Frente a alternativas como Dropbox, OneDrive o iCloud, Google Drive es el servicio en la nube de Google y una de las herramientas en línea más útiles para almacenar archivos, ya que, además, se sincroniza con servicios como Gmail y permite editar documentos online con herramientas propias de la empresa.
Podemos tener varias cuentas diferentes en Google Drive porque tengas varios emails: el del trabajo, el personal o incluso uno que utilizas para llevar todas tus gestiones personales o compras y otro con el que haces tablas de datos y documentos.
Pero tener varios no significa que no podamos usarlos todos y pasar archivos de una cuenta a otra. Podemos mover archivos de forma masiva de una cuenta de Google Drive a otra cuando lo necesitemos.
A pesar de tener un espacio de almacenamiento gratuito, Drive también incluye ciertos planes de pago para expandir esta capacidad, por lo que la compañía estadounidense trata de no hacer muy evidente el proceso de pasar archivos de una nube de Drive a otra, buscando que los usuarios no expandan su almacenamiento simplemente a base de crear nuevas cuentas de Google. No obstante, vamos a explicarte cómo se hace para que saques todo el partido de la herramienta sin necesidad de pagar más.
Cómo pasar muchos archivos de una cuenta a otra
Como decíamos, Google Drive no incorpora explícitamente una herramienta de Importar/Exportar, pero eso no quiere decir que no se puedan pasar archivos de nuestra cuenta principal a una cuenta secundaria o de otra persona en cuestión de minutos.
Lo primero que tendremos que hacer será crear una carpeta en el usuario principal que contenga todos los archivos que vamos a querer transferir a la cuenta secundaria. De esta forma, añadiremos ahí todos los documentos, fotos, etc. Dentro puedes realizar una mejor organización por carpetas sin ningún tipo de problema, ya que lo importante será la carpeta superior que contenga todo.
En segundo lugar, compartiremos dicha carpeta con la cuenta secundaria. Una vez que hayamos introducido la cuenta de correo del destinatario, le daremos permisos de «Editor» para que la otra persona (o nosotros mismos) tenga la capacidad de copiar, mover, eliminar todo lo que sea necesario, etc.
Cómo compartir una carpeta en Google Drive
Después de compartir, hace clic con botón derecho en la carpeta y elige la opción Transferir la propiedad. La segunda cuenta recibirá una invitación y cuando la acepte será el propietario de la carpeta compartida. Una vez que la cuenta secundaria acepte la opción de ser propietario de la carpeta, esta se verá de forma automática en su unidad de Google Drive y no en la sección «Elementos compartidos».
Llegados a este punto, ya podrás «descomprimir» los contenidos de esa carpeta global y reorganizar los archivos como desees.
Eso sí, no puedes transferir un archivo de tu cuenta personal de Google a una persona que tiene una cuenta de trabajo o de centro educativo. Cuando envías una solicitud de transferencia de propiedad, ocurre lo siguiente:
- El usuario al que quieres transferir la propiedad del archivo recibe un correo en el que se le comunica que, si acepta la solicitud de transferencia, se convertirá en propietario del archivo. Hasta entonces, el archivo seguirá siendo de tu propiedad.
- El propietario pendiente recibirá permisos para editar el archivo, si aún no los tuviera.
- Si el propietario pendiente acepta la solicitud, te quedarás únicamente con permisos de editor. Además, podrá quitarte el acceso al archivo.
- Si el propietario pendiente rechaza la solicitud, el archivo seguirá siendo de tu propiedad.
Tienes que tener en cuenta que la transferencia supondrá dejar de tener dichos archivos almacenados en tu cuenta, por lo que si tu objetivo es poder acceder a ellos con facilidad, solo podrás hacerlo si tienes en todo momento la contraseña de la cuenta a la que se los has mandado.
Google denomina como ‘transferencias en bloque’ el proceso de modificar el propietario de un conjunto de archivos, muy útil en el caso, por ejemplo, de que quieras pasarte archivos desde tu cuenta de empresa a la personal, o de que alguien quiera pasarte un volumen grande de archivos. No obstante, Google advierte que si hay archivos dentro de estas carpetas atribuidas a otros propietarios, puede que el recipiente obtenga un acceso directo al archivo pero no el archivo en sí.
«Si un archivo estaba en la carpeta Mi unidad de otra persona, pero pertenecía al propietario anterior y también estaba en una carpeta compartida con el nuevo propietario, la propiedad se transferirá a él, pero el archivo seguirá en la carpeta en la que estaba», explican en la página de ayuda de Google.
Dos alternativas para solventar esta limitación serían hacer una copia de cada archivo de forma individual, o transferir la propiedad de archivos externos mediante una unidad compartida.
Otras formas de mover archivos a otra cuenta
Aunque existen más posibilidades de trasladar archivos y carpetas de una cuenta a otra con la instalación de programas de terceros, puedes seguir haciéndolo con unos pasos muy sencillos utilizando la propia aplicación de Google Drive. Y una de las formas más sencillas es descargando el contenido de la cuenta principal y subirlo a la cuenta secundaria de una manera rápida y cómoda.
Para ello, primero debes iniciar sesión en la cuenta principal de Google Drive y crear una carpeta con todos los archivos que quieras compartir. Acto seguido, haz clic con el botón derecho de tu ratón y selecciona la opción «Descargar». De esta forma, la carpeta que hayas elegido comenzará a descargarse en el disco duro de tu ordenador.
Luego, deberás iniciar sesión en la cuenta secundaria de Google Drive y cargar la carpeta desde la pestaña «Mi unidad». Finalmente, borra la carpeta que quede almacenada en tu disco duro. Así, podrás subir a esta nueva cuenta los archivos que hayas descargado desde tu perfil principal.
Finalmente, si necesitas más detalles sobre cómo compartir archivos en Drive, puedes revisar esta página de ayuda oficial con todo el proceso.