Sincronizar carpetas del ordenador con OneDrive

Con el simple hecho de ser usuario de Windows, Microsoft regala un espacio de almacenamiento en OneDrive de 15 GB de capacidad. Un espacio muy útil para guardar todo aquello que no queremos perder en el caso de que tengamos un problema en nuestro disco o equipo y que también nos permite liberar espacio en nuestro disco si vamos justos de capacidad.

Un espacio que podemos ampliar con la suscripción a Office 365 o a algunos de los planes de pago que ofrece el servicio de almacenamiento en la nube. Sin embargo, para la mayoría de usuarios, el espacio gratuito es más que suficiente para hacer una copia de seguridad de sus archivos importantes.

El uso de OneDrive u otros servicios de almacenamiento en la nube nos permiten tener una copia de seguridad de ciertos archivos en la nube, liberar espacio en nuestro disco duro, pero, además, nos ofrecen la posibilidad de poder acceder a esos archivos desde cualquier dispositivo en cualquier momento, ver siempre la última versión de cada uno de ellos o compartirlos en cualquier momento con otras personas. Además, ofrecen un cifrado para que estén a salvo y no puedan acceder a ellos cualquier persona.

En este caso, el hecho de que el sistema de almacenamiento de Microsoft se integre en el explorador de archivos de Windows 10, nos facilita el acceso a todos los archivos almacenados en la nube y poder gestionarlos más fácilmente.

Seleccionar las carpetas que se sincronizan

Si no queremos que se sincronicen todas las carpetas de OneDrive con nuestro equipo, Microsoft nos permite especificar las carpetas concretas que queremos que se sincronicen, tanto en Windows como en Mac. Esta configuración es básica porque lo más probable es que se estén sincronizando carpetas locales en las que guardamos información que no nos interesa mantener en la nube, y el espacio de ésta es limitado.

Mostrar las carpetas en Windows

Lo primero que tenemos que hacer es hacer clic sobre el icono de OneDrive que se muestra en la bandeja del sistema o la barra de tareas del sistema. Así, desplegaremos un menú desde el que podremos acceder a distintas opciones de la plataforma de almacenamiento en la nube. Sin embargo, para acceder donde queremos, deberemos pulsar en «Más», para que aparezcan más acciones para ejecutar.

En este punto, OneDirve nos dará la posibilidad de acceder a su configuración. Pulsa en dicha opción para que se abra una nueva ventana. Aquí nos interesará seleccionar la pestaña de «Cuenta». Una vez dentro, veremos que hay un apartado llamado «Seleccionar carpetas» que será el que nos interese. A continuación, nos tocará presionar en «Elegir carpetas«, que te permitirá escoger entre las carpetas disponibles en el equipo.

Al hacer clic en «Elegir carpetas», se abrirá otra nueva ventana para seleccionar dichas carpetas. Tal y como explica Microsoft OneDrive, ahí podrás elegir lo que quieres que esté disponible en tu carpeta «OneDrive» de tu ordenador, para tener acceso directo a los documentos en cuestión. Estos archivos estarán disponibles a petición y las carpetas no seleccionadas se ocultarán en el «Explorador de archivos».

Puedes marcar la casilla que «Hace que todos los archivos estén disponibles». Pero si solo te interesa que salgan unas carpetas en específico, tendrás que ir marcando o desmarcando únicamente las que quieres que aparezcan de tu PC directamente en la nube. De este modo, la plataforma de almacenamiento en la nube trabajará para sincronizar solo las carpetas que indiques con el check en su casilla correspondiente.

A partir de ese momento, únicamente las carpetas que hayamos elegido, serán las que se sincronicen con nuestro equipo. Es decir, serán las que contendrán siempre el contenido actualizado para que podamos acceder a todos los archivos desde cualquier dispositivo en cualquier momento. Es importante que tengamos en cuenta que esta configuración de la sincronización de carpetas es exclusiva para cada equipo con la excepción de que se esté sincronizando todo el contenido en todos los dispositivos.

En caso de que desmarquemos una carpeta y nos aparezca un mensaje de error diciendo que la carpeta ya no existe podemos corregir esta incidencia eliminando la carpeta del disco duro local y volviéndola a copiar desde la copia de seguridad de OneDrive o moviendo la carpeta a una ubicación externa en el disco duro local, así solo dispondremos de estos archivos en esa nueva ubicación, deberemos sincronizar de nuevo esa carpeta para que esté respaldada en la copia de seguridad de la nube.

Enseñar las carpetas de OneDrive en Mac

Los pasos para seguir para elegir qué carpetas de OneDrive queremos que se sincronicen desde un Mac son muy similares a los pasos indicados anteriormente en Windows. En primer lugar, debemos pulsar en el icono del programa, que se ubica en el área de notificación de la barra de abajo y, al igual que en el caso anterior, hacer clic en «Más». Después, toca presionar en «Preferencias«.

Del mismo modo que en Windows, se abrirá una nueva ventana. Aunque estéticamente es distinta en Mac, las acciones disponibles en esta parte son las mismas. Lo que tendremos que hacer es dirigirnos a la pestaña de «Cuenta». Una vez ahí, debemos presionar la opción de «Elegir carpetas».

En el cuadro de diálogo Sincronizar los archivos de OneDrive, desactivamos las carpetas que no queremos que se sincronicen con nuestro equipo. Cuando hayamos desmarcado lo que no queramos que aparezca en el PC, únicamente quedará darle a «Aceptar».

En cualquier caso, si desactivamos una carpeta que se está sincronizando con nuestro PC, se quitará la carpeta del equipo. Eso sí, la carpeta y su contenido seguirán estando disponibles online. Hay que tener en cuenta que la configuración de sincronización que elijamos es exclusiva para cada equipo, salvo que se esté sincronizando todo el contenido en todos los dispositivos.

Agregar carpetas compartidas

Cuando recibes una invitación para poder acceder a una carpeta compartida en OneDrive también puedes agregarla a tu propia cuenta de OneDrive para acceder más fácilmente y editarla o descargarte los archivos y carpetas. Para ello tenemos que seguir estos pasos:

• En el Panel de Navegación de OneDrive pulsamos en la sección Compartido.
• Verás las carpetas a las que puedes acceder marcadas como Se puede editar.
• En el apartado OneDrive – Personal veremos todas las carpetas seleccionables, las marcamos con el check azul (solo las que queremos añadir a nuestra cuenta OneDrive) y pulsamos en Agregar a mi OneDrive.
• Si utilizamos OneDrive para el trabajo o la escuela tendremos que seleccionarla haciendo clic con el botón derecho y pulsando en Agregar acceso directo a OneDrive.

Las carpetas compartidas mantienen unos permisos para todos aquellos usuarios que tengan acceso a ellas: solo lectura, edición, etc. Si introducimos un archivo a una carpeta de la que tenemos permiso de Solo lectura, esos archivos o documentos pasarán a ser únicamente para lectura sin poder editarlos. Lo mismo sucede con la eliminación de archivos o carpetas compartidos, podemos eliminarlos y enviarlos a nuestra papelera de reciclaje, pero cuando sincronicemos de nuevo la cuenta OneDrive volverán a aparecer.

Trabajar con Archivos a petición

A la hora de configurar qué contenido se va a sincronizar con Microsoft OneDrive debemos fijarnos en las sugerencias que nos hace la propia aplicación de almacenamiento en la nube para poder liberar espacio de almacenamiento con ese contenido que no usamos habitualmente y nos ocupa un espacio preciado en nuestro almacenamiento, recordemos que OneDrive ofrece 15 GB gratuitos, por lo que debemos ser organizados para aprovechar el espacio de forma eficiente.

Para activar los Archivos a petición tenemos que seleccionar el icono de OneDrive en la barra de tareas (una nube azul). Después pulsaremos en Ayuda y Configuración / Configuración. A continuación pulsamos en Ahorrar espacio y descargar archivos a medida que se usan. De esta manera podremos configurar la herramienta Archivos a petición con cualquiera de estas tres posibilidades:

• Archivos solo online: únicamente estarán disponibles cuando estés conectado a Internet desde tu ordenador.
• Disponible localmente: para que se copie una versión del contenido en tu disco duro local y no necesites conexión a Internet para acceder a él.
• Siempre disponible: es la manera de sincronizar los archivos y carpetas para que estén disponibles simultáneamente en local y en la nube.

Qué carpetas no se pueden elegir en OneDrive

No obstante, siempre hay excepciones con cualquier programa informático y OneDrive no queda exento de ello. Este servicio proporciona un guardado automático de todos nuestros archivos, pero también de aquellos que seleccionamos a mano. Es imprescindible tener en cuenta unos requisitos a la hora de clicar o deseleccionar cada carpeta que se sincronizarán en la nube. Por ello, hay algunas carpetas que se tienen que mantener visibles en todo momento y que este administrador de archivos no permitirá que no se almacenen cierta información, así que estaremos sometidos a unas restricciones que no podemos evitar bajo ningún concepto.

Uno de los aspectos más importantes a tener en cuenta es que solamente podrás activar y desactivar la casilla de aquellas carpetas que tengas integradas en tu cuenta de OneDrive, de manera que todos los documentos que no estén registrados en este espacio virtual no podrán manipularse. Por ejemplo, si tienes carpetas en un disco duro externo que no forman parte de OneDrive, no podrás incluirlas para llevar a cabo la sincronización.

Por otra parte, tal y como hemos mencionado, hay carpetas que son muy importantes para el equipo que no se pueden desactivar y esto acarrea que tengan que integrarse sí o sí en el proceso de guardado en la nube. Una de estas carpetas corresponde a Documentos, que llevan extensiones y otro tipo de dominios que son vitales para que se puedan ejecutar los demás archivos y puedan funcionar correctamente a la hora de abrirlos en línea. Al igual pasa con Escritorio, Imágenes y la carpeta Almacén personal para tener protegidos tus datos.

También has de saber que si desactivas una carpeta que se está sincronizando con tu PC, ésta se eliminará, pero todo su contenido seguirá almacenado online.

Solucionar problemas de sincronización de OneDrive

Después de elegir qué carpetas queremos que se sincronicen con OneDrive, puede que nos encontremos con algún problema y que los archivos y carpetas no se sincronicen. En este caso, estas son las comprobaciones que tenemos que realizar para tratar de solucionar el problema:

• Acceso a OneDrive en línea. Debes pulsar en el icono de OneDrive, entrar en la configuración y hacer clic en «Ver en línea».
• Actualizar versión de OneDrive: Tanto OneDrive como Windows se actualizan con frecuencia. Debemos asegurarnos de tener ambos actualizados correctamente para evitar problemas.
• Desvincular y volver a ejecutar OneDrive. Dirígete a OneDrive > Ayuda y configuración > Configuración > Cuenta > Desvincular este equipo, Después, tenemos que volver a ejecutar OneDrive para hacer una nueva conexión y sincronización.
• Sacar archivos de una carpeta de sincronización. Si el icono de sincronización se queda bloqueado durante un largo período de tiempo, podemos probar a pausar la función. Haz clic en Configuración y ayuda y selecciona Pausar sincronización. Lo ideal es sacar ciertos archivos o carpetas del proceso y volver a reanudar la sincronización.
• Asegurarnos de que los nombres y tipos de archivos son compatibles. El servicio de almacenamiento en la nube establece algunas limitaciones en los nombres y tipos de archivo. Por lo tanto, debemos asegurarnos de que ninguno de los archivos tiene un tamaño superior a los 20 GB. Además, ruta completa debe tener menos de 400 caracteres o que el nombre del archivo no contiene caracteres no permitidos.
• Desactivar el antivirus y el firewall temporalmente. Podemos probar a desactivar temporalmente nuestro antivirus y firewall para comprobar si alguno de los dos estuviera causando el problema.
• Restablecer OneDrive. Podemos probar a restablecer el programa y sus opciones de configuración.

Alternativas a OneDrive

Algunas de las mejores alternativas hoy en día de OneDrive son:

• Google Drive. El almacenamiento en la nube más conocido y el que más gente utiliza. Al crear una cuenta de Gmail, automáticamente se abre una cuenta de Drive. El almacenamiento gratuito es de 15 GB. Además, incluye las herramientas de ofimática de la empresa.
• Dropbox: fue una de las primeras plataformas de almacenamiento y actualmente es una de las mejores y más seguras que existen. Nos conceden de forma gratuita 2 GB para almacenar, aunque después tenemos varios planes de pago para subir sustancialmente esa cantidad.
• iCloud: es el servicio en la nube que tienen los usuarios de macOS y iPhone. También se puede instalar en Windows y es una de las alternativas más interesantes a OneDrive que hay ahora mismo.
• Box: es una red que nos ofrece 10 GB de manera gratuita, permitiendo subir archivos que no superen los 250 MB cada uno. No es tan conocida como las anteriores, pero tiene un funcionamiento realmente muy bueno.
• pCloud: esta plataforma no da 10 GB de almacenamiento totalmente gratis solamente por registrarnos. Tenemos otros planes de pago para conseguir hasta 2 TB.