La emisión y contabilización de facturas es una de las tareas que todas las empresas, desde la más pequeña a la más grande, deben realizar. Suele ser una tarea poco agradecida y, especialmente en empresas pequeñas con pocos recursos, es una tarea que resta tiempo para poder realizar otras acciones que puedan hacer crecer el negocio.
Pese a ello es una obligación para que el negocio pueda recibir pagos de sus clientes y también para contabilizar de forma legal todos los gastos que genere su actividad. Es por ello que disponer de un buen software de facturación se presenta como algo imprescindible.
En las siguientes líneas repasamos los mejores programas de facturación. Con ellos podrás emitir y contabilizar todas las facturas más rápido; incluso con algunos podrás generar rápidamente los impuestos trimestrales para perder el mínimo tiempo posible con las obligaciones con Hacienda.
En qué fijarnos al elegir
A la hora de seleccionar un programa de facturación debemos tener en cuenta que cumpla una serie de características. Por ejemplo, que incluya numeración correlativa, plantilla de facturas y nos deje añadir logos corporativos. Además, otra de las funciones que debe implementar uno de estos programas es la inclusión de ficheros de clientes y proveedores, la posibilidad de generar informes y estadísticas o de crear un balance de gastos e ingresos que nos ayude a tener una idea clara del estado de nuestro negocio.
La generación de presupuestos y un sistema de notificaciones son otras dos features muy agradecidas y que suelen tener en común en este tipo de programas de facturación. Además de cerciorarnos de que cumplen todos o gran parte de estos requisitos, otro detalle a tener muy en cuenta a la hora de elegir uno u otro es si nos vamos a inclinar o no por un software gratuito o uno de pago. Lo gratis suena muy bien, pero normalmente suelen ir acompañados de un gran número de limitaciones que pueden lastrar nuestra experiencia y, finalmente, repercutir en nuestro propio negocio.
Más allá de esto, otro aspecto que tenemos que observar con lupa es si el programa en cuestión es online, es decir, que guarda sus registros en la nube. Esto implicará a su vez que tenemos un número concreto de limitaciones respecto al número de facturas que se nos permite generar tanto a escala mensual como anual. Otra alternativa, que además ha sido históricamente la opción predilecta por la mayoría de pymes y autónomos, es la de comprar un CD con el programa e instalarlo en nuestro equipo. Este procedimiento más local solo ofrece, a priori, la ventaja de tener almacenados en nuestro propio ordenador los datos y la documentación pertinentes.
En cualquier caso, nadie está a salvo de la ciberdelincuencia, por lo que incluso aquellos que se sientan más seguros con esta forma de proceder, deben saber que no deja de ser un efecto placebo ya que una brecha en la ciberseguridad de nuestro equipo puede comprometer también nuestros archivos locales. A este argumento se suma el hecho de que los programas de facturación online como los que vamos a repasar a continuación operan desde servidores seguros y encriptados a los que, además, podemos acceder desde distintos dispositivos y no requieren ningún tipo de instalación.
En definitiva, esta última opción suele ser la mejor y, dentro de ella, debemos asegurarnos de que el programa de facturación online cumpla los requisitos mencionados anteriormente (o gran parte de ellos) a la hora de decantarnos por uno u otro, especialmente si vamos a realizar un desembolso de dinero por él.
Los mejores programas de facturación
Actualmente existen montones de soluciones de facturación en el mercado. Algunos de los programas que encontrarás en el listado debes instalarlos en un ordenador para poder acceder, otros funcionan desde una página web y también encontrarás opciones a las que podrás acceder desde una app móvil desde iPhone o Android.
Facturas Cloud
Este software de facturación permite controlar tu negocio centralizando toda la contabilidad, contactos, productos y servicios desde cualquier parte gracias a una potente aplicación disponible en Android. Además, permite configurar los documentos con el aspecto de tu marca (logotipos, colores, etc). Incluye además cuadros de mando para ejecutar informes y contrastar los movimientos bancarios. Además, cuenta con una versión de prueba que permite testar el programa sin necesidad de introducir ningún dato personal.
Quipu
Quipu es un programa de facturación en la nube simple e intuitivo para pymes y autónomos. Ofrece la posibilidad de crear presupuestos y facturas personalizadas, automatizar la presentación de impuestos, conciliar movimientos bancarios en segundos y generar remesas.
Además, dispone de tecnología OCR, de reconocimiento de texto con la cámara, para digitalizar facturas desde el mismo móvil y cuenta con un servicio de gestoría online para gestionar la contabilidad de manera integral y 100% profesional.
Factusol
Factusol es una solución integral que no solo te permitirá gestionar las facturas de tu negocio, sino que también se podrá ocupar de otras tareas como ciclos de compras, control de stocks, gestión de cobros y pagos, generación de informes, etc…
Además, ofrece integración con Microsoft Office y también está disponible en dos variantes: con instalación local o como servicio en la nube accesible a través de cualquier navegador web. También es importante mencionar que se trata de una herramienta modular, por lo que puedes empezar solo con facturación e ir ampliando funcionalidades según las necesites.
Contasimple
Contasimple es un servicio web desde el que puedes emitir y contabilizar facturas de una forma muy sencilla y rápida. Ofrece un montón de plantillas diferentes para las facturas y además tiene características adicionales como la posibilidad de generar impuestos, registro de horas o gráficos que te permiten ver el estado de tu facturación de una forma muy visual.
El servicio también ofrece integración con algunos gestores de tiendas online como Woocommerce, Prestashop o Shopify, lo que te podrá facilitar la emisión de facturas y contabilidad si tienes una tienda online. Además, permite emitir facturas electrónicas válidas de forma sencilla; algo muy útil y que pocas herramientas de este tipo ofrecen.
Anfix
Anfix es otra opción con la que puedes emitir y contabilizar facturas de forma cómoda desde la página web del servicio y también desde su completa app móvil. Ofrece diferentes plantillas para las facturas y también permite crear facturas periódicas, además de otras funciones que te pueden ayudar a “automatizar” la emisión y gestión como la conexión con el banco para revisar los ingresos y gastos.
También permite la generación de archivos para presentación de impuestos, gestionar la contabilidad completa de la empresa, gestionar gastos, crear presupuestos, gestión de bienes, conexión con tienda online…
FacturaScripts
FacturaScripts está disponible para instalar en ordenador, en un hosting web y también bajo modelo SaaS contratando el servicio desde su propia nube. La principal diferencia con el resto de opciones recomendadas es que se trata de una solución de software libre.
Gracias a esto es una herramienta muy potente y que no deja de crecer gracias a la comunidad y los plugins que crean para añadir nuevas funciones. Nada más instalarlo dispondrás de todas las funciones necesarias para emitir facturas, contabilizar las recibidas, revisar la contabilidad, etc, etc…
Pero con los plugins podrás hacer que el software disponga de muchísimas más funciones. Podrás crear un completo CRM, un ERP, conectarlo con prácticamente cualquier gestor de ecommerce para automatizar la emisión de facturas. Estas son solo algunas de sus posibilidades, pero la realidad es que la lista no deja de aumentar gracias a la popularidad que está adquiriendo el software.
Sage One
Sage One es la herramienta para pymes y autónomos de Sage, una de las firmas especializadas en software de gestión empresarial más conocidas y reputadas.
Con ella dispondrás de todas las herramientas que puedas necesitar para emitir y contabilizar facturas. Además, podrás visualizar diferentes tipos de gráficos para consultar el estado de la facturación y hacerte una idea rápidamente de la situación en la que se encuentra el negocio.
También dispone de conexión bancaria para automatizar la contabilización de los cobros y los pagos, permite gestionar inventarios, ofrece capacidades multiusuario y otras funciones que la convierten en una opción muy a tener en cuenta.
Holded
Holded es otra herramienta online que ofrece varios módulos, entre los que se encuentra uno de facturación. Desde él podrás emitir facturas puntuales, recurrentes y gestionar todo su “ciclo de vida”.
Podrás cobrar directamente desde la herramienta con tarjeta de crédito, PayPal o transferencia bancaria. Además, ofrece concilización bancaria con la que automatizar el proceso de contabilizar las facturas cobradas. También dispone de herramientas para gestionar gastos y compras, control de vencimientos o historial de clientes entre otras.
Visionwin
Visionwin es un software de facturación que debe instalarse de forma local en el ordenador del usuario. Dispone de funciones muy interesantes como la posibilidad de emitir facturas electrónicas para el envío a través de FACE de forma rápida y sencilla (muy útil si sueles trabajar con la administración pública, por ejemplo).
Además, también dispone de funciones que no están incluidas en otras soluciones (salvo pago adicional) como la posibilidad de gestionar la facturación de más de una empresa o el acceso a múltiples usuarios.
Dispone también de herramientas para el control horario, enlace con contabilidad, gestión documental, integración con Excel. Sin olvidar, claro, las funciones habituales de emisión de facturas, contabilización de recibidas, etc, etc…
Debitoor
Debitoor es otra solución de facturación en la nube, fácil de usar, muy útil y potente. Ofrece las herramientas habituales de emisión de facturas, contabilización de gastos y también integración con herramientas de terceros.
Con esta herramienta también podrás automatizar ciertas tareas. Por ejemplo, podrá conectarse a tus cuentas bancarias y monitorizar todos los ingresos para conciliar los cobros con las facturas emitidas de forma automática. También ofrece una app móvil desde la que puedes emitir facturas y visualizar el estado de las finanzas del negocio desde cualquier lugar.
Factura Directa
Factura Directa es un programa de facturas online sumamente completo y cada vez más usado por miles de usuarios (cada vez tiene más fama). La interfaz que manea es sencilla de entender y con un mínimo periodo de adaptación. Una de las partes más importantes que tiene Descarga Directa es que es compatible con Zapier, lo que nos otorga un sinfín de aplicaciones a nuestra disposición. También es muy interesante que hablamos de un web en la que podemos cargar clientes de correo electrónico y se cargara cualquier documento que tengamos en Google Drive. Tiene varios planes diferentes, todos ellos de pago, como son:
- Plan Básico: Facturas online, impuesto en un clic, pagos básicos, hasta 100 clientes y 25 productos diferentes, todo por 10 euros mensuales.
- Plan Avanzado: Facturas online, impuesto en un clic, pagos básicos, clientes y producto ilimitados, buzón de gastos, gastos desde Google Drive, pagos aplazados, enlaces a bancos, conciliación de pagos e integración con Zapier, por 20 euros mensuales.
- Plan Total: Facturas online, impuesto en un clic, pagos básicos, clientes y producto ilimitados, buzón de gastos, gastos desde Google Drive, pagos aplazados, enlaces a bancos, conciliación de pagos e integración con Zapier y contabilidad online por 40 euros cada mes.