Cómo proteger un documento de Word para que nadie más lo edite

Cómo proteger un documento de Word para que nadie más lo edite

Beatriz Soto

Somos muchas las personas que creamos documentos prácticamente a diario. No solo los creamos, también los modificamos, compartimos, enviamos y volvemos a leer. Por trabajo, por trámites burocráticos, por afición, por muchas razones, puede que necesitemos proteger nuestros archivos para que nadie más escriba en ellos (o solo lo haga quien queramos).

Uno de los principales problemas que te puedes encontrar al enviar documentos en Word es el hecho de que al compartir este documento sin proteger contra escritura, este puede ser modificado, sin querer o a conciencia. Por eso, puede que hayas optado en muchas ocasiones por cambiar el documento a PDF o en formato papel. Sin embargo, ahora puedes proteger un archivo en Word contra escritura para que no pueda ser editado.

Si bien a veces compartirás archivos de word con otros para que estas personas puedan editarlo, otras veces no querrás que nadie pueda manipular el documento. Puede ser porque sea un documento legal, un contrato que solo quieras que firmen, un trabajo académico, y un largo etcétera.

 

Ventajas y usos de bloquear un archivo de Word

Una de las ventajas de bloquear un archivo de Word es que no tienes por qué bloquearlo todo, puedes dejar ciertas partes editables, añadir gráficos, marca de agua y mucho más, personalizándolo de acuerdo a nuestras necesidades con la posibilidad de que otra persona edite solo donde se lo permitamos.

Uno de los principales usos que podemos darle a esta función es el crear documentos que puedan ser firmados, pero que además tengan validez a la hora de que alguna de las partes tenga miedo a que se edite el documento antes o después de ser firmado. Puedes dejar el documento bloqueado contra edición, excepto en el campo de la firma (de la firma y fecha o cualquier otro dato relevante).

Por otro lado, te aseguras de que la otra persona que reciba el documento lo modifique sin querer, o queriendo, lo borre entero, borre ciertas partes, y piense que lo has hecho tú o no pueda acceder a información importante porque ha pasado algo inesperado. Esto es especialmente importante en documentos oficiales, ciertos textos, CVs y más.

Una de las principales ventajas es que puedes evitar que tus documentos sean copiados o editados por terceros. Así, no podrán hacer pasar por suyos tus documentos, modificarlos a su gusto o incluso editar algo que te perjudique. De esta manera, en un activo sin proteger, otras personas pueden sacar provecho de tu trabajo o incluso cosas peores.

Otra de las ventajas es que puedes añadir elementos como el logo, vídeo o información adicional a la del documento escrito de una forma especial sin que esta sea modificada por terceras personas. Aunque puedes hacer todo esto también usando herramientas externas no es necesario, por eso te comentamos cómo hacerlo con Word y mantener tus documentos totalmente protegidos.

 

Protege el archivo contra escritura

Después tienes que ir a la pestaña Revisar, para posteriormente dar a la opción Proteger y finalmente aceptar Restringir edición. Puedes restringir el formato y la edición del documento. Además, has de marcar la casilla Permitir solo este tipo de edición en el documento y dar a Sin cambios para poner el modo solo lectura. Acepta los cambios dando a Sí. Aplicar la protección.

restringir edicion word

Ya que el objetivo es proteger contra la edición de otras personas sin acceso, debes mantener la posibilidad de que tú u otras personas a las que des permisos especiales podáis hacer ediciones posteriores en el texto. Por ello, el método más utilizado es la contraseña para proteger el documento. Con ella podrás editar lo que quieras, y para que lo haga otra persona solo tienes que decirle la contraseña correspondiente. Lo recomendable es que esta sea fuerte y segura para que nadie más pueda adivinarla.

Si tienes una versión distinta de Word, es posible que, siguiendo esa misma ruta, te salgan más opciones, como puede verse en la siguiente imagen.

proteger documento en word

Siguiendo estos pasos correctamente, solo las personas que sepan la contraseña podrán editar el archivo Word creado o modificado. Los que no tengan la contraseña no podrán hacer cambios en el documento, pero sí podrán acceder a él y visualizarlo. 

Otra forma de garantizar que el resto de usuarios solo tenga permisos de lectura es haciendo clic derecho sobre el archivo de word teniendo permisos de administrador, yendo a Información (en Mac: Obtener información) > Compartir y permisos en la parte inferior > everyone o todos: ahí, podrás escoger si quieres que tengan acceso de solo lectura, o incluso retirar cualquier acceso.

archivo de solo lectura

 

Dejar ciertas partes editables

Si lo que quieres es proteger el archivo para que otras personas no lo editen, pero en realidad sí que te interesa que haya partes que puedan editar, puedes dejar ciertas partes editables al proteger el archivo contra la edición. Es una posibilidad que puede que no conocieras hasta ahora, pero que puede ser interesante si quieres que la otra parte sí que pueda hacer cambios, modificaciones o añadidos en ciertas partes del documento.

excepciones zonas editables word

Si quieres que una o varias partes de tu documento se puedan modificar, tienes que seguir estos mismos pasos, pero indicando las excepciones que corresponda antes de aplicar la protección de solo lectura. Así, seleccionas la zona del documento o párrafo que pueda ser modificada, indicando que Todos podrán editar esta zona seleccionada, y aplicas la protección posteriormente.

Una vez que esto esté hecho correctamente, si no sabes si lo has hecho bien puedes comprobarlo en el propio documento, podrás compartir y enviar el documento sabiendo que no se podrá editar o modificar salvo las zonas editables.

Estas son algunas de las excepciones que puedes configurar:

  • Selecciona la casilla Todos en la lista Grupos para permitir que todos los que abran el documento puedan editar la parte seleccionada
  • Para permitir que sólo algunos usuarios puedan editar la parte seleccionada, haz clic en Más usuarios y, a continuación, introduce los nombres de los usuarios. Incluye tu nombre si quieres poder editar el documento, y separa los nombres con un punto y coma.
  • Si quieres proteger el documento con autenticación de usuarios en lugar de con contraseña, introduce direcciones de correo electrónico que coincidan con los nombres de usuario.
  • Pulsa en Aceptar, y selecciona las casillas de verificación ubicadas al lado de los nombres de los usuarios que pueden editar las partes seleccionadas. Si seleccionas varios usuarios, éstos se suman como elementos al área de Grupos, para que puedas seleccionarlos con facilidad.

No te olvides de pinchar sobre «Sí, aplicar la protección» al terminar los ajustes.

 

Marcar como final

Esta es otra de las maneras con las que puedes proteger tus archivos de Word. El proceso es realmente sencillo y se basa en la idea tan simple de definir que un archivo es definitivo y que no hay manera posible de hacer cambios o editarlo.

Lo único que tienes que hacer es ir al menú superior, pulsar en el botón de Archivo de la izquierda y luego, en el desplegable, seleccionar «Preparar». En otras versiones de Word lo que verás será «Información». Después de esto, busca «Marcar como final» en la columna desplegable que aparecerá con el nombre de «Preparar el documento para distribución». Si en tu caso se ha abierto la sección «Información», tendrás que elegir primero «Proteger documento» y luego elegir «Marcar como final».

A partir de ese momento el archivo quedará oficialmente «cerrado» y no será posible editarlo de nuevo, aunque sí estará disponible para su lectura. Al marcar como final no solo no se podrá añadir texto adicional, sino que también estará bloqueado el formato y cualquier otro elemento relacionado con el contenido del documento de Word.

Si quieres saber si un documento está marcado como final, en Word 2007 lo único que tienes que hacer es bajar a la barra de estado abajo del todo en el documento y buscar un icono concreto. El icono, aunque no se ve especialmente bien, es un folio con un sello de «final» en el que el mango del sello es de color rojo. Si pones el cursor encima del icono Word te informará diciéndote «marcado como final». Eso te ahorrará muchos quebraderos de cabeza si has recibido un archivo de Word y no sabes cuál es el motivo por el que no lo puedes editar.

proteger como final en word

En versiones de Word 2010 y superiores, para abrir un documento de este tipo tendrás que hacer clic en Editar de todos modos en la barra Marcado como final en la parte superior del documento. Esta función entra dentro de la coautoría en Word.

 

Edición de un archivo protegido

Como podrás haber visto, puedes proteger cualquier documento en Word contra posibles ediciones de terceros e incluso dejar ciertas partes editables si te interesa o es necesario. De esta forma, los usuarios que reciban este documento no podrán editarlo a menos que tengan la contraseña o quieran hacerlo en zonas en que se puede editar.

Por eso, vamos a comentarte cómo puedes editar un Word protegido, cómo puedes desbloquearlo y los métodos de protección existentes.

 

Haz cambios en el documento

Si quieres hacer cambios en el documento y tienes la contraseña, solo tienes que utilizarla para hacer las ediciones que necesites o quieras. Si quieres que otra persona tenga permisos para hacer cambios, puedes darle la contraseña. Sin embargo, si no tienes contraseña ni permisos de edición, puedes escribir solo en las zonas que han quedado fuera de la protección. Es decir, las zonas editables.

Esto funciona así precisamente porque queremos proteger los archivos para que no los edite quien no queremos que lo haga, por eso si quieres hacer cambios sin limitaciones tendrás que contar con la contraseña correspondiente.

 

Busca elementos que se puede editar

Si intentas hacer cambios en una zona protegida te aparecerá un mensaje indicando que no se permite la modificación porque la selección está bloqueada. Los usuarios que reciban el documento protegido podrán ver cuáles son las zonas editables del documento para saber dónde pueden escribir y donde no. También se podrán mostrar todas las áreas a editar o encontrar la siguiente área sin protección.

ver zonas editables word

Para ver las regiones donde tienes permiso de edición debes ir a Revisar, Proteger, Restringir edición y Encontrar la siguiente área que puedo editar o en Mostrar todas las áreas que puedo editar. Así, podrás saber lo que puedes editar y lo que no. Si lo has hecho tú, podrás saber si has protegido el documento perfectamente.

 

Cómo desbloquear un documento protegido

Una de las cuestiones que se plantean más personas es cómo desbloquear un documento protegido. Para ello, lo primero que tienes que hacer es contar con la contraseña o método de autentificación establecido. No puedes desbloquearlo sin estos datos, ya que de lo contrario el documento no estaría realmente protegido.

Si eres propietario autentificado para el documento o tienes la contraseña, puedes desbloquearlo en la pestaña Revisar, en Proteger y Restringir edición. Cuando llegues a esta opción, solo tienes que darle a Detener protección. En caso de que esté protegido con contraseña, tan solo tienes que escribirla y ya estaría.

Si lo que quieres es abrir un documento que se encuentra protegido no tienes más que introducir la contraseña. Si lo vas a hacer con otros editores el funcionamiento será el mismo, excepto en algunos como WordPad en los que no es posible ni te permite introducir contraseña para su apertura. En este caso, tendrías que desbloquearlo antes de intentar abrirlo.

 

Contraseña

El método más común para desbloquear un documento protegido es por medio de contraseña. Esto puede hacerlo cualquier persona que tenga la contraseña, no solo quien ha creado el documento. De esta forma, debes saber que si le das a alguien la contraseña del documento puede tanto editar cualquier parte de él como desbloquear su edición. Por eso, debes tener cautela a la hora de elegir a quién le das acceso de edición a los documentos. Si desconfías de la otra persona tras haberle dado la contraseña, puedes volver a cambiarla nuevamente.

contraseña en documento de word

Otra ruta para guardar un documento con contraseña es simplemente la de ir a Archivo > Información > Proteger documento, tal y como se expone en la siguiente imagen.

Proteger documento en word

 

Eliminar contraseña cambiando el nombre de la extensión de archivo

Otro método importante, y que nos hará desbloquear nuestro archivo con contraseña, permitiendo una mejor disposición también para que nadie salvo nosotros acceda al mismo archivo, es hacerlo a partir de la eliminación de la clave cambiando el nombre de la extensión del archivo.

Este también se presenta como un método popular y que, si bien es algo más largo que el anterior proceso, lo tendremos perfectamente sintonizado para que así se haga. Para hacerlo, basta con seguir estos pasos que puedes ver a continuación.

  1. Cambia el nombre de la extensión de Word de ‘.doc’ a ‘.zip’ y pulsa Sí para confirmar la acción.
  2. Utiliza el Explorador de Windows para abrir el archivo ZIP.
  3. Ahora abre la carpeta y elimina el archivo llamado Settings.xml. Después, vuelve a cambiar la extensión del archivo de ‘.zip a .doc’.
  4. Por último, ya solo te queda volver a abrir el archivo que se abrirá, ahora sí, sin ningún tipo de contraseña.

Proteger Word extensión contraseña

 

Quitar contraseña a través de herramientas como Aspose

Al mismo tiempo, y al igual que se ha podido ver modificando el nombre de la extensión del archivo de ‘.doc’ a ‘.zip’, y de una manera segura y protegida para nuestros documentos de Word, también podemos recurrir a herramientas online de terceros.

Un ejemplo, también, se da con servicio online de Aspose, que ayuda a los usuarios a saltarse la contraseña del documento Word y a guardar el archivo de salida en diferentes formatos.

  • Dirígete al sitio web oficial de Aspose y arrastra y suelta el archivo protegido por contraseña.
  • El programa empezará a eliminar el bloqueo automáticamente una vez cargado el archivo.
  • Espera hasta que se complete el proceso y haz clic en el enlace de descarga para guardar el archivo descifrado.

Aspose contraseña word

 

Autentificación

Una cuestión muy interesante es que puedes aplicar la protección contra escritura con contraseña, sin embargo, también existe otra posibilidad menos común a la que recurrir si quieres. Puedes proteger el documento con el método de autentificación de usuario, así solo los usuarios autentificados pueden quitar la protección del documento, que se encuentra cifrado y tiene habilitada la opción Acceso restringido. Si optas por esta opción, no se protegerá con contraseña sino con la autentificación de usuario y esta será la única manera de desprotegerlo.

 

¿Puedo quitar la contraseña con DocRecrypt?

En ciertas versiones de Word se puede usar la herramienta DocRecrypt para desbloquear archivos protegidos con contraseña, algo que puede ser interesante para los profesionales TI de una empresa o para quien lo necesite.

DocRecrypt word

Si te has planteado esta opción, debes saber que esto no funciona en archivos ocultos o marcados como de solo lectura. Lo que sí puedes hacer es quitar la configuración, descifrar el archivo y volver a marcarlo como Oculto o Solo lectura. Además, para que funcione tienes que activar la herramienta antes de proteger lo que quieras con contraseña, ya que no desbloqueará documentos que han sido bloqueados con contraseña anteriormente a su instalación.

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El contenido que se te presenta en este servicio puede basarse en un perfilde personalización de contenido que se haya realizado previamente sobre tu persona, lo que puede reflejar tu actividad en este u otros servicios (por ejemplo, los formularios con los que interactúas o el contenido que visualizas), tus posibles intereses y aspectos personales. Un ejemplo de lo anterior sería la adaptación del orden en el que se te presenta el contenido, para que así te resulte más sencillo encontrar el contenido (no publicitario) que coincida con tus intereses.

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La información sobre qué publicidad se te presenta y sobre la forma en que interactúas con ella puede utilizarse para determinar lo bien que ha funcionado un anuncio en tu caso o en el de otros usuarios y si se han alcanzado los objetivos publicitarios. Por ejemplo, si has visualizado un anuncio, si has hecho clic sobre el mismo, si eso te ha llevado posteriormente a comprar un producto o a visitar una página web, etc. Esto resulta muy útil para comprender la relevancia de las campañas publicitarias./p>

  • Has hecho clic en un anuncio en una página web/medio de comunicación sobre descuentos realizados por una tienda online con motivo del “Black Friday” online y posteriormente has comprado un producto. Ese clic que has hecho estará vinculado a esa compra. Tu interacción y la de otros usuarios se medirán para saber el número de clics en el anuncio que han terminado en compra.
  • Usted es una de las pocas personas que ha hecho clic en un anuncio que promociona un descuento por el “Día de la madre”de una tienda de regalos en Internet dentro de la aplicación de una web/medio de comunicación. El medio de comunicación quiere contar con informes para comprender con qué frecuencia usted y otros usuarios han visualizado o han hecho clic en un anuncio determinado dentro de la aplicación y, en particular, en el anuncio del “Día de la madre” para así ayudar al medio de comunicación y a sus socios (por ejemplo, las agencias de publicidad) a optimizar la ubicación de los anuncios.

La información sobre qué contenido se te presenta y sobre la forma en que interactúas con él puede utilizarse para determinar, por ejemplo, si el contenido (no publicitario) ha llegado a su público previsto y ha coincidido con sus intereses. Por ejemplo, si hasleído un artículo, si has visualizado un vídeo, si has escuchado un “pódcast” o si has consultado la descripción de un producto, cuánto tiempo has pasado en esos servicios y en las páginas web que has visitado, etc. Esto resulta muy útil para comprender la relevancia del contenido (no publicitario) que se te muestra.

  • Has leído una publicación en un blog sobre senderismo desde la aplicación móvil de un editor/medio de comunicación y has seguido un enlace a una publicación recomendada y relacionada con esa publicación. Tus interacciones se registrarán para indicar que la publicación inicial sobre senderismo te ha resultado útil y que la misma ha tenido éxito a la hora de ganarse tu interés en la publicación relacionada. Esto se medirá para saber si deben publicarse más contenidos sobre senderismo en el futuro y para saber dónde emplazarlos en la pantalla de inicio de la aplicación móvil.
  • Se te ha presentado un vídeo sobre tendencias de moda, pero tu y otros usuarios habéis dejado de visualizarlo transcurridos unos 30 segundos. Esta información se utilizará para valorar la duración óptima de los futuros vídeos sobre tendencias de moda.

Se pueden generar informes basados en la combinación de conjuntos de datos (como perfiles de usuario, estadísticas, estudios de mercado, datos analíticos) respecto a tus interacciones y las de otros usuarios con el contenido publicitario (o no publicitario) para identificar las características comunes (por ejemplo, para determinar qué público objetivo es más receptivo a una campaña publicitaria o a ciertos contenidos).

  • El propietario de una librería que opera en Internet quiere contar con informes comerciales que muestren la proporción de visitantes que han visitado su página y se han ido sin comprar nada o que han consultado y comprado la última autobiografía publicada, así como la edad media y la distribución de género para cada uno de los dos grupos de visitantes. Posteriormente, los datos relacionados con la navegación que realizas en su página y sobre tus características personales se utilizan y combinan con otros datos para crear estas estadísticas.
  • Un anunciante quiere tener una mayor comprensión del tipo de público que interactúa con sus anuncios. Por ello, acude a un instituto de investigación con el fin de comparar las características de los usuarios que han interactuado con el anuncio con los atributos típicos de usuarios de plataformas similares en diferentes dispositivos. Esta comparación revela al anunciante que su público publicitario está accediendo principalmente a los anuncios a través de dispositivos móviles y que es probable que su rango de edad se encuentre entre los 45 y los 60 años.

La información sobre tu actividad en este servicio, como tu interacción con los anuncios o con el contenido, puede resultar muy útil para mejorar productos y servicios, así como para crear otros nuevos en base a las interacciones de los usuarios, el tipo de audiencia, etc. Esta finalidad específica no incluye el desarrollo ni la mejora de los perfiles de usuario y de identificadores.

  • Una plataforma tecnológica que opera con un proveedor de redes sociales observa un crecimiento en los usuarios de aplicaciones móviles y se da cuenta de que, en funciónde sus perfiles, muchos de ellos se conectan a través de conexiones móviles. La plataforma utiliza una tecnología nueva para mostrar anuncios con un formato óptimo para los dispositivos móviles y con un ancho de banda bajo a fin de mejorar su rendimiento.
  • Un anunciante está buscando una forma de mostrar anuncios en un nuevo tipo de dispositivo. El anunciante recopila información sobre la forma en que los usuarios interactúan con este nuevo tipo de dispositivo con el fin de determinar si puede crear un nuevo mecanismo para mostrar la publicidad en ese tipo de dispositivo.

El contenido que se presenta en este servicio puede basarse en datos limitados, como por ejemplo la página web o la aplicación que esté utilizando, tu ubicación no precisa, el tipo de dispositivo o el contenido con el que estás interactuando (o con el que has interactuado) (por ejemplo, para limitar el número de veces que se te presenta un vídeo o un artículo en concreto).

  • Una revista de viajes, para mejorar las experiencias de viaje en el extranjero, ha publicado en su página web un artículo sobre nuevos cursos que ofrece una escuela de idiomas por Internet. Las publicaciones del blog de la escuela se insertan directamente en la parte inferior de la página y se seleccionan en función de la ubicación no precisa del usuario (por ejemplo, publicaciones del blog que explican el plan de estudios del curso para idiomas diferentes al del país en el que este te encuentras).
  • Una aplicación móvil de noticias deportivas ha iniciado una nueva sección de artículos sobre los últimos partidos de fútbol. Cada artículo incluye vídeos alojados por una plataforma de streaming independiente que muestra los aspectos destacados de cada partido. Si adelantas un vídeo, esta información puede utilizarse para determinar que el siguiente vídeo a reproducir sea de menor duración.

Se puede utilizar la localización geográfica precisa y la información sobre las características del dispositivo

Al contar con tu aprobación, tu ubicación exacta (dentro de un radio inferior a 500 metros) podrá utilizarse para apoyar las finalidades que se explican en este documento.

Con tu aceptación, se pueden solicitar y utilizar ciertas características específicas de tu dispositivo para distinguirlo de otros (por ejemplo, las fuentes o complementos instalados y la resolución de su pantalla) en apoyo de las finalidades que se explican en este documento.

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