de la izquierda y luego, en el desplegable, seleccionar «Preparar». En otras versiones de Word lo que verás será «Información». Después de esto, busca «Marcar como final» en la columna desplegable que aparecerá con el nombre de «Preparar el documento para distribución». Si en tu caso se ha abierto la sección «Información», tendrás que elegir primero «Proteger documento» y luego elegir «Marcar como final».
A partir de ese momento el archivo quedará oficialmente «cerrado» y no será posible editarlo de nuevo, aunque sí estará disponible para su lectura. Al marcar como final no solo no se podrá añadir texto adicional, sino que también estará bloqueado el formato y cualquier otro elemento relacionado con el contenido del documento de Word.
Si quieres saber si un documento está marcado como final, en Word 2007 lo único que tienes que hacer es bajar a la barra de estado abajo del todo en el documento y buscar un icono concreto. El icono, aunque no se ve especialmente bien, es un folio con un sello de «final» en el que el mango del sello es de color rojo. Si pones el cursor encima del icono Word te informará diciéndote «marcado como final». Eso te ahorrará muchos quebraderos de cabeza si has recibido un archivo de Word y no sabes cuál es el motivo por el que no lo puedes editar.
En versiones de Word 2010 y superiores, para abrir un documento de este tipo tendrás que hacer clic en Editar de todos modos en la barra Marcado como final en la parte superior del documento. Esta función entra dentro de la coautoría en Word.
Edición de un archivo protegido
Como podrás haber visto, puedes proteger cualquier documento en Word contra posibles ediciones de terceros e incluso dejar ciertas partes editables si te interesa o es necesario. De esta forma, los usuarios que reciban este documento no podrán editarlo a menos que tengan la contraseña o quieran hacerlo en zonas en que se puede editar.
Por eso, vamos a comentarte cómo puedes editar un Word protegido, cómo puedes desbloquearlo y los métodos de protección existentes.
Haz cambios en el documento
Si quieres hacer cambios en el documento y tienes la contraseña, solo tienes que utilizarla para hacer las ediciones que necesites o quieras. Si quieres que otra persona tenga permisos para hacer cambios, puedes darle la contraseña. Sin embargo, si no tienes contraseña ni permisos de edición, puedes escribir solo en las zonas que han quedado fuera de la protección. Es decir, las zonas editables.
Esto funciona así precisamente porque queremos proteger los archivos para que no los edite quien no queremos que lo haga, por eso si quieres hacer cambios sin limitaciones tendrás que contar con la contraseña correspondiente.
Busca elementos que se puede editar
Si intentas hacer cambios en una zona protegida te aparecerá un mensaje indicando que no se permite la modificación porque la selección está bloqueada. Los usuarios que reciban el documento protegido podrán ver cuáles son las zonas editables del documento para saber dónde pueden escribir y donde no. También se podrán mostrar todas las áreas a editar o encontrar la siguiente área sin protección.
Para ver las regiones donde tienes permiso de edición debes ir a Revisar, Proteger, Restringir edición y Encontrar la siguiente área que puedo editar o en Mostrar todas las áreas que puedo editar. Así, podrás saber lo que puedes editar y lo que no. Si lo has hecho tú, podrás saber si has protegido el documento perfectamente.
Cómo desbloquear un documento protegido
Una de las cuestiones que se plantean más personas es cómo desbloquear un documento protegido. Para ello, lo primero que tienes que hacer es contar con la contraseña o método de autentificación establecido. No puedes desbloquearlo sin estos datos, ya que de lo contrario el documento no estaría realmente protegido.
Si eres propietario autentificado para el documento o tienes la contraseña, puedes desbloquearlo en la pestaña Revisar, en Proteger y Restringir edición. Cuando llegues a esta opción, solo tienes que darle a Detener protección. En caso de que esté protegido con contraseña, tan solo tienes que escribirla y ya estaría.
Si lo que quieres es abrir un documento que se encuentra protegido no tienes más que introducir la contraseña. Si lo vas a hacer con otros editores el funcionamiento será el mismo, excepto en algunos como WordPad en los que no es posible ni te permite introducir contraseña para su apertura. En este caso, tendrías que desbloquearlo antes de intentar abrirlo.
Contraseña
El método más común para desbloquear un documento protegido es por medio de contraseña. Esto puede hacerlo cualquier persona que tenga la contraseña, no solo quien ha creado el documento. De esta forma, debes saber que si le das a alguien la contraseña del documento puede tanto editar cualquier parte de él como desbloquear su edición. Por eso, debes tener cautela a la hora de elegir a quién le das acceso de edición a los documentos. Si desconfías de la otra persona tras haberle dado la contraseña, puedes volver a cambiarla nuevamente.
Otra ruta para guardar un documento con contraseña es simplemente la de ir a Archivo > Información > Proteger documento, tal y como se expone en la siguiente imagen.
Eliminar contraseña cambiando el nombre de la extensión de archivo
Otro método importante, y que nos hará desbloquear nuestro archivo con contraseña, permitiendo una mejor disposición también para que nadie salvo nosotros acceda al mismo archivo, es hacerlo a partir de la eliminación de la clave cambiando el nombre de la extensión del archivo.
Este también se presenta como un método popular y que, si bien es algo más largo que el anterior proceso, lo tendremos perfectamente sintonizado para que así se haga. Para hacerlo, basta con seguir estos pasos que puedes ver a continuación.
- Cambia el nombre de la extensión de Word de ‘.doc’ a ‘.zip’ y pulsa Sí para confirmar la acción.
- Utiliza el Explorador de Windows para abrir el archivo ZIP.
- Ahora abre la carpeta y elimina el archivo llamado Settings.xml. Después, vuelve a cambiar la extensión del archivo de ‘.zip a .doc’.
- Por último, ya solo te queda volver a abrir el archivo que se abrirá, ahora sí, sin ningún tipo de contraseña.
Quitar contraseña a través de herramientas como Aspose
Al mismo tiempo, y al igual que se ha podido ver modificando el nombre de la extensión del archivo de ‘.doc’ a ‘.zip’, y de una manera segura y protegida para nuestros documentos de Word, también podemos recurrir a herramientas online de terceros.
Un ejemplo, también, se da con servicio online de Aspose, que ayuda a los usuarios a saltarse la contraseña del documento Word y a guardar el archivo de salida en diferentes formatos.
- Dirígete al sitio web oficial de Aspose y arrastra y suelta el archivo protegido por contraseña.
- El programa empezará a eliminar el bloqueo automáticamente una vez cargado el archivo.
- Espera hasta que se complete el proceso y haz clic en el enlace de descarga para guardar el archivo descifrado.
Autentificación
Una cuestión muy interesante es que puedes aplicar la protección contra escritura con contraseña, sin embargo, también existe otra posibilidad menos común a la que recurrir si quieres. Puedes proteger el documento con el método de autentificación de usuario, así solo los usuarios autentificados pueden quitar la protección del documento, que se encuentra cifrado y tiene habilitada la opción Acceso restringido. Si optas por esta opción, no se protegerá con contraseña sino con la autentificación de usuario y esta será la única manera de desprotegerlo.
¿Puedo quitar la contraseña con DocRecrypt?
En ciertas versiones de Word se puede usar la herramienta DocRecrypt para desbloquear archivos protegidos con contraseña, algo que puede ser interesante para los profesionales TI de una empresa o para quien lo necesite.
Si te has planteado esta opción, debes saber que esto no funciona en archivos ocultos o marcados como de solo lectura. Lo que sí puedes hacer es quitar la configuración, descifrar el archivo y volver a marcarlo como Oculto o Solo lectura. Además, para que funcione tienes que activar la herramienta antes de proteger lo que quieras con contraseña, ya que no desbloqueará documentos que han sido bloqueados con contraseña anteriormente a su instalación.
