¿Quieres crear un formulario rellenable en PDF? Hazlo así

¿Quieres crear un formulario rellenable en PDF? Hazlo así

Jesús Gualix

El PDF, o formato de documentos portátiles, fue inventado hace ya bastantes años por la compañía Adobe. Actualmente es el sistema más popular para compartir información debido a su sencillez de manejo, su seguridad, su fiabilidad y su compatibilidad con todos y cada uno de los dispositivos que utilizamos durante nuestro día a día. Esta herramienta se ocupa, sobre todo, de que un archivo no altere bajo ninguna circunstancia su composición original cuando lo reproducimos en, por ejemplo, ordenadores, tablets, smartphones, etc.

El PDF ofrece muchísimas ventajas que hemos detallado en otros artículos y, por supuesto, también es un sistema bastante útil con el que crear formularios rellenables. Estos son parte importante de la vida laboral diaria, ya que se pueden utilizar para simples listas de participantes para conferencias, solicitudes y registros o facturas complejas. Los formularios regulan los procesos, dan buena fe de la información y nos permiten hacer un resumen de todo lo relacionado con estas gestiones.

La conjunción de esta herramienta y el formato PDF puede significar toda una reducción en el uso del papel en las empresas, ya que los formularios se pueden cumplimentar directamente a través del ordenador. Por lo tanto, tales gestiones resultarán más rápidas y a la vez serán menos propensas a los fallos que si introdujésemos de manera manual la información. Aparte, son más fáciles de compartir, evaluar y archivar junto con los clientes o los compañeros de trabajo.

Entonces, en base a los motivos que te hemos expuesto anteriormente te vamos a dar unos consejos sobre cómo crear formularios rellenables en formato PDF y, además, te vamos a desvelar algunas aplicaciones que se dedican a trabajar en exclusiva sobre este aspecto.

Crear un formulario en PDF

El proceso de creación de un cuestionario a cumplimentar en formato PDF es muy simple, ya que consta de muy pocos pasos que relatamos aquí debajo usando para ello el programa Adobe Acrobat DC:

  • Lo primero que tenemos que hacer es abrir nuestra utilidad Adobe Acrobat DC.
  • Abre el apartado de “Herramientas
  • Toca en “Preparar formulario
  • Abre la opción «Agregar«

Formulario

Una vez que lo hayamos hecho, tendremos que seguir los pasos que nos va indicando. Después lo que tenemos que realizar es seleccionar un archivo o escanear el documento sobre el cual queremos basarnos para crear nuestro formulario. La herramienta Acrobat DC se ocupará se analizar de manera automática dicho documento y agregará los campos correspondientes al cuestionario.

Añadir nuevos apartados

Tenemos la posibilidad de añadir nuevos apartados al formulario que buscamos producir, para ello solamente debemos de usar la barra de herramientas emplazada arriba y ajustar el diseño con las utilidades que se encuentran en el panel de la derecha.

Para terminar, guardamos el formulario rellenable en formato PDF, el cual se podrá compartir por medio de los canales habituales (e-mail, redes sociales, etc.). Si hacemos click en “Distribuir”, el programa nos habilitará para recoger las respuestas de manera automática.

¿Qué herramientas tengo disponibles para ello?

Hay algunas herramientas que podemos utilizar para crear formularios en PDF. Más allá de Adobe Acrobat DC, tal y como te explicamos, puedes usar otras alternativas.

Adobe Acrobat DC

Esta aplicación es la más útil y la principal para producir formularios en formato PDF. Puede crearlos a partir de archivos de Word, Excel, digitalizaciones varias o cualquier otro tipo de documento. Es la principal aplicación que podemos utilizar para esto pero ten en cuenta que algunas de las funciones de Adobe Acrobat DC cuestan dinero por lo que no siempre podremos utilizarlo sin coste.

Acrobat DC da origen a los cuestionarios de manera sencilla y eficaz, convirtiendo campos estáticos en campos de texto a rellenar, e incluso se atreve a establecer en ellos aspectos como la firma electrónica y otros cálculos y validaciones. Aparte, dispone de otros apartados para observar qué personas han respondido al formulario o a cuáles hay que enviar un recordatorio para que hagan esta tarea.

Formularios en Google

Puedes crear cualquier formulario en Google desde la sección de Formularios de la interfaz. Puedes hacerlo gratis y desde el navegador por lo que no tiene ningún tipo de misterio o complicación. Puedes elegir entre la galería de plantillas que hay disponible: formulario de pedido, de servicio, de empleo, de invitación a una fiesta, de cita, de exámenes… Toca sobre cualquiera de las plantillas y rellena los datos. Una vez que lo tengas podrás compartir el enlace con todas las personas que quieras que respondan y tendrás en tiempo real el apartado de “respuestas” para conseguir gráficos y detalles de qué ha dicho cada persona.

Una vez dentro de la plantilla elegida, los datos que podemos rellenar y añadir son, por ejemplo, nuevas preguntas pulsando en el botón «+», aunque también podemos importar preguntas pulsando el segundo icono con un folio y una flecha apuntando a la derecha en su interior. Los siguientes iconos nos darán la opción de campos de texto e imágenes que acompañen al formulario, bien a nivel estético o bien a nivel de ayuda a la comprensión de las preguntas. Las últimas opciones permiten integrar vídeos de YouTube o añadir más secciones. Como la mayoría de servicios del gigante de Internet, Google Forms es gratuito y solo necesitar estar conectado con tu cuenta.

google forms

 

PDFEscape

PDFescape es una utilidad que se dedica a crear formularios en formato PDF de manera online, aunque también tiene su versión como aplicación para Windows. Es una herramienta completamente gratuita. Dispone de un editor que nos habilita para modificar el cuestionario y aparte tiene un visor que sirve para analizar los PDFs ya hechos. PDFescape nos permite imprimir o bajar formularios ya terminados para su empleo sin necesitar conexión a Internet e incluso tiene la funcionalidad de poder compartirlos con otros usuarios. Su interfaz es completamente intuitiva aunque sufre de una limitación en el tamaño del archivo de 10 MB o 100 páginas como máximo.

La versión gratuita está disponible en los navegadores web para acceder online y diseñar los formularios desde la web. Los navegadores compatibles son Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge, Internet Explorer 6 y posteriores, Opera 9.5 y superiores y Safari. Podremos crear formularios personalizados y protegerlos bajo contraseña. La versión de pago tiene un precio de 2.99 dólares mensuales en su versión Premium y permite crear formularios en local y en la web, compartirlos e imprimirlos. La versión Ultimate (5.99$/mes) también permite publicar online los formularios entre otras opciones adicionales.

Platoforms

Platoforms es un productor de formularios gratuito que habilita a sus usuarios a crear cuestionarios en formato PDF que pueden ser rellenados de manera muy sencilla a través del medio online. También crea formularios nuevos a partir de otros ya existentes. Por el contrario, no permite descargar los cuestionarios rellenables y su interfaz no es que sea muy amigable para las personas más inexpertas en esta materia.

Una de las opciones que parecen más interesantes es la posibilidad de importar un documento en formato PDF y convertirlo a un formulario rellenable. Una vez estemos diseñando el formulario podremos integrar los campos que deseemos de la forma que más nos interese, y una vez terminado el diseño podremos compartirlo en formato PDF o en un link para compartir. La versión gratuita permite realizar un solo formulario con un límite de 100 MB de espacio de almacenamiento, mientras que el plan de pago Bronze cuesta 12 dólares al mes y permite realizar dos formularios con 10 GB de espacio. La suscripción Silver cuesta 36$ / mes (20 formularios) y la Gold son 98 dólares al mes y 100 formularios.

DocHub

DocHub también se dedica a generar formularios rellenables en formato PDF de forma gratuita (con limitaciones), permitiendo además a sus usuarios el guardarlos en el ordenador o exportarlos a plataformas digitales de la talla de Google Drive, Dropbox o One Drive. Otras de sus capacidades son que puede importar plantillas de cuestionarios en PDF a través de su limpia y dinámica interfaz o emplear el creador de formularios propio de la aplicación para producir nuevos desde el inicio. Su punto flaco se centra en sus limitadas funcionalidades, ya que solo dispone de los campos de texto, casilla de verificación o firma. Asimismo, hay que registrarse para usar esta aplicación.

DocHub dispone de una versión gratuita que tiene algunas limitaciones. Podremos compartir el formulario en 2.000 documentos pero solo podremos enviar 3 emails cada día, solamente podrán rellenar cuestionarios tres usuarios de forma simultánea, y se almacenarán solo 7 formularios rellenados. La versión de pago tiene un coste de 59.88 dólares al año. Con esta suscripción podremos realizar documentos de forma ilimitada, así como las conexiones simultáneas para acceder a los formularios que pueden ser hasta 50. Enviaremos 250 emails diarios y dispondremos de herramientas extras para la personalización y diseño de los formularios.

JotForm

JotForm es un productor más de formularios rellenables en formato PDF que funciona de forma online y que también es gratuito. Su generador de cuestionarios es muy sencillo de utilizar, facilitando enormemente la creación de campos dentro del documento, ya que solamente hay que arrastrar y soltar cada uno de ellos. Aparte, trae consigo varias plantillas con formas, lo que nos ahorra tiempo y esfuerzo a la hora de crear formularios partiendo de cero. En contra tiene que está diseñado para elaborar archivos simples y puede resultar frustrante para quienes busquen una herramienta más profesional. Las cuentas relacionadas con invitados nada más que pueden gestionar cinco formularios, resultando bastante pesado el tener que estar eliminando cuestionarios ya existentes.

El proceso de diseño de formularios es muy sencillo puesto que una vez hayamos elegido la plantilla (también podemos importar el contenido desde un archivo) convertiremos el documento en un PDF rellenable con un solo clic. Una vez terminado el contenido personalizaremos el diseño añadiendo los colores corporativos y logos de la empresa y podremos enviar las encuestas por correo electrónico a todos los participantes. El formulario podremos descargarlo en formato PDF para compartirlo o enciarlo mediante un enlace directo por email.

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