Cómo crear y usar una base de datos en Excel

Excel es una de las herramientas que más utilizamos en nuestro día a día. Con ella, podemos llevar a cabo cualquier tipo de cálculo a través de una hoja de datos que nos permite poder gestionar todo tipo de aspectos: y es que sus posibilidades son ilimitadas. 

Toda la información podemos tenerla almacenada en un mismo archivo y podemos usarla simplemente para guardar dicha información o por si necesitamos consultarla. Hoy te explicamos cómo crear una base de datos en Excel o para qué puede ser útil pero sobre todo cómo puedes aprender a usar los diferentes filtros que permite la herramienta de Microsoft o cómo podemos buscar en esa base de datos si necesitamos consultar algo concreto, un dato exacto dentro de la tabla.

¿Para qué usar una base de datos?

Hay muchos momentos, en la vida personal o profesional de cada uno, en la que podemos recurrir a una base de datos en Excel para almacenar la información o para consultarla siempre que necesitemos. Por día, por persona, por cualquier valor. Podemos usar una base de datos en una hoja de cálculo para registrar todo tipo de contenidos en el caso de ser profesor, por ejemplo, o también en el ámbito profesional si quieres registrar los horarios de trabajo, las labores asignadas a cada persona de un mismo equipo de trabajo…

• Las asistencias en clase

Puedes usar una base de datos de Excel para tener registradas las asistencias en clase de los distintos alumnos, ya sea en un colegio o bien en una academia o cualquier otro tipo de escuela. Podrás registrar quién ha acudido cada día o cada hora, por ejemplo. Puede ser útil como complemento a las hojas de asistencia en papel que se han utilizado siempre y con una forma más cómoda de encontrar cualquier dato porque, como veremos en próximos párrafos, podemos filtrar para encontrar cada día o cada hora de hace un mes y así sabremos la asistencia.

• Base de datos personales

Al igual que el anterior, puedes registrar información de niños o alumnos como datos de contacto, teléfono, etc. Puedes tener todos los datos almacenados en esta base sea cual sea la temática que quieres. Si tienes una academia, si tienes un registro de niños en un gimnasio, para niños en un campamento, en comedor. O bases de datos personales de cualquier sitio de adultos como pueden ser gimnasios, clases de yoga, clases de pintura o bibliotecas.

• Registrar los libros

Llevar un registro de los libros que has leído o los que tienes pendiente. Puedes organizarlos por fecha o por año de lectura, por comprados o no, leídos o no. Hay aplicaciones específicas para esta labor, como es Goodreads, pero esto nos permite no depender de una app específica y configurar nuestra base de datos a nuestro gusto sin tener que depender de los campos que nos dan estas aplicaciones y podemos elegir lo que nosotros queramos, exportarlo, compartirlo…

• Seguimiento de salud

Si quieres hacer un seguimiento de tu estado físico o de salud con mediciones de peso, de masa corporal, de pulsaciones, de IMC… podrás ir registrando los distintos apartados cada semana o cada quince días y podrás consultar la evolución en un vistazo o tener un dato exacto del día que quieras.

En el caso de tener familia, es recomendable que uses una misma sesión de Excel con diferentes páginas y pestañas para llevar un control médico de todos los miembros del hogar. Apunta las fechas en las que cada persona acude a la consulta del médico de cabecera, los días en los que se hacen analíticas y los resultados. Tener bien gestionada la salud por medio de un seguimiento adecuado ayudará a que veas cosas y detectes problemas que de otra manera se te habrían pasado. Recuerda que la prevención siempre es la mejor herramienta para estar sanos.

• Seguimiento de huertos y rotaciones

Si tienes un huerto en casa o un huerto urbano, podrás usar Excel para controlar cada una de las cosas que hayas plantado, la estacionalidad de las mismas, qué necesitan, etc. No merecerá la pena si solo tienes un par de cosas plantadas pero es muy interesante cuando son muchas opciones y muchos cambios entre ellas.

• Control de stock o de horarios y turnos

Para controlar el stock de tu negocio, sea cual sea el producto. Puedes llevar un seguimiento de todos los productos que tienes o cuántos tienes de cada uno de ellos. Toma nota no solo de la cantidad, sino también del coste que supone cada uno de los artículos que tienes a la venta. Usa las reglas de Excel para ver con claridad cuál es el beneficio que obtienes de la venta de cada producto. Incluye cualquier dato o circunstancia que pueda afectar a los precios, como si se hacen porcentajes de descuento en fechas concretas.

Si necesitas controlar horarios y turnos de diferentes personas en un trabajo, como puede ser el caso de enfermeras y enfermeros que hacen turnos y guardias. O simplemente si tienes una pequeña empresa y queréis organizar las vacaciones de cada uno sin que se pisen unas y otras.

• Organización de trabajos

Para organizar trabajos en grupo en la universidad, entregas, epígrafes. Podréis saber quién debe hacer cada uno de los apartados. Además, podéis marcar diferentes campos utilizando los diferentes desplegables de Excel… Puedes elegir cuándo está asignado, cuándo está hecho, cuándo está revisado.

Es recomendable que utilices el variado rango de colores de Excel para visualizar mejor los campos que vayas introduciendo. Por ejemplo, usa el azul para tareas pendientes, el naranja para las tareas que estén en revisión y el rojo para las que necesiten una corrección. Hay multitud de posibilidades. Si usas esta herramienta aprovechando todas sus funciones, no necesitarás otros programas más complejos.

• Registro de clientes

Para tener un registro de clientes con datos, reservas, compras… Qué ha comprado cada uno independientemente del tipo de negocio. La gestión de esta información te permitirá optimizar el rendimiento financiero de tu empresa y así poder optimizar mejor las distintas acciones que lleves a cabo.

Ten en cuenta las costumbres de tus clientes, sus preferencias o incluso los rangos de gasto que hacen en tu negocio, para tomar decisiones acerca de cómo hacerles propuestas. La base de datos también te ayudará a entender cuáles son los momentos del mes o del año en los que cada cliente tiene más facilidad para hacerte compras.

• Planificador de ejercicios

Si quieres realizar un seguimiento de comidas o un planificador de ejercicio. Si estás a dieta o te has propuesto llevar una vida sana podrás registrar todo lo relacionado con este seguimiento… Por ejemplo, cuánto estás bebiendo de agua cada día o incluso si quieres hacer un planificador de tu peso o tu nivel de grasa o masa muscular cada semana o cada mes y así poder saber cómo has ido evolucionando o si has conseguido los objetivos que te habías marcado.

• Series y películas vistas y pendientes

Qué series habéis visto en casa, organizadas por cada uno de los miembros de la familia, el año o el mes en la que la habéis visto o la plataforma. También puedes hacer bases de datos con todas las películas que has visto en un año o en los últimos años y una valoración de las mismas, por ejemplo. Así sabrás, pasado un tiempo, cuáles fueron los títulos que más te gustaron o cuáles son los que menos cuando te pregunten una recomendación o quieras volver a verlas.

Otra buena idea es usar Excel para introducir los distintos estrenos que se acercan a las plataformas de streaming e incluir distintos colores para cada una de ellas. Define qué películas llegarán a Amazon Prime Video, Netflix o Disney+, entre otros servicios, para tener un control adecuado y que no se te pase ningún estreno de calidad.

• Control de gastos

Hasta ahora, hemos hecho mención a diferentes aspectos que forman parte de nuestro día a día. Y, no hay aspecto que más importancia tenga en nuestra jornada diaria que todo lo que tiene que ver con el control de los gastos diarios. En este caso, una hoja de excel es una de las mejores herramientas por las que podemos optar para poder tener el control de nuestras finanzas personales siempre al milímetro.

Una hoja de cálculo nos permite poder hacernos una planificación de nuestras finanzas de un modo muy sencillo. Apenas vamos a necesitar introducir nuestros ingresos y nuestros gastos por separado y, a partir de ahí, jugar con las diferentes fórmulas que nos permite Excel para poder obtener una métrica que nos indique cuáles son nuestras posibilidades en términos económicos. 

• Entrenamientos para una prueba concreta

Además de todo lo anterior, y pese a que ya hemos hecho mención al impacto que puede llegar a tener este aplicación para llevar a cabo un seguimiento de nuestra actividad, otro de sus usos más imporrtantes tiene que ver con el control que realizamos de nuestro ejercicio físico.

Si nos hemos apuntado a alguna prueba en concreto, como un maratón, una hoja de cálculo nos puede ayudar a tener un mayor control sobre todo lo que tiene que ver con la preparación de la prueba en cuestión. Siendo una solución muy utilizada por deportistas de todos los niveles para acometer sus pruebas físicas de la mejor forma posible y tener siempre bajo control el número de kilómetros semanales que se están llevando a cabo.

Ventajas e inconvenientes

Excel no es un programa fácil y ese es su principal inconveniente. Pero tiene muchas ventajas utilizarlo para hacer una base de datos. Aunque te las explicamos a continuación, podríamos considerar algunos inconvenientes a corto plazo como la dificultad que puede suponernos enfrentarnos a un programa nuevo o a algo que nos parece complicado si no lo hemos usado antes. Pero a largo plazo será especialmente útil haber creado base de datos en Excel gracias a que nos permitirá tener toda la información con una búsqueda rápida

Inconvenientes

Solemos asustarnos a la hora de plantarle cara a la suite de Microsoft para hacer libros o tablas porque creemos que es demasiado complejo y que no sabremos hacerlo. Pero la ventaja es que crear una base de datos en Excel es bastante más sencillo de lo que puedes creer y apenas te llevará unos minutos. Eso sí, otro inconveniente es que se trata de un programa que normalmente no está gratuito así que si no lo tienes, tendrás que recurrir a una alternativa por la que no haya que pagar. O pagar.

Algunos de los inconvenientes que encontramos en usar este sistema son:

• Un programa que no es gratuito ni de código abierto aunque con muchas alternativas
• Hay muchas herramientas y opciones por lo que podemos saturarnos con facilidad
• Debemos inroducir a mano la mayoría de los elementos para la base de datos

Ventajas

La gran ventaja es que, como decimos, este tutorial es sencillo. Pero además de la simpleza de los pasos que debes seguir también tenemos como ventaja el hecho de poder tener todo organizado en un único vistazo, por muy extenso que sea el contenido o or muchos datos que tengamos podremos buscar y filtrar fácilmente. Otra ventaja es que podrás trabajar en la nube si tienes OneDrive y puedes hacer que la tabla o libro, que la base de datos sea colaborativa. Y la tercera ventaja que encontramos es que si ves que todo es demasiado complejo para ti siempre te queda recurrir a las plantillas de Excel disponibles online y ya preparadas para rellenar.

Es decir, algunas de sus ventajas son…

• Un programa completo para todo lo que necesites
• Tutoriales sencillos y fáciles de seguir
• Orden en cualquier contenido que quieras para encontrar y filtrar
• Muchísimos usos diferentes para una base de datos
• Encontrar un dato en cuestión de segundos
• Plantillas que podemos utilizar como base si no queremos empezar desde cero

Crear una base de datos

Lo primero que tenemos que tener en cuenta es saber qué datos queremos introducir en la tabla y cuántas columnas vamos a necesitar. Dependerá del uso o la temática que tengamos que introduzcamos unos parámetros u otros. Por ejemplo, en el caso de llevar un registro de libros podremos seleccionar los siguientes datos: título del libro, autor, editorial, fecha de publicación, año de lectura o formato de lectura según esté en papel o lo hayamos comprado en formato digital para el eBook. Esto nos permitirá filtrar por autor rápidamente si queremos saber si tenemos un libro. O nos permitirá saber qué leímos en 2018 o en 2017, por ejemplo. También podremos saber qué libros tenemos de una editorial concreta o de una colección.

Si vas a hacer una base de datos en Excel sobre clientes podremos añadir los siguientes detalles: nombre, apellidos, teléfono de contacto, número de tarjeta de fidelización, tipo de fidelización, DNI… Podemos añadir tanto como necesitemos.

Para poder hacer mucho más visual este tutorial, utilizaremos dos tablas diferentes con la que iremos aplicando los filtros o las fórmulas de búsqueda que te explicamos. No necesariamente debes repetir los pasos exactos en cuanto a filas o columnas sino que a través de las capturas de pantalla podrás hacerte una idea más global de las explicaciones y podrás aplicar los pasos a tu base de datos en Excel.

Datos de ejemplo

En nuestro caso, para enseñarte el ejemplo, elegimos los siguientes datos:

• Libro
• Autor
• Editorial
• Leído: Sí o no
• Comprado: Sí o no
• Año de lectura
• Formato

También utilizamos una base de datos en Excel sobre series vistas en familia. Los datos que se utilizarán para esta segunda tabla son:

• Serie
• Plataforma donde se emite
• La hemos terminado de ver o no
• Qué miembro de la familia la ha visto
• Qué puntuación o valoración le damos a la misma

Personalización

La base de datos podrás personalizarla como quieras. Es decir, podrás ir tocando sobre las diferentes casillas para poner un fondo de color si así te ayuda a tenerlo todo más controlado u organizado. Podrás elegir, como en cualquier programa de la suite Office, el tipo de letra y el tamaño, si quieres que esté alineado a la derecha o a la izquierda o si quieres que esté en negrita, en cursiva, subrayado. Te recomendamos que hagas que los títulos se muestren más grandes, pero puedes hacerlo como quieras según tus gustos o las necesidades que tengas en tu base de datos. Nada de lo que hagas en diseño afectará al resto de opciones.

Añade los datos

Una vez que hayas creado los campos bastará con ir rellenando con los diferentes datos en cada una de las columnas. Ve rellenando según vayas leyendo u ordenando tu biblioteca. Da igual la temática que hayas elegido porque el procedimiento será el mismo: los diferentes clientes, los diferentes alumnos, productos en stock, veces que has medido tu peso, edades, series… Añade una serie de datos para poder crear los filtros tal y como te explicamos en el siguiente apartado. A medida que vayas teniendo más información, podrás ir rellenando tu hoja de Excel sin límite.

Ten en cuenta que es fundamental que siempre utilices el mismo nombre, exacto, si quieres que los filtros que crearemos a continuación se ajusten. Una letra mal y esto no te servirá para nada porque no aparecerán en resultados.

Una opción útil para que los datos se ajusten siempre en el caso, por ejemplo, del nombre de una asignatura o de una plataforma o una editorial, es que lo hagas utilizando la lista desplegable. Cuando vayas a rellenar una nueva fila en tu base de datos en Excel, haz clic en la casilla correspondiente con el botón derecho. En el menú de opciones verás que indica “Elegir de la lista desplegable”. Desde aquí tendrás todas las opciones disponibles con las que podrás completar esa columna sabiendo que encajará con el nombre exacto que has dado las veces anteriores.

Crear filtros

Crear filtros es lo primero que debes hacer cuando hayas hecho una base de datos. Lo que nos permitirá los filtros es buscar toda la información sobre algo en concreto. Por ejemplo, en nuestro ejemplo de los libros, todos los títulos que tenemos de una editorial concreta. O todos los libros que tenemos comprados para el Kindle. O qué hemos leído en el año 2019. En otros casos, por ejemplo, puedes poner una asignatura y que te salgan todos los alumnos que hay en ella. O poner una plataforma de streaming y verás qué series has visto en dicha plataforma.

Crear los filtros es muy sencillo:

• Selecciona la primera fila que tengas en la tabla, donde indicas los títulos
• Una vez que hayas marcado todas las columnas, ve al menú superior
• Toca en Inicio
• Ve al apartado derecho de la página
• Busca en “ordenar y filtrar”
• Toca en “Filtros”
• Se activarán

Verás que ha aparecido una pequeña flecha en cada una de las casillas seleccionadas. Esto nos permitirá que podamos filtrar fácilmente. Por ejemplo, siguiendo con nuestra tabla de muestra, podemos tocar en “Editorial” y elegir solo la que queramos consultar. Una de ellas o varias, según queramos. Pulsa en “Aceptar” y solo te saldrán los que estén rellenados con ese nombre.

También puedes ver el resultado de los filtros en esta otra tabla, con las series vistas como ejemplo: Puedes filtrar por plataforma para saber qué series has visto ya. Si solo marcas “HBO”, solo verás las series que hay en esa web de streaming y no en el resto. Podrás aplicarlo a cualquier otro ámbito o temática.

Busca uno en concreto

En el caso del ejemplo queremos saber si hemos leído un libro en papel o en digital. En ese caso, podemos recurrir a la fórmula BUSCARV de Excel y nos dará la respuesta si tenemos demasiado contenido en la tabla y no queremos perdernos buscando. Imagina que, por ejemplo, tienes 12 columnas diferentes con datos como apellido, dirección, teléfono, DNI, fecha de nacimiento, curso, asignatura y otras informaciones…

Y quieres encontrar el DNI de un alumno concreto. Si la columna del DNI está la última a la derecha del libro o la tabla, nos resultará incómodo ir siguiendo con el dedo hasta tener ese dato exacto. Es especialmente complicado si tenemos mucha información en una base de datos de Excel. Por eso podemos recurrir a la fórmula BuscarV con la persona o el alumno que quieras y te dará la respuesta.

Cómo usar BuscarV

Utilizamos como ejemplo nuestra base de datos de Excel para averiguar si hemos leído La leyenda del Santo Bebedor en papel o en libro digital. Para ello, tenemos que buscar el número de columna en la que está (A) y el número de fila (35) o seleccionar la casilla en cuestión utilizando el ratón del ordenador. También tendremos que seleccionar el tamaño de la tabla que vamos a utilizar. Selecciona cualquier celda en blanco que tengas en la tabla y escribe =BUSCARV (A35;A5:G37;7)

Las dos cifras siguientes son sencillas: el tamaño de la tabla al completo o el rango de búsqueda que le quieras dar. Puedes elegir el rango utilizando las cifras exactas: A5:G37 en este caso. También podemos utilizar el ratón arrastrando desde la primera casilla hasta la última que queremos escoger y automáticamente se completará la fórmula.

Por último, tenemos que escribir el número de orden de la columna en la que está el dato que buscamos. En nuestro caso, el formato está en la columna 7 y es por eso que es esta cifra la que cierra la fórmula. Una vez listo, pulsamos “Enter” y Excel nos da la respuesta que necesitábamos sin tener que ir buscando la fila exacta.

También nos sirve para saber qué pensamos de una serie que vimos hace tiempo. ¿Qué puntuación le dimos a Los Soprano cuando la vimos? En este caso seguimos el mismo proceso anterior y la misma fórmula con BUSCARV.

Puede que te parezca muy complicado al principio pero se trata de una herramienta muy fácil una vez que te aprendes la fórmula y que te permite encontrar datos en cuestión de segundos. Como decimos, es mucho más útil cuando manejas una base de datos de Excel muy extensa, con cientos de productos o de personas registradas.