Crear, editar y compartir documentos, ¿con Google Docs o con Word?

Crear, editar y compartir documentos, ¿con Google Docs o con Word?

Beatriz Soto

Si estás pensando en utilizar uno de estos servicios de edición de documentos y no tienes claro cuál es el mejor para ti teniendo en cuenta la funcionalidad de cada uno de ellos y especialmente la posibilidad de compartir y trabajar online con otras personas, te comentamos la mejor opción para ti en función de diversos aspectos a tener en cuenta. ¿Cuál es el más adecuado para ti, el de Microsoft o el de Google?

Precios

Google Docs es un servicio gratuito, lo que lo hace accesible a todos los usuarios, por tanto, incluso aunque no quieras o puedas pagar por un procesador de textos con el que compartir tus documentos cómodamente podrás hacerlo con esta herramienta. Solo tendrás que pagar si necesitas obtener almacenamiento adicional en tu cuenta Google Drive.

Puedes comprar Word para un solo ordenador o Mac con la opción de compartirlos con otras personas y edición en tiempo real por un precio de 149 euros en total adquiriéndolo directamente desde la web de Microsoft. Los archivos se compartirán desde OneDrive. También puedes optar por él con Microsoft 365, lo que supone un coste de 7 euros al mes para un máximo de 6 personas. Con Microsoft 365 Personal, podrás acceder a este y otros programas de ofimática por 69 euros al año y con Microsoft 365 Familia accederás a este y otros programas por 99 euros anuales (o 10 euros al mes). Si te interesa, también hay planes de empresa cuyo precio dependerá de los usuarios que lo utilicen y el servicio que quieras obtener.

microsoft 365 planes hogar

Aunque las opciones sean más limitadas, debes saber que también existe la opción de Microsoft Online gratis, cuyos documentos se editan fácilmente y se comparten con OneDrive. Si quieres trabajar en la nube o confías más en los servicios de Microsoft, esta es la opción gratuita a la que puedes acceder.

Compatibilidad

Cuando envías un documento en Google Docs no tienes por qué preocuparte si el destinatario puede abrirlo, ya que lo hará directamente desde la web y no tendrá que cambiarlo a ningún otro formato compatible. Cualquier persona puede acceder a él desde un dispositivo móvil u ordenador independientemente de su sistema operativo, ya que es un servicio web. Además, no tienes ni por qué tener la última versión de la app, ya que se actualiza automáticamente en segundo plano mientras trabajas con el documento o lo visualizas. Por otro lado, podrás abrir todo tipo de formatos, incluidos los de Word y PDF.

Si envías, compartes o visualizas un documento Word, el formato tendrá que ser compatible para que puedas visualizarlo. Por tanto, tendrá que tener alguno de los formatos aceptados por la aplicación. Por su parte, el programa se encuentra disponible para Windows y MacOS, además de venir preinstalado en dispositivos Windows Phone. Sus servicios gratuitos y en la nube se pueden utilizar en dispositivos Android y iOS. Office 365 está disponible en Internet para navegadores modernos, así que es conveniente que tengas la última versión actualizada.

Plantillas y diseños

En lo que respecta a diseños y plantillas, y en el caso de que los documentos sean largos o complejos, Microsoft Word ganará la batalla ya que ofrece muchas más posibilidades. En la versión online, cuando le das a nuevo documento te encontrarás con la posibilidad de hacer uno en blanco o aparecerán algunas plantillas básicas que puedes elegir, a menos que tengas Microsoft 365 en cuyo caso se te ampliarán las posibilidades.

Tan pronto entres en él, te aparecerá un documento en blanco, plantillas o la posibilidad de buscar plantillas online. Una vez que introduces tu búsqueda, te aparecerá una gran cantidad de posibilidades relacionadas con ella. Tienes muchos diseños entre los que elegir y basta con seleccionar uno para empezar a trabajar con ello y editarlo a tu gusto. Si quieres crear documentos profesionales, es tu mejor opción.

plantillas word

En Google Docs, cuando vayas a crear una nueva plantilla te encontrarás con varias posibilidades. En primer lugar, las usadas recientemente. Después varios diseños caracterizados según su tipo: CV, cartas, personal, trabajo, educación. Aunque hay para diversos ámbitos de tu vida y pueden serte suficientes, no hay tantos ni tan variados como en Word. Si buscas un resultado mucho más profesional o adaptado a tus necesidades, puede que te cueste más encontrar con la opción indicada o no se ajusta tanto a ti. Eso sí, también tienes plantillas de hojas de cálculo, presentaciones y formularios, si lo necesitas.

plantillas docs

En lo que se refiere a tablas, Docs es un poco más limitado ya que permite elegir el número de filas y columnas, pero en Word encontrarás más opciones, e incluso tablas rápidas, insertar, dibujar, diseños, disposiciones y más. En este último también hay muchas posibilidades de gráficos de todo tipo. Te encontrarás con muchas más opciones de edición de texto y personalización del documento. En Docs hay formatos y herramientas más limitadas, por lo que es idóneo para textos más sencillos o rápidos. En todos estos aspectos, te encontrarás con muchas más posibilidades si utilizas el programa de ofimática de Microsoft. A nivel edición es mucho más completo.

tablas graficos edicion

Formatos

Las dos plataformas son compatibles con los formatos de procesamiento de texto comunes. Además, puedes descargar Google Docs con extensiones como WORD (.docx), ODT, HTML, EPUB, TXT, RTF y PDF. Microsoft Word online te permite exportar los documentos como archivos DOCX, PDF o ODT. En este último en la versión de escritorio, podrás guardar tu documento como .docx, en versiones anteriores, plantillas Word, PDF, XPS, como web, RTF, sin formato, XML y ODT.

guardar word formatos

Si quieres abrir un archivo de Google Docs en el programa de Microsoft tendrás que convertirlo, aunque podrás descargarlo directamente en un formato compatible. Si quieres ver un archivo Word en Docs será tan sencillo como mandarlo a la app (puedes arrastrarlo o subirlo). La ventaja de esto es que si quieres iniciar un documento en el editor de Microsoft por todas las posibilidades que te proporciona y después compartirlo con este puedes hacerlo fácilmente, y viceversa descargando el documento a un formato compatible.

Compartir documentos

Aunque ambos servicios te proporcionan colaboración en tiempo real y de manera asíncrona, es mucho mejor Google Docs, tanto porque es más fácil compartir los documentos como controlar diferentes niveles de acceso para varias personas y editar la información. Aunque podemos matizarlo según tus preferencias.

Word tiene herramientas de edición y anotaciones con las que podrás compartir y editar entre equipos, aunque no es tan intuitivo como en el servicio de Google y puede que te cueste encontrar la opción. Las versiones más recientes de Office 365 permiten editar y compartir desde Internet desde la propia aplicación. Una vez que le das a compartir, te aparecerá la opción de cargar el documento o adjuntar una copia de documento en Word o PDF en su lugar. Le pones un nombre al documento y te indicará que está cargando. Cuando lo haga, podrás indicar con quién quieres compartirlo y un mensaje. También puedes cambiar la opción de que cualquier persona que tenga el vínculo pueda verlo por personas determinadas, e incluso quitar la opción de permitir la edición, establecer una contraseña o fecha de expiración. Si entras en Word online, te encontrarás con las mismas posibilidades (en la parte superior derecha de la página, donde pone compartir). También puedes añadir comentarios.

compartir con word 365 documentos

En Google Docs, compartir es tan sencillo como ir al archivo, compartir y crear un enlace. La otra persona recibirá un email de acceso y podrá abrirlo desde donde quiera. Podrás enviar emails individuales y gestionar quién puede editar, ver el documento y comentarlo. Si das a obtener enlace en lugar de compartir puedes llegar a más personas si lo deseas fácilmente. Puedes compartir con personas en concreto y obtener un enlace para que les llegue a muchas más personas (este puede ser restringido para que solo las personas añadidas lo puedan abrir o cambiarlo a cualquier persona con el enlace). Por otro lado, es muy fácil ver qué archivos has compartido, han compartido contigo y navegar por ellos accediendo al servicio.

compartir docs

La edición es muy sencilla, solo tienes que entrar en el documento y trabajar con él, otras personas podrán hacer lo mismo en tiempo real y verás los cambios al momento. También podéis añadir comentarios y muchas más funciones y posibilidades. Esto es así con los dos servicios. Además, como ya podrás haber apreciado, si tienes Word y subes el archivo que quieras a Docs una vez preparado, podrás editarlo junto con otras personas fácilmente y así aprovecharás las posibilidades de ambas plataformas (aunque ya sabes que puedes compartir desde la propia herramienta de Office con OneDrive).

Ocultar información privada en un documento con Google Docs

Hay varias formas de proteger un documento para que no pueda verlo cualquiera y tenga acceso a cierta información privada o confidencial. Sin embargo, el hecho de poner cualquier tipo de protección a un documento, hace que salten las alarmas y todo el que tenga acceso a él sepa que ahí se guarda información confidencial. A continuación, vamos a mostrar cómo ocultar texto con información privada en un documento con Google Docs.

Para ello, lo que vamos a hacer es seleccionar el texto que queremos que no esté a la vista de cualquiera que vea el documento, para ocultarlo y posteriormente cifrarlo. Dado que Google Docs permite el uso de ciertos complementos, vamos a aprovechar esta característica para ocultar texto en un documento con Google Docs.

Por lo tanto, lo primero que tenemos que hacer es crear o abrir nuestro documento en Google Docs y a continuación, instalar el complemento DocSecrets. Se trata de un complemento que podemos añadir a Google Docs de forma totalmente gratuita desde este mismo enlace. Con DocSecrets instalado en Google Docs ya podemos añadir texto oculto y protegido con una contraseña.

Si lanzamos el complemento desde la opción Complementos > DocSecrets > Abrir en Google Docs, automáticamente se nos mostrará un panel en la parte derecha de la ventana con las opciones de DocSecrets. Desde ahí es desde donde vamos a poder ocultar y proteger datos del documento que no queremos que puedan ver otros usuarios que tengan o consigan acceso al documento.  ocultar texto

Para ello, lo primero que nos va a solicitar DocScrets es que indiquemos una frase o palabra con la contraseña que desbloqueará el texto oculto. Es importante que elijamos una contraseña que vayamos a recordar, ya que el complemento no cuenta con la opción de recuperar contraseña.

Una vez hecho esto, tenemos dos opciones para ocultar texto. Una de ellas es desde la opción que DocSecrets nos ofrece en el panel derecho después de indicar la frase con la contraseña. Se habilita un campo Insert o reveal, donde podemos escribir el texto que queremos ocultar y pulsar Insert. Esto hará que en documento se muestre un espacio en otro color, pero sin nada de texto. Previamente tenemos que situar el cursor del ratón en el sitio exacto del documento donde queremos que se añada el texto oculto.

ocultar texto

La otra manera es seleccionando un texto que ya existe en el documento y a continuación pulsar el botón Censor text del complemento DocSecrets que se muestra justo al lado del botón Insert. Al lado de estos dos botones, encontramos otro, Reveal All, que como su propio nombre indica, permite que podamos ver todos los fragmentos de texto que hemos ocultado en un documento por si los tenemos que recuperar en algún momento.

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La mayoría de las finalidades que se explican en este texto dependen del almacenamiento o del acceso a la información de tu dispositivo cuando utilizas una aplicación o visitas una página web. Por ejemplo, es posible que un proveedor o un editor/medio de comunicación necesiten almacenar una cookie en tu dispositivo la primera vez que visite una página web a fin de poder reconocer tu dispositivo las próximas veces que vuelva a visitarla (accediendo a esta cookie cada vez que lo haga).

La publicidad y el contenido pueden personalizarse basándose en tu perfil. Tu actividad en este servicio puede utilizarse para crear o mejorar un perfil sobre tu persona para recibir publicidad o contenido personalizados. El rendimiento de la publicidad y del contenido puede medirse. Los informes pueden generarse en función de tu actividad y la de otros usuarios. Tu actividad en este servicio puede ayudar a desarrollar y mejorar productos y servicios.

La publicidad que se presenta en este servicio puede basarse en datos limitados, tales como la página web o la aplicación que esté utilizando, tu ubicación no precisa, el tipo de dispositivo o el contenido con el que está interactuando (o con el que ha interactuado) (por ejemplo, para limitar el número de veces que se presenta un anuncio concreto).

  • Un fabricante de automóviles quiere promocionar sus vehículos eléctricos a los usuarios respetuosos con el medioambiente que viven en la ciudad fuera del horario laboral. La publicidad se presenta en una página con contenido relacionado (como un artículo sobre medidas contra el cambio climático) después de las 18:30 h a los usuarios cuya ubicación no precisa sugiera que se encuentran en una zona urbana.
  • Un importante fabricante de acuarelas quiere realizar una campaña publicitaria en Internet para dar a conocer su última gama de acuarelas con la finalidad de llegar tanto a artistas aficionados como a profesionales y, a su vez, se evite mostrar el anuncio junto a otro contenido no relacionado (por ejemplo, artículos sobre cómo pintar una casa). Se detectará y limitará el número de veces que se ha presentado el anuncio a fin de no mostrarlo demasiadas veces.

La información sobre tu actividad en este servicio (por ejemplo, los formularios que rellenes, el contenido que estás consumiendo) puede almacenarse y combinarse con otra información que se tenga sobre tu persona o sobre usuarios similares(por ejemplo, información sobre tu actividad previa en este servicio y en otras páginas web o aplicaciones). Posteriormente, esto se utilizará para crear o mejorar un perfil sobre tu persona (que podría incluir posibles intereses y aspectos personales). Tu perfil puede utilizarse (también en un momento posterior) para mostrarte publicidad que pueda parecerte más relevante en función de tus posibles intereses, ya sea por parte nuestra o de terceros.

  • En una plataforma de redes sociales has leído varios artículos sobre cómo construir una casa en un árbol Esta información podría añadirse a un perfil determinado para indicar tuinterés en el contenido relacionado con la naturaleza, así como en los tutoriales de bricolaje (con el objetivo de permitir la personalización del contenido, de modo que en el futuro, por ejemplo, se te muestren más publicaciones de blogs y artículos sobre casas en árboles y cabañas de madera).
  • Has visualizado tres vídeos sobre la exploración espacial en diferentes aplicaciones de televisión. Una plataforma de noticias sin relación con las anteriores y con la que no has tenido contacto en el pasado crea un perfil basado en esa conducta de visualización marcando la exploración del espacio como un tema de tu posible interés para para otros vídeos.

El contenido que se te presenta en este servicio puede basarse en un perfilde personalización de contenido que se haya realizado previamente sobre tu persona, lo que puede reflejar tu actividad en este u otros servicios (por ejemplo, los formularios con los que interactúas o el contenido que visualizas), tus posibles intereses y aspectos personales. Un ejemplo de lo anterior sería la adaptación del orden en el que se te presenta el contenido, para que así te resulte más sencillo encontrar el contenido (no publicitario) que coincida con tus intereses.

  • Has leído unos artículos sobre comida vegetariana en una plataforma de redes sociales. Posteriormente has usado una aplicación de cocina de una empresa sin relación con la anterior plataforma. El perfil que se ha creado sobre tu persona en la plataforma de redes sociales se utilizará para mostrarte recetas vegetarianas en la pantalla de bienvenida de la aplicación de cocina.
  • Has visualizado tres vídeos sobre remo en páginas web diferentes. Una plataforma de video, no relacionada con la página web en la que has visualizado los vídeos sobre remo, pero basandose en el perfil creado cuando visistaste dicha web, podrá recomendarte otros 5 vídeos sobre remo cuando utilices la plataforma de video a través de tu televisor .

La información sobre qué publicidad se te presenta y sobre la forma en que interactúas con ella puede utilizarse para determinar lo bien que ha funcionado un anuncio en tu caso o en el de otros usuarios y si se han alcanzado los objetivos publicitarios. Por ejemplo, si has visualizado un anuncio, si has hecho clic sobre el mismo, si eso te ha llevado posteriormente a comprar un producto o a visitar una página web, etc. Esto resulta muy útil para comprender la relevancia de las campañas publicitarias./p>

  • Has hecho clic en un anuncio en una página web/medio de comunicación sobre descuentos realizados por una tienda online con motivo del “Black Friday” online y posteriormente has comprado un producto. Ese clic que has hecho estará vinculado a esa compra. Tu interacción y la de otros usuarios se medirán para saber el número de clics en el anuncio que han terminado en compra.
  • Usted es una de las pocas personas que ha hecho clic en un anuncio que promociona un descuento por el “Día de la madre”de una tienda de regalos en Internet dentro de la aplicación de una web/medio de comunicación. El medio de comunicación quiere contar con informes para comprender con qué frecuencia usted y otros usuarios han visualizado o han hecho clic en un anuncio determinado dentro de la aplicación y, en particular, en el anuncio del “Día de la madre” para así ayudar al medio de comunicación y a sus socios (por ejemplo, las agencias de publicidad) a optimizar la ubicación de los anuncios.

La información sobre qué contenido se te presenta y sobre la forma en que interactúas con él puede utilizarse para determinar, por ejemplo, si el contenido (no publicitario) ha llegado a su público previsto y ha coincidido con sus intereses. Por ejemplo, si hasleído un artículo, si has visualizado un vídeo, si has escuchado un “pódcast” o si has consultado la descripción de un producto, cuánto tiempo has pasado en esos servicios y en las páginas web que has visitado, etc. Esto resulta muy útil para comprender la relevancia del contenido (no publicitario) que se te muestra.

  • Has leído una publicación en un blog sobre senderismo desde la aplicación móvil de un editor/medio de comunicación y has seguido un enlace a una publicación recomendada y relacionada con esa publicación. Tus interacciones se registrarán para indicar que la publicación inicial sobre senderismo te ha resultado útil y que la misma ha tenido éxito a la hora de ganarse tu interés en la publicación relacionada. Esto se medirá para saber si deben publicarse más contenidos sobre senderismo en el futuro y para saber dónde emplazarlos en la pantalla de inicio de la aplicación móvil.
  • Se te ha presentado un vídeo sobre tendencias de moda, pero tu y otros usuarios habéis dejado de visualizarlo transcurridos unos 30 segundos. Esta información se utilizará para valorar la duración óptima de los futuros vídeos sobre tendencias de moda.

Se pueden generar informes basados en la combinación de conjuntos de datos (como perfiles de usuario, estadísticas, estudios de mercado, datos analíticos) respecto a tus interacciones y las de otros usuarios con el contenido publicitario (o no publicitario) para identificar las características comunes (por ejemplo, para determinar qué público objetivo es más receptivo a una campaña publicitaria o a ciertos contenidos).

  • El propietario de una librería que opera en Internet quiere contar con informes comerciales que muestren la proporción de visitantes que han visitado su página y se han ido sin comprar nada o que han consultado y comprado la última autobiografía publicada, así como la edad media y la distribución de género para cada uno de los dos grupos de visitantes. Posteriormente, los datos relacionados con la navegación que realizas en su página y sobre tus características personales se utilizan y combinan con otros datos para crear estas estadísticas.
  • Un anunciante quiere tener una mayor comprensión del tipo de público que interactúa con sus anuncios. Por ello, acude a un instituto de investigación con el fin de comparar las características de los usuarios que han interactuado con el anuncio con los atributos típicos de usuarios de plataformas similares en diferentes dispositivos. Esta comparación revela al anunciante que su público publicitario está accediendo principalmente a los anuncios a través de dispositivos móviles y que es probable que su rango de edad se encuentre entre los 45 y los 60 años.

La información sobre tu actividad en este servicio, como tu interacción con los anuncios o con el contenido, puede resultar muy útil para mejorar productos y servicios, así como para crear otros nuevos en base a las interacciones de los usuarios, el tipo de audiencia, etc. Esta finalidad específica no incluye el desarrollo ni la mejora de los perfiles de usuario y de identificadores.

  • Una plataforma tecnológica que opera con un proveedor de redes sociales observa un crecimiento en los usuarios de aplicaciones móviles y se da cuenta de que, en funciónde sus perfiles, muchos de ellos se conectan a través de conexiones móviles. La plataforma utiliza una tecnología nueva para mostrar anuncios con un formato óptimo para los dispositivos móviles y con un ancho de banda bajo a fin de mejorar su rendimiento.
  • Un anunciante está buscando una forma de mostrar anuncios en un nuevo tipo de dispositivo. El anunciante recopila información sobre la forma en que los usuarios interactúan con este nuevo tipo de dispositivo con el fin de determinar si puede crear un nuevo mecanismo para mostrar la publicidad en ese tipo de dispositivo.

El contenido que se presenta en este servicio puede basarse en datos limitados, como por ejemplo la página web o la aplicación que esté utilizando, tu ubicación no precisa, el tipo de dispositivo o el contenido con el que estás interactuando (o con el que has interactuado) (por ejemplo, para limitar el número de veces que se te presenta un vídeo o un artículo en concreto).

  • Una revista de viajes, para mejorar las experiencias de viaje en el extranjero, ha publicado en su página web un artículo sobre nuevos cursos que ofrece una escuela de idiomas por Internet. Las publicaciones del blog de la escuela se insertan directamente en la parte inferior de la página y se seleccionan en función de la ubicación no precisa del usuario (por ejemplo, publicaciones del blog que explican el plan de estudios del curso para idiomas diferentes al del país en el que este te encuentras).
  • Una aplicación móvil de noticias deportivas ha iniciado una nueva sección de artículos sobre los últimos partidos de fútbol. Cada artículo incluye vídeos alojados por una plataforma de streaming independiente que muestra los aspectos destacados de cada partido. Si adelantas un vídeo, esta información puede utilizarse para determinar que el siguiente vídeo a reproducir sea de menor duración.

Se puede utilizar la localización geográfica precisa y la información sobre las características del dispositivo

Al contar con tu aprobación, tu ubicación exacta (dentro de un radio inferior a 500 metros) podrá utilizarse para apoyar las finalidades que se explican en este documento.

Con tu aceptación, se pueden solicitar y utilizar ciertas características específicas de tu dispositivo para distinguirlo de otros (por ejemplo, las fuentes o complementos instalados y la resolución de su pantalla) en apoyo de las finalidades que se explican en este documento.

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