Cómo descargar los correos de Outlook al ordenador

Cómo descargar los correos de Outlook al ordenador

Roberto Adeva

Outlook es sin duda uno de los clientes de correo electrónico más utilizados por los usuarios en todo el mundo. La propia herramienta de Microsoft ofrece diferentes opciones para guardar un mensaje de correo, por eso, vamos a mostrar a continuación los pasos a seguir para guardar o descargar los correos de Outlook al ordenador.

Si necesitas tener tus correos en tu ordenador para consultarlos cuando sea necesario, tener una copia que no se encuentre solo en la nube o quieres mandarlos a otro servicio de alguna manera, esto es mucho más accesible de lo que imaginas. Pero, antes de nada, te vamos a comentar algunas razones por las que puedes querer hacer esto, con sus propias limitaciones en concreto.

¿Por qué descargar correos? Casos y límites

Una de las principales razones para descargar correos es que en ellos puedes tener información importante, especialmente si es una cuenta de empresa o donde haces negocios, la cual quieres conservar a toda costa. Es bastante improbable que estos datos sean atacados, a menos que haya alguna brecha de seguridad o algún ciberdelincuente acceda a ellos, pero puede pasar. Por otro lado, evitarás que borres algún correo importante por error o en algún mantenimiento de limpieza, sin darte cuenta de que había algo que querías conservar allí. Si no quieres que sus datos se pierdan, es bueno descargar los correos que te interesa.

Si guardas tus correos podrás asegurarte de que los tienes y puedes acceder a esa información en el momento en el que lo necesites. También puedes usarlos como prueba en caso de alguna denuncia o consulta legal, o siempre que lo necesites. Además, no necesitas tener conexión a internet para poder visualizarlos, por lo que si quieres descargarlos para verlos después y no tienes internet en casa, puedes hacerlo fácilmente. Esto es especialmente importante si te envían dossiers, informes o información extensa que debes consultar detenidamente. Te será muy útil si vas a desplazarte a algún lugar donde no tienes conexión a internet o esta es inestable. Si lo necesitas como prueba en un juicio, debes saber que los correos son válidos como prueba y es posible que tenga que validarlos un perito, pero para entregarlos cuando sea necesario y que los validen debes descargarlos.

Si tienes una cuenta abandonada durante mucho tiempo, pero quieres conservar lo que hay en ella, puedes guardar tus mensajes para poder acceder a ellos si por un descuido dejas que esta venza. Recuerda que, si pasas más de 2 años sin usarla, podrías perderla con todo lo que ello contenga. Aunque no la utilices, no quiere decir que no tengas algo importante allí a lo que recurrir cuando necesites. Si pasas todo esto a un dispositivo de almacenamiento que puedas controlar en tu totalidad mucho mejor. También puedes pasarlos de una cuenta antigua a una nueva para que conserves allí tus correos anteriores.

Por supuesto, no está pensado para que descargues correos confidenciales de otras personas aprovechando que tienes acceso a ellos, ya que esto no es legal ni ético. Con respecto a los límites de descarga, debes saber que el servicio limita el tamaño de los archivos PST local a 20 GB en caso de Outlook 2007, o en 50 GB en otras versiones (2010, 2013, 2016 o 2019). En cualquier caso, el archivo no va a superar este tamaño cuando vayas a descargarlo. Si quieres hacerlo tendrías que consultar la información de Microsoft o hablar con soporte técnico. Tu archivo puede ser superior al límite de tamaño en algunos casos por su configuración.

descargar correos

Cómo descargar

Existen numerosas razones por las que cualquier usuario puede tener la necesidad de guardar o descargar los correos de Outlook al ordenador, por eso, vamos a mostrar cómo podemos guardar un mensaje como archivo en el propio equipo y cómo podemos exportar o hacer una copia de seguridad de nuestros mensajes de correo en Outlook. Empezamos comentando las diferentes formas que tenemos de descargarlos en nuestro ordenador como archivo local, PDF y archivo Word, aunque esto solo es válido para correos individuales y tendremos que hacerlo correo por correo con todos los que nos interese tenerlo.

Como archivo en local

Para poder guardar o descargar los correos de Outlook al ordenador, lo primero que tenemos que hacer es abrir el cliente de correo en nuestro equipo. Una vez hecho esto, abrimos el mensaje de correo que queremos guardar y a continuación, en el menú Archivo seleccionamos la opción Guardar como.

Esto nos abrirá una ventana o cuadro de diálogo para que elijamos la carpeta donde queremos guardar el mensaje de correo y donde podremos indicar también el nombre con el que queremos guardarlo. En el campo Guardar como tipo, podemos aceptar el tipo predeterminado o bien elegir otro tipo de archivo de los que se nos muestra en la lista.

Si son varios los mensajes de correo que queremos descargar en local, lo único que tenemos que hacer es seleccionar todos y cada uno de ellos con la tecla Ctrl presionada y una vez que tengamos todos seleccionados, elegimos la opción de menú Archivo > Guardar como, le damos un nombre al archivo, elegimos el tipo y automáticamente se quedarán todos guardados en la ruta donde hayamos indicado.

Como PDF

Lo cierto es que Outlook no incluye la opción de guardar como PDF, sin embargo, es posible guardar un mensaje de correo en PDF con la impresora en PDF que incluye Microsoft en Windows 10. Para ello, basta con abrir el mensaje que queremos guardar y desde la opción de menú Archivo, elegimos la opción Imprimir. A continuación, en el menú desplegable de la impresora seleccionamos imprimir en PDF de Microsoft y pulsamos sobre la opción Imprimir. Por último, elegimos la carpeta de nuestro disco donde queremos guardar el correo de Outlook y pulsamos en Guardar para finalizar. También podemos llegar a la opción de Imprimir tocando una parte en blanco del mensaje.

Si disponemos de otra versión de Windows anterior a Windows 10, también es posible guardar los correos de Outlook como PDF en el ordenador. Para ello, seleccionamos el mensaje y desde la opción de menú Archivo hacemos clic sobre Guardar como. Elegimos la carpeta donde queremos guardarlo, la ubicación, el nombre del archivo y en el campo Guardar como tipo, seleccionamos guardar como HTML.

Una vez hecho esto, abrimos con Word el archivo HTML que acabamos de guardar y desde la opción de menú Archivo de Word, elegimos la opción Guardar como para elegir PDF en la lista de tipo de archivo.

Como un documento de Word

Aunque Outlook tampoco ofrece la opción de poder guardar los correos de Outlook como un documento de Word, lo cierto es que podemos hacerlo de forma sencilla. Para ello, lo único que tenemos que hacer es repetir varios de los pasos descritos anteriormente para guardarlo como PDF en equipos con una versión anterior a Windows 10. Por lo tanto, lo que tenemos que hacer es seleccionar el mensaje de correo de Outlook que queremos guardar y desde la opción de menú Archivo seleccionar Guardar como. En esta ocasión seleccionamos guardar como HTML.

descargar los correos de Outlook

Ahora, solo nos queda abrir este archivo en Word y posteriormente, desde la opción Archivo > Guardar como, elegimos guardar como un documento de Word .docx y pulsamos en Guardar.

Como plantilla

Puedes utilizar mensajes de email para enviar correos con información que no cambia de mensaje a mensaje. Para ello puedes crear y guardar un mensaje como plantilla. Así, podrás utilizarlo con este fin. El proceso es similar a los anteriores. Solo tienes que elegir en Guardar como y seleccionar Plantilla en este caso.

Si quieres, cuando vayas a usarlo nuevamente, puedes personalizarlo añadiendo cualquier información nueva antes de enviarlo como mensaje. Para crear una plantilla, debes seleccionar Nuevos elementos, más elementos y elija un formulario. Allí debes dar a Elegir y Buscar en Plantillas de usuario en sistema de archivos. Se abrirá la carpeta de plantillas predeterminada. Si se guarda en otra carpeta da a Examinar, selecciónala y da a abrir.

Exportar o hacer una copia de los correos de Outlook

Hay otra forma de exportar, hacer una copia de seguridad o descargar los correos de Outlook en el PC. Para ello, lo que tenemos que hacer es generar un archivo PST de Outlook con dichos mensajes de correo electrónico.

Entonces, lo que tenemos que hacer es ir a la opción Archivo > Opciones en Outlook y a continuación, seleccionamos la opción Avanzado. En la ventana que se nos muestra a continuación, buscamos la sección Exportar y ahí encontraremos la opción que nos permite exportar información de Outlook a un archivo para simplemente guardarla en nuestro PC o incluso para utilizarla en otros programas.

descargar los correos de Outlook

Nada más pulsar sobre el botón Exportar, se nos abrirá el asistente para importar y exportar los datos de Outlook. Seleccionamos la opción Exportar a un archivo y pulsamos en Siguiente. A continuación, elegimos Archivo de datos de Outlook (.pst). Pulsamos en Siguiente y entonces tendremos que indicar el nombre de la cuenta de correo electrónico de la que queremos exportar los datos y asegurarnos de marcar la casilla Incluir subcarpetas.

De esta manera, exportaremos los mensajes de correo de Outlook, el calendario y los contactos. En el último paso, pulsamos sobre Examinar y elegimos la ruta donde queremos que se el archivo pst que contiene toda esta información, le damos un nombre, pulsamos en Aceptar y por último en Finalizar. El proceso de exportación comenzará de forma automática y una vez que finalice, tendremos el archivo pst con todos los correos de Outlook, así como los contactos y el calendario para que podamos recuperarlo o abrirlos en nuestro propio PC o en otro ordenador si lo necesitamos.

El archivo resultante, un .pst, puedes abrirse con la propia aplicación de Outlook. No obstante, existen herramientas gratuitas a nuestro alcance que nos facilitan esta labor, como FreeViewer PST Viewer o SysTools Outlook PST Viewer.

Exportar manualmente los emails

Una manera un poco más rudimentaria (y lenta) de exportar los emails es hacerlo manualmente. Es decir, seleccionando cada uno de los mensajes de Outlook que deseas guardar o descargarte. Puedes hacerlo de varias formas diferentes: una de ellas es guardando los emails como archivos de texto TXT. Otra opción sería guardar los mensajes como texto enriquecido RTF o incluso en formato MSG.

De esta forma, tendrás siempre todos tus emails por separado y podrás categorizarlos, por ejemplo. Además, te resultará mucho más sencillo consultarlos individualmente, pues no tendrás que abrir todos los mensajes de Outlook dentro de un archivo PST. Como ves, las soluciones son muy variadas y hay muchas formas de hacerlo.

Qué datos se exportan

Cuando exportamos el correo, los contactos y la información de nuestro calendario a un archivo .pst, Outlook crear una copia de la información, por lo tanto, seguiremos teniendo todos los mensajes, contactos e información a la vista en el cliente de correo. Además, se incluirá cualquier dato adjunto en los correos electrónicos. Eso sí, no se exportarán metadatos como propiedades de carpeta (vistas, permisos y configuración de Autoarchivar) ni reglas de mensajes o remitentes bloqueados.

El hecho de poder exportar, hacer una copia de seguridad o importar un archivo .pst con toda esta información es muy útil cuando lo que queremos es mover el correo electrónico desde una cuenta a otra, de un ordenador a otro (incluso cuando cambiamos de PC a Mac) o simplemente para tener una copia de seguridad de todos nuestros mensajes, contactos e información a salvo por si algo va mal en algún momento.

Cuando se debe exportar o importar un archivo .pst

A continuación, vamos a esgrimir algunos consejos a tener en cuenta que nos ayudarán a determinar cuándo debemos exportar o importar nuestros correos en archivos .pst, así como algunos aspectos a tener en cuenta para realizar copias de seguridad.

  • Mover el correo de una cuenta a otra: si tenemos una cuenta antigua con otro servidor de correo en desuso, como puede ser Yahoo!, podemos mover el correo a una nueva cuenta de Outlook. Con el icono de este corre en nuestro escritorio, ambas cuentas pueden fusionarse. Si los archivos son numerosos, tardará bastante. Después, solo tenemos que usar los procesos descritos para exportar los correos antiguos. Seguidamente importaremos el archivo .pst a nuestra cuenta actual.
  • Trasladar elementos de un ordenador a otro: aquí nos referimos al hecho de mover el contenido del correo entre un equipo con Outlook y otro con la aplicación también instalada. Por ejemplo, si en el primer pc estamos haciendo de la versión de 2007 y en el nuevo contamos con la de 2016, podemos exportar los correos. El proceso es similar al que hemos explicado anteriormente. Después de esperar un tiempo prudencial, solo deberemos importar los archivos .pst. También es conveniente si es proceso es entre un pc de Microsoft y un MAC.
  • Las copias de seguridad son una buena forma de tener a buen recaudo nuestros correos en caso de algún problema inesperado. Así, podremos acceder a nuestros datos en cualquier momento incluso si perdemos nuestra cuenta de correo. Con Outlook, es posible hacer copias de seguridad no solo de los correos, sino también de los contactos y el calendario. Todas ellas, se guardan además a buen recaudo. Una vez que hayamos creado el archivo .pst, debemos copiarlo en una ubicación segura. Entre las opciones que existen y pueden servirnos, está una unidad portable de USB, otro disco duro o el almacenamiento en la nube a través de OneDrive o Dropbox. Pero no existe una forma de realizar las copias de seguridad periódicamente de todos y cada uno de nuestros correos y archivos. Así, a modo de consejo, debemos tomar esta opción nosotros mismos. Existe la opción de Autoarchivar, que solo realiza copias de los elementos antiguos, y más bien se encarga de moverlos a otra ubicación.
  • Otra opción es realizar una copia de seguridad exclusivamente de nuestros contactos, para no perderlos en ningún caso. Si se extravían los archivos, mantener a los contactos asegura la comunicación continua. Con este método, podremos después exportarlos a cualquier dispositivo a través de un archivo .csv.

abrir pst outlook

Cómo descargar los correos de Thunderbird al ordenador

Si te sientes más cómodo trabajando con el cliente de correo Thunderbird. A continuación, te explicamos cómo descargar los correos en tu ordenador.

La forma más sencilla de guardar los correos directamente en nuestro equipo es realizar una copia de seguridad. Para realizar el backup debes seguir los siguientes pasos:

  • Inicia la aplicación Thunderbird.
  • Selecciona la carpeta de correo que quieres guardar, por ejemplo, la bandeja de entrada.
  • Selecciona los correos que quieres exportar, si quieres realizar una copia de toda la carpeta pulsa CTRL + A.
  • Clica sobre el botón de las tres rayas horizontales que se encuentra en la esquina superior derecha para entrar en el menú.
  • Selecciona Guardar como > Archivo.
  • Selecciona la carpeta de destino y clica en Aceptar. Los correos seleccionados se guardarán en la ruta seleccionada con la extensión EML.

Thuberbird cuenta con el plug-in ImportExportTools NG que permite realizar una exportación masiva de los correos de una forma rápida y sencilla.

thunderbird outlook

Descargar mensajes con herramientas externas

Otra cosa que puedes hacer es recurrir a herramientas externas que cumplan con esta función, por eso te comentamos una de las más destacadas para ello, Kutools para Outlook con la que además podrás hacer muchas cosas más.

Kutools para Outlook

Utilizar una herramienta para estas opciones es otra opción, por eso te comentamos una que permite hacerlo. Así podrás descargar tus correos, archivos adjuntos y más. Cuenta con una gran cantidad de funciones para el correo, así que lo encontrarás práctico para muchas ellas. Puedes hacerte con ella desde aquí gratuitamente y probarla durante 60 días. Su precio es de 49 dólares en caso de que sigas queriendo usarlo.

Cuenta con muchas más opciones, como impresión avanzada, selección de impresión y mucho más. Podrás guardar rápidamente varios emails como formatos de archivo separados con la característica Ahorro masivo. En la opción Bulk Save de la app le darás a la opción y elegirás dónde guardarlo.

guardar archivos correos outlook

Puedes especificar el contenido del mensaje a guardar y confirmarlo. Tienes varias opciones de configuración para adaptar la herramienta a tus necesidades.

Export Messages to PDF for Outlook

Esta es otra herramienta actualizada recientemente por medio de la cual puedes guardar mensajes de correo electrónico de la compañía como archivos PDF con archivos adjuntos y descarga de imágenes externas al que podrás darle utilidad si te interesa. esta herramienta tiene una versión avanzada si te interesa.

Podrás exportar mensajes de varias carpetas a PDF a la vez, convertir archivos de datos PST y buzones a PDF, crear una estructura de carpetas original en un disco o recurso compartido de red, guardar los archivos adjuntos y enlaces a archivos guardados en el encabezado, cambiar el nombre o emitir archivos PDF existentes y mucho más, con funciones de organización de la exportación. Puede guardar automáticamente los correos, descargarte imágenes externas en el texto HTML del mensaje e incluso mover todos los mensajes exportados a la carpeta de Outlook que selecciones.

De igual forma, podrás personalizar la configuración de página de los documentos PDF, configurar el encabezado de los mensajes y utilizar macros en los nombres de los archivos PDF, de forma que puedas organizar los documentos resultantes en función de tus intereses y necesidades. Además, si no quieres organizar tus documentos de forma manual, el programa se encarga de clasificarlos automáticamente para facilitarte el proceso.

exportar outlook a pdf

Puedes ver cómo descargar, utilizar y otras opciones interesantes con respecto a tus exportaciones de tus correos Outlook en la página de esta aplicación que se encuentra en este enlace. Es una herramienta fácil de utilizar a la que te acostumbrarás rápidamente y con muchas posibilidades con respecto a lo que puedes llegar a necesitar, así que es una opción a tener en cuenta. También puedes ver las utilidades relacionadas, que pueden ser también te tu interés.

Guarda tus correos como PDF con Adobe Acrobat

Lo primero que debes hacer es iniciar Outlook y luego hacer click en Adobe Acrobat en la barra de herramientas. En el submenú, puedes ver cuatro pestañas: Mensajes seleccionados, Carpetas seleccionadas, Cambiar configuración de conversión y Configurar archivo automático. Desde aquí, tienes dos opciones para convertir correos electrónicos de Outlook a archivos PDF.

Convertir mensajes seleccionados a PDF: en Mensajes seleccionados, tienes que seleccionar «Crear nuevo PDF» o «Anexar a PDF existente». Luego, selecciona el correo electrónico que necesitaa guardar como PDF y hacer click derecho sobre él. Ve a «Convertir a PDF de Adobe», asigna un nombre a su archivo PDF y haz click en «Guardar». Adobe Acrobat guardará tu correo electrónico y adjunto como archivos PDF inmediatamente.

La otra opción es la de convertir la carpeta de mensajes seleccionada a PDF: para ahorrar tiempo, puedes guardar todos los correos electrónicos que desees convertir a PDF en una carpeta. Luego haz click en «Carpetas seleccionadas» en la barra de herramientas y selecciona la carpeta adecuada para comenzar el proceso de guardar mensajes de Outlook en archivos PDF. Después de guardar los correos electrónicos de Outlook en archivos PDF, se abrirán en Adobe Acrobat. Simplemente haz click en ellos para ver todo el contenido del mensaje. También puedes hacer click en el hipervínculo del archivo adjunto para abrirlo en otra ventana.

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