Trucos para Gmail

Google decidió lanzar su servicio de correo en 2004, en un momento donde este mercado estaba dominado por Hotmail. En un primer momento fue necesaria una invitación para poder probarlo y recuerdo muy bien lo mucho que me alegré cuando conseguí una. No fue hasta tres años más tarde cuando se permitió el libre registro de usuarios. En poco tiempo logró ganarse la simpatía de los usuarios, por su funcionalidad, su sencillez y la cantidad de espacio que ofrecía de forma gratuita.

Actualmente ofrece 15 gigas gratis a compartir entre Gmail, Google Drive y Fotos de Google+, aunque es posible comprar 100 gigas por 1,99 dólares al mes o 1 tera por 9,99 dólares al mes. Sus funciones se han incrementado desde su lanzamiento, saliendo de la fase beta en 2009. Más allá de las críticas por la privacidad de los usuarios, lo cierto es que hoy en día domina con mano firme este mercado.

Para sacarle el máximo partido al servicio de correo de Google, os ofrecemos los mejores trucos y consejos para Gmail:

Borra suscripciones correo

Con el paso del tiempo nos vamos dando cuenta de la cantidad de correo que recibimos por estar suscritos a determinados portales o simplemente queremos poner un poco de orden y controlar nuestras suscripciones. El servicio Unroll.me es quizá la mejor alternativa para tener bajo control este aspecto. Accediendo a su página web podremos eliminar nuestra suscripción a miles de páginas web y conocer un listado de todas las suscripciones activas.

Controla el acceso a tu cuenta

¿Sospecha de que alguien se conecta a tu cuenta? Averiguarlo es realmente sencillo. En la parte inferior de nuestra bandeja de entrada podemos leer:

Última actividad de la cuenta: hace 0 minutos
Información detallada

Pinchando en Información detallada accederemos a un registro de accesos en nuestra cuenta ordenados por hora que nos muestran la dirección IP de acceso y el tipo de dispositivo utilizado. Pulsando en el botón Cerrar todas las demás sesiones abiertas en la Web, cerraremos todos los accesos menos el actual.

Responder a todos por defecto

Puede resultar realmente cómodo responder a todos los destinatarios del correo y es algo que podemos lograr directamente desde la configuración de Gmail. En Configuración, Forma predeterminada de respuesta en la pestaña general, marcaremos Responder a todos. En caso de querer volver al comportamiento normal, sólo tendremos que marcar Responder.

Mejorar tus búsquedas

El recuadro superior nos permite buscar entre nuestros correos electrónicos sólo con escribir lo que necesitamos encontrar, pero existen una series de parámetros (texto entre comillas) que podemos añadir para completar y mejorar las búsquedas.

• “from:” Sirve para especificar el remitente.
• “to:” Sirve para especificar el destinatario.
• “subject:” Sirve para buscar palabras incluidas en la línea del asunto.
• “label:” Sirve para buscar mensajes por etiquetas.
• “has:attachment” Sirve para buscar los mensajes que tengan un archivo adjunto.
• “list:” Sirve para buscar mensajes incluidos en listas de distribución.
• “filename:” Sirve para buscar un archivo adjunto por su nombre o por su tipo.
• “in:anywhere” Sirve para buscar mensajes en cualquier sitio de Gmail
• “is:starred” Sirven para buscar los mensajes destacados, los no leídos y los leídos.
• “after:” “before:” “older:” “newer:” Sirven para buscar los mensajes enviados en un intervalo de tiempo definido entre fechas. Siempre con el formato de fecha aaaa/mm/dd.
• “is:chat” Sirve para buscar mensajes del chat.

Muchos más operadores de búsqueda se pueden encontrar en Google

Atajos de teclado

Cuando uno se acostumbra a manejar los programas que usa de forma habitual con el teclado, consigue aumentar su productividad. Para ello debemos conocer los atajos de teclado establecidos por el creador del servicio y en el caso de Gmail deberemos activar previamente una opción en la sección Configuración. Allí activaremos la casilla Habilitar combinaciones de teclas.

Algunas de las más interesantes son las siguientes:

• j – Ir a una conversación más antigua
• k – Ir a una conversación más reciente
• e – Archivar
• # – Eliminar
• / – Buscar
• a – Responder a todos
• r – Responder

El resto de combinaciones de teclas se pueden consultar en Google.

Organiza el correo con filtros

¿Recibes muchos correos a lo largo del día? ¿Muchos de ellos son de los mismos destinatarios? Pues aprende a crear filtros en Gmail para no terminar con una bandeja de entrada llena de correos sin orden. Los filtros nos permiten realizar multitud de acciones de forma automática sobre los correos que nos llegan. Para crear un filtro, pulsaremos en la flecha hacia debajo del recuadro superior de búsquedas, con lo que nos aparecerá algo como esto:

Marcaremos el criterio de búsqueda que más nos interese y pulsaremos en Crear un filtro con estos criterios de búsqueda. En la siguiente pantalla podremos definir lo que pasará con los correos que cumplan con el criterio definido y se nos dará la opción de hacerlo en otros correos ya recibidos que cumplen también.

Envía desde diferentes cuentas

Tener varias cuentas de correo significa tener que ir cambiando de servicio cada vez que queramos enviar un correo. Con Gmail podemos enviar correo desde otras cuentas. En Configuración, pestaña Cuentas e Importación, añadiremos la cuenta en la sección Enviar mensaje como: siguiendo las instrucciones que nos proporcionan. También se puede en reenviar varios mensajes de Gmail a la vez.

Deshacer el envío

Terminas de redactar ese email que llevas un tiempo meditando y en los escasos segundos que tarda enviarse, te das cuenta de un error. Podemos deshacer el envío con la activación de una opción. De nuevo accederemos a Configuración y en la pestaña Labs buscaremos Deshacer el envío y posteriormente marcaremos Habilitar.

Liberar espacio

Con el uso de los operadores de búsqueda que hemos detallado anteriormente, es posible recuperar algo de espacio. Con este sencillo tutorial sobre encontrar los correos de mayor tamaño, será posible ganar unos megas muy importantes y mantener limpia la bandeja de entrada.

Estrellas extra para ordenar

Si somos especialmente ordenados con nuestra bandeja de entrada, conoceremos la posibilidad de utilizar estrellas para clasificar nuestro correo. Estas marcas se activan pulsando en la parte izquierda de los correos, donde aparece la silueta de una estrella. Además, es posible añadir más estrellas desde Configuración, Estrellas y listas.

Marcar el correo con estas estrellas nos servirá, entre otras cosas, para poder utilizar los siguiente comandos en la barra de búsquedas:

• has:yellow-star
• has:red-star
• has:orange-star
• has:green-star
• has:blue-star
• has:purple-star
• has:red-bang
• has:orange-guillemet
• has:yellow-bang
• has:green-check
• has:blue-info
• has:purple-question

Silenciar conversaciones

En algunas ocasiones estamos dentro de un correo electrónico que en pocos minutos se convierte en una conversación de bar, molestándonos casi cada instante con respuestas que ni nos van ni nos vienen. Si queremos que esta conversación deje de molestarnos, podemos optar por silenciarla. Esto hará que dejen de aparecernos notificaciones, aunque podremos seguir accediendo a la conversación. Para ello, en la propia conversación accederemos al botón Más de la parte superior y marcaremos Silenciar.

Alias y direcciones con puntos y signo +

Gmail nos permite añadir puntos (.) a nuestra dirección de correo electrónico y que nos sigan llegando los mensajes. Tal y como nos explican, los correos enviados a las direcciones siguientes:

• er.j.sim.ps.on@gmail.com
• HOMERJSIMPSON@gmail.com
• J.Simpson@gmail.com

Llegarán a homerjsimpson@gmail.com, es decir, que todas son de la misma persona. Esto nos permite tener varias direcciones que podemos utilizar para registrarnos en portales de Internet y establecer filtros de forma rápida.

De la misma forma, podemos crear variaciones de nuestra dirección de correo con el signo +. Si nuestra dirección es usuario@gmail.com podremos utilizar, por ejemplo, los siguientes alias:

• usuario+trabajo@gmail.com
• usuario+spam@gmail.com
• usuario+urgente@gmail.com
• usuario+nombredeweb@gmail.com

Todas llegarán a nuestra bandeja de entrada, pero podremos establecer filtros y utilizar cada una de las variaciones para un uso determinado.

Acceso alternativo

Si la red en la que estamos conectamos nos bloquea el acceso a Gmail, existen varias direcciones alternativas a las que podemos acceder:

• https://mail.google.com
• http://www.gmail.com
• https://www.gmail.com
• http://gmail.com
• https://gmail.com
• http://m.gmail.com
• https://m.gmail.com
• http://googlemail.com
• https://googlemail.com

Activar verificación en dos pasos

Se trata de una capa de seguridad adicional que reduce las posibilidades de robo de la cuenta. El usuario, después de introducir sus datos de inicio de sesión, será preguntado por un código que recibirá por mensaje de texto o conseguirá gracias a una aplicación instalada en su teléfono móvil. Os invitamos a seguir esta guía para activar la verificación en dos pasos. También es posible configurar nuestra cuenta para poder acceder a Gmail sin hacer uso de la contraseña.

Mostrar u ocultar acciones sobre los mensajes

Con el simple hecho de pasar o poner el ratón sobre cualquiera de los mensajes de nuestra bandeja de entrada, veremos cómo aparecen una serie de iconos que nos permiten realizar ciertas acciones sobre los mensajes de correo, como archivar el mensaje, eliminarlo, marcarlo como no leído o posponerlo. Acciones que pueden resultar de gran utilidad, puesto que con el simple hecho de poner el puntero del ratón sobre cualquier mensaje nos aparecen para poderlas ejecutar con un simple clic, pero que para muchos pueden llegar a ser un problema, ya que si no nos damos cuenta, podemos borrar un mensaje sin darnos cuenta. Así es como puedes mostrar u ocultar las acciones sobre los mensajes en Gmail.