¿Quieres crear un formulario rellenable en PDF? Así puedes hacerlo

¿Quieres crear un formulario rellenable en PDF? Así puedes hacerlo

Jesús Gualix

El PDF, o formato de documentos portátiles, fue inventado hace ya bastantes años por la compañía Adobe. Actualmente es el sistema más popular para compartir información debido a su sencillez de manejo, su seguridad, su fiabilidad y su compatibilidad con todos y cada uno de los dispositivos que utilizamos durante nuestro día a día. Esta herramienta se ocupa, sobre todo, de que un archivo no altere bajo ninguna circunstancia su composición original cuando lo reproducimos en, por ejemplo, ordenadores, tablets, smartphones, etc.

El PDF ofrece muchísimas ventajas que hemos detallado en otros artículos y, por supuesto, también es un sistema bastante útil con el que crear formularios rellenables. Estos son parte importante de la vida laboral diaria, ya que se pueden utilizar para simples listas de participantes para conferencias, solicitudes y registros o facturas complejas. Los formularios regulan los procesos, dan buena fe de la información y nos permiten hacer un resumen de todo lo relacionado con estas gestiones.

La conjunción de esta herramienta y el formato PDF puede significar toda una reducción en el uso del papel en las empresas, ya que los formularios se pueden cumplimentar directamente a través del ordenador. Por lo tanto, tales gestiones resultarán más rápidas y a la vez serán menos propensas a los fallos que si introdujésemos de manera manual la información. Aparte, son más fáciles de compartir, evaluar y archivar junto con los clientes o los compañeros de trabajo.

Entonces, en base a los motivos que te hemos expuesto anteriormente te vamos a dar unos consejos sobre cómo crear formularios rellenables en formato PDF y, además, te vamos a desvelar algunas aplicaciones que se dedican a trabajar en exclusiva sobre este aspecto.

¿Cómo produzco fácilmente un formulario rellenable en PDF?

El proceso de creación de un cuestionario a cumplimentar en formato PDF es muy simple, ya que consta de muy pocos pasos que relatamos aquí debajo usando para ello el programa Adobe Acrobat DC:

  • Lo primero que tenemos que hacer es abrir nuestra utilidad Adobe Acrobat DC.
  • Posteriormente, una vez que la abrimos, tenemos que dirigirnos a “Herramientas” con el objetivo de clickar en “Preparar formulario”.
  • Después lo que tenemos que realizar es seleccionar un archivo o escanear el documento sobre el cual queremos basarnos para crear nuestro formulario. La herramienta Acrobat DC se ocupará se analizar de manera automática dicho documento y agregará los campos correspondientes al cuestionario.
  • Tenemos la posibilidad de añadir nuevos apartados al formulario que buscamos producir, para ello solamente debemos de usar la barra de herramientas emplazada arriba y ajustar el diseño con las utilidades que se encuentran en el panel de la derecha.
  • Para terminar, guardamos el formulario rellenable en formato PDF, el cual se podrá compartir por medio de los canales habituales (e-mail, redes sociales, etc.). Si hacemos click en “Distribuir”, el programa nos habilitará para recoger las respuestas de manera automática.

¿Qué herramientas tengo disponibles para ello?

Adobe Acrobat DC

Esta aplicación es la más útil y la principal para producir formularios en formato PDF. Puede crearlos a partir de archivos de Word, Excel, digitalizaciones varias o cualquier otro tipo de documento. Acrobat DC da origen a los cuestionarios de manera sencilla y eficaz, convirtiendo campos estáticos en campos de texto a rellenar, e incluso se atreve a establecer en ellos aspectos como la firma electrónica y otros cálculos y validaciones. Aparte, dispone de otros apartados para observar qué personas han respondido al formulario o a cuáles hay que enviar un recordatorio para que hagan esta tarea.

PDFEscape

PDFescape es una utilidad que se dedica a crear formularios en formato PDF de manera online, aunque también tiene su versión como aplicación para Windows. Es una herramienta completamente gratuita. Dispone de un editor que nos habilita para modificar el cuestionario y aparte tiene un visor que sirve para analizar los PDFs ya hechos. PDFescape nos permite imprimir o bajar formularios ya terminados para su empleo sin necesitar conexión a Internet e incluso tiene la funcionalidad de poder compartirlos con otros usuarios. Su interfaz es completamente intuitiva aunque sufre de una limitación en el tamaño del archivo de 10 MB o 100 páginas como máximo.

Platoforms

Platoforms es un productor de formularios gratuito que habilita a sus usuarios a crear cuestionarios en formato PDF que pueden ser rellenados de manera muy sencilla a través del medio online. También crea formularios nuevos a partir de otros ya existentes. Por el contrario, no permite descargar los cuestionarios rellenables y su interfaz no es que sea muy amigable para las personas más inexpertas en esta materia.

DocHub

DocHub también se dedica a generar formularios rellenables en formato PDF de forma gratuita (con limitaciones), permitiendo además a sus usuarios el guardarlos en el ordenador o exportarlos a plataformas digitales de la talla de Google Drive, Dropbox o One Drive. Otras de sus capacidades son que puede importar plantillas de cuestionarios en PDF a través de su limpia y dinámica interfaz o emplear el creador de formularios propio de la aplicación para producir nuevos desde el inicio. Su punto flaco se centra en sus limitadas funcionalidades, ya que solo dispone de los campos de texto, casilla de verificación o firma. Asimismo, hay que registrarse para usar esta aplicación.

JotForm

JotForm es un productor más de formularios rellenables en formato PDF que funciona de forma online y que también es gratuito. Su generador de cuestionarios es muy sencillo de utilizar, facilitando enormemente la creación de campos dentro del documento, ya que solamente hay que arrastrar y soltar cada uno de ellos. Aparte, trae consigo varias plantillas con formas, lo que nos ahorra tiempo y esfuerzo a la hora de crear formularios partiendo de cero. En contra tiene que está diseñado para elaborar archivos simples y puede resultar frustrante para quienes busquen una herramienta más profesional. Las cuentas relacionadas con invitados nada más que pueden gestionar cinco formularios, resultando bastante pesado el tener que estar eliminando cuestionarios ya existentes.