Todos los trucos que existen para Gmail

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Ahora tenemos las aplicaciones de mensajería instantánea, pero el correo electrónico sigue en pie, y más vivo que nunca. Y aunque ni mucho menos es la única solución que existe, Gmail es la plataforma más utilizada para el intercambio de este tipo de mensajes. Y probablemente sea por la enorme cantidad de opciones, ajustes y formas de personalización con que cuenta. Por eso, para dominar Gmail por completo, te traemos una selección de trucos de Gmail con funciones que quizá no conocías.

1. Cómo organizar la bandeja de entrada de Gmail

El cliente de correo electrónico de Google, Gmail, nos ofrece todo tipo de opciones para la organización de la bandeja de entrada. De hecho, podemos configurar diferentes buzones para que, por ejemplo, en uno de ellos entren solo los mensajes prioritarios e importantes, y en otro se vayan de forma automática los relacionados con Promociones o con Redes sociales. ¿Cómo hacemos esto?

Tenemos que ir a la parte superior derecha, pulsar sobre el icono con forma de engranaje y seleccionar Configurar bandeja de entrada. Aquí podrás seleccionar qué buzones quieres utilizar, y te aparecerá la descripción exacta de qué contenidos selecciona cada uno de ellos y de qué manera. Y si en algún momento se cuela un mail fuera de su sitio, basta con clicar sin soltar y arrastrarlo hasta la bandeja que le corresponde.

Trucos de Google Maps

2. Cómo bloquear todos los mensajes de correo electrónico de un remitente

¿Alguien está molestándote en Gmail? Si es así, tienes la opción de bloquear todos los mensajes de una determinada dirección de correo electrónico y, de esta manera, evitar que salten notificaciones y vuelvan a aparecer sus mensajes. Es fácil hacerlo. Únicamente tienes que abrir un mensaje de correo electrónico, de la persona o empresa que esté causándote molestias y, en la parte derecha, pulsar sobre el botón con tres puntos en vertical.

Aquí encontrarás varias opciones, y la que te interesa es ‘Bloquear a XXX’ , donde evidentemente aparecerá el nombre de ese contacto en cuestión. Otra opción alternativa, si no queremos perder sus mensajes recibidos –por si acaso- es Marcar como Spam. Así, sus mensajes seguirán llegando, pero no se mostrarán notificaciones y estos contenidos llegarán directamente a la carpeta de Spam, que se limpia por sí sola cada cierto tiempo.

3. Cómo vincular una o varias cuentas de empresa dentro de Gmail

De nuevo iremos al icono, en la esquina superior derecha, con forma de engranaje para acceder a Configuración. Una vez aquí, muévete hasta la pestaña Cuentas e importación, y presta atención a dos apartados concretos: ‘Enviar como’ y ‘Consultar el correo de otras cuentas’. En el primer apartado tendremos que configurar la vinculación de una cuenta de empresa y Gmail para poder enviar correos desde esta cuenta de empresa; en el segundo apartado, sin embargo, la configuración sirve para poder recibir los mensajes de esa cuenta de empresa directamente en Gmail.

En ambos apartados tenemos que pulsar sobre Añadir dirección de correo electrónico y usar los datos que nos ofrezca nuestro proveedor de correo electrónico o la empresa de hosting que gestione nuestro buzón de correo electrónico de la cuenta corporativa.

4. Cómo saber si los destinatarios han leído tus mensajes de correo electrónico en Gmail

Gmail no ofrece la posibilidad de comprobar la recepción y lectura de los mensajes de correo electrónico de manera nativa; sin embargo, es algo que podemos hacer gracias a las herramientas de terceros. Si utilizas el navegador web Google Chrome, para consultar tu buzón de correo electrónico con Gmail, entonces lo tienes fácil porque existe una extensión precisamente para esto. El ‘truco’ que utilizan es insertar una pequeña imagen en un script, de tal modo que se pueda saber cuándo el mensaje ha sido abierto por parte del destinatario.

Únicamente tienes que descargar la siguiente extensión para Google Chrome, instalarla y seguir el proceso de instalación y configuración. A partir de ahí tendrás dos ticks como en WhatsApp y otras apps de mensajería instantánea. Uno verde cuando ha llegado, dos verdes cuando el mensaje ha sido abierto y, por tanto, se entiende que lo ha leído el destinatario.

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5. Etiquetas y colores diferentes según la dirección de correo electrónico que recibe el mensaje en Gmail

Si has hecho el paso 3 para que en Gmail no solo aparezcan los mensajes de tu cuenta principal, sino también los de tu cuenta corporativa, es posible que se haya generado un pequeño caos en tu bandeja de entrada. Pero es fácil resolverlo, y con este truco para Gmail puedes crear una serie de etiquetas de diferente color que te ayuden a diferenciar a qué dirección de correo electrónico te han enviado cada mensaje. Así, sin abrirlo, ya sabrás a cuál de tus direcciones te han mandado ese contenido concreto.

Accede al icono de engranaje, pulsa sobre Configuración y desplázate a la ficha Etiquetas. Una vez en este apartado, en la sección Etiquetas, puedes pulsar sobre Nueva etiqueta. Se abrirá un menú contextual específico para poner un nombre a la nueva etiqueta y crearla. Ahora aparecerá en la barra lateral izquierda, y pulsando sobre el botón con tres puntos en vertical podremos cambiar su color. Pero ¿cómo hacemos para que todos los mails de una cuenta se queden ahí?

Fácil: vete al engranaje, Configuración > Cuentas e importación, y en la sección Consultar el correo de otras cuentas desplázate hasta la dirección que te interese etiquetar y pulsa sobre Editar información. Se abrirá el proceso de configuración de antes, y podrás seleccionar ‘Etiquetar los mensajes entrantes con’. Aquí es donde tienes que seleccionar dicha etiqueta que acabamos de crear.

6. Define los mensajes y remitentes prioritarios en tu bandeja de entrada en Gmail

Lo sentimos por quienes no entren en nuestra lista de remitentes prioritarios, o por los mensajes que no encajen como tal; pero es así. Y para mantener una buena organización de nuestra bandeja de entrada en el cliente de correo electrónico Gmail, afortunadamente contamos con un sistema que nos permite establecer los mensajes destacados y prioritarios. No solo se definen contenidos, sino también remitentes. Además, tenemos dos opciones clave para esta forma de resaltar lo que más nos interesa.

En PC, a la izquierda del nombre del remitente, en la visualización general de la bandeja de entrada, tenemos dos iconos: una estrella y una flecha que apunta hacia la derecha. La estrella nos permite destacar un mensaje; y la flecha nos permite marcar como importante. Destacar es para mensajes concretos, mientras que la ‘etiqueta’ de importante es para etiquetar contenidos relevantes. Así que, si pulsamos la flecha, el análisis automático de Google lo tendrá en cuenta para conocer nuestro criterio y marcar como importantes otros mensajes parecidos de forma automática.

7. Cómo mencionar a alguien en un mensaje de correo electrónico en Gmail

Hace ya algún tiempo, Gmail introdujo un sistema de menciones dentro del cliente de correo electrónico para que, en nuestros mensajes, podamos ‘citar’ a alguien. Este ‘alguien’ tiene que estar en nuestra agenda de contactos, y es fácil hacerlo: solo tenemos que poner ‘@’ seguido de su nombre. Al hacer esto, el propio sistema reconocerá el intento de mención y, a medida que escribimos letras, nos sugerirá contactos.

¿Para qué sirve esto? Para que, dentro de este mensaje que vamos a enviar, se destaque el nombre de la persona a la que nos referimos en un color alternativo y subrayado. Y también, para que se genere un enlace automático que, si lo pulsamos, abre automáticamente un nuevo mensaje para poder escribir a esa persona que ha sido mencionada. No afecta a las notificaciones, pero nos ayuda en otras cuestiones como las que comentábamos anteriormente.

8. Cómo enviar mensajes de correo electrónico con otra dirección

Volvemos a hacer referencia al truco de Gmail recogido en el apartado 3. Si tienes configurada más de una cuenta de correo electrónico, ahora puedes enviar mensajes con todas y cada una de ellas. Pero ¿cómo se elige? Habrá ocasiones en las que quieras escribir a alguien con tu dirección personal, y ocasiones en las que quieras utilizar tu dirección de correo electrónico corporativa para hablar con otra persona. Y eso lo podemos hacer en la selección de remitente, de la siguiente manera:

Al escribir un mensaje de correo electrónico dentro de Gmail, tendremos un nuevo apartado configurable: ‘De’. Es el primer apartado, y justo a su derecha aparece la dirección con la que vamos a enviar el mensaje. Si pulsamos sobre esta dirección, se abrirá un pequeño menú contextual ofreciéndonos todas las direcciones desde las cuales podemos enviar un mensaje. Únicamente hay que seleccionar cuál, y después redactar y enviar nuestro mensaje como siempre lo hemos hecho hasta ahora.

9. Cómo cambiar la firma de nuestros correos si tenemos varias direcciones configuradas en Gmail

Una vez más, volvemos a hacer referencia al truco de Gmail número 3, porque esto únicamente nos será útil si tenemos configuradas varias direcciones de correo electrónico dentro de nuestro Gmail. Seguramente no querrás que la firma de los mensajes que envías sea la misma cuando el remitente es tu cuenta personal que cuando el remitente es tu cuenta corporativa, y es algo que puedes personalizar para cada una de tus direcciones de correo electrónico vinculadas a Gmail.

En la parte superior derecha pulsa el icono de engranaje, accede después a Configuración, y vete ahora al apartado General. En él, desplázate a la sección Firma. Una vez aquí, verás un encabezado en el que aparece una dirección de correo; pues bien, ahora puedes personalizar la firma para esa dirección, y cuando acabes puedes pulsar sobre la misma para seleccionar otra dirección y hacer lo mismo. Así tendrás una firma diferente para cada una de las cuentas vinculadas a tu Gmail.

10. Cómo aprovechar mejor el espacio en tu bandeja de entrada modificando la visualización

Gmail tiene un diseño, y punto. Pero este diseño, o esta interfaz, se pueden ajustar para que los elementos se muestren de una forma más compacta o más espaciada. En función de esto, veremos únicamente el nombre del remitente, el asunto y un breve texto; o bien podremos incluso ver los archivos adjuntos en el panel principal de la bandeja de entrada. Es algo que podemos escoger y cambiar en cualquier momento, de la siguiente manera:

De nuevo tendremos que pulsar el icono de engranaje en la esquina superior derecha, pero esta vez la opción que escogeremos es ‘Densidad de contenido’. Se abrirá un nuevo menú contextual que nos permite escoger entre las opciones ‘Predeterminado’, ‘Cómoda’ y ‘Compacta’Y si vamos cambiando entre todas ellas veremos que aparece un esquema de contenidos que nos muestra cuáles van a ser los cambios que afectarán al diseño de Gmail para nosotros, en la vista principal de la bandeja de entrada.

11. Cómo ver más mensajes de correo electrónico por página en nuestra bandeja de entrada

Si gestionas una o varias direcciones de correo electrónico con un amplio volumen de intercambio, es posible que la bandeja de entrada te acabe resultando ‘pequeña’. Hay un truco de Gmail para evitar esto, y es tan sencillo como configurar el cliente de correo electrónico para que nos muestre más mensajes por página. Así, sin tener que llegar hasta el final para pasar a la siguiente página, tendremos disponibles más mensajes que hemos recibido.

La forma de hacerlo es tan sencilla como pulsar en el icono de engranaje en la esquina superior derecha y pulsar sobre Configuración para acceder a la ficha General. Dentro de la misma, nos desplazaremos hasta encontrar el apartado ‘Tamaño máximo de la página’. Por defecto viene configurado para mostrar 50 mensajes por página, pero podemos cambiar esta cifra para que se muestren hasta 100 mensajes en una única página. O hacer lo contrario, y limitarlo a 10 mensajes, por ejemplo, para tener una vista más ligera en la bandeja de entrada.

12. Cómo cancelar el envío de un mensaje de correo electrónico en Gmail

Desde hace ya algún tiempo, el cliente de correo electrónico Gmail nos ofrece la posibilidad de cancelar el envío de un mensaje. Evidentemente, esto se puede hacer una vez que ya hemos pulsado sobre el mensaje ‘Enviar’. No disponemos de demasiado tiempo, a diferencia de las apps de mensajería instantánea como WhatsApp, pero es útil por si nos hemos arrepentido del contenido del mismo, o sencillamente hemos cometido algún tipo de error en este mensaje y lo queremos corregir.

Para esto, una vez que hemos pulsado sobre el botón de ‘Enviar’, inmediatamente tendremos que pulsar en la notificación que aparece en la esquina inferior izquierda sobre la opción Deshacer. Además de esta opción, también nos aparecerá el detalle de información de que ‘Se envió el mensaje’, y la opción ‘Ver mensaje’ si queremos comprobar su contenido una vez que ha sido enviado a su destinatario.

13. Cómo ampliar el plazo de tiempo disponible para cancelar el envío de un mensaje

En el paso anterior veíamos cómo se puede cancelar el envío de mensajes en Gmail, y hacíamos hincapié en que el plazo de tiempo disponible es escaso. No obstante, podemos aumentarlo de forma manual para todos los mensajes que enviemos a partir de entonces. De esta manera dispondremos de más tiempo para pulsar sobre esa opción de Deshacer. Es decir, más tiempo para tomar la decisión de cancelar el envío de mensajes y que Gmail admita la decisión.

Tenemos que ir al icono de engranaje, Configuración y acceder al apartado General hasta encontrar la opción Deshacer el envío. Y aquí tendremos la posibilidad de escoger entre los plazos de 5, 10, 20 ó 30 segundos como máximo. Esto, por cierto, afecta al ‘retardo’ con que se envían nuestros mensajes. Si seleccionamos 30 segundos, por ejemplo, en realidad este será el tiempo que tardará en ejecutarse el envío, pero también el plazo que tendremos disponible para cancelar el mismo y que no llegue al remitente.

14. Cómo cambiar el aspecto de Gmail por completo con los ‘Temas’

Aunque la interfaz de Gmail es la misma para todos, en el apartado 10 de esta selección de trucos de Gmail veíamos que se puede modificar ligeramente el aspecto. Y si queremos ir más allá, aunque únicamente en la versión de escritorio del cliente de correo electrónico Gmail, podemos usar ‘Temas’. Básicamente son piezas que nos permiten alterar la interfaz por completo tanto a nivel de colores como, en cierta medida, de distribución de los elementos.

Tenemos que pulsar sobre el icono con forma de engranaje y, desde aquí, abrir la opción Temasdebajo justo de configuración-. Una vez aquí, ya podremos escoger cualquiera de las opciones que están disponibles por defecto, o bien pulsar sobre Mis Imágenes para escoger una con mayor personalización. Veremos, después de esto, cómo el fondo cambia de blanco a la opción que hayamos seleccionado en todas las secciones de Gmail.

15. Cómo cancelar las suscripciones, boletines, newsletter y otros mensajes en cadena en Gmail

A poco que navegues por Internet, rápidamente van a acabar pidiéndote tu dirección de correo electrónico para registrarte en un servicio y otro. Esta dirección de correo, en muchos casos, la utilizan para el envío masivo de mensajes publicitarios, boletines, etcétera. O quizá, en algún momento fuiste tú mismo el que solicitaste estos mensajes regulares, y ahora te has cansado y quieres dejar de recibirlos. Pues bien, hay una forma bien sencilla de cancelar suscripciones, boletines y newsletter en Gmail.

Solo tienes que abrir uno de estos mensajes, cualquiera de ellos, y te encontrarás con que justo al lado de la dirección de correo que te ha enviado el mensaje aparece el botón ‘Anular suscripción’. Únicamente tendremos que pulsar sobre el mismo, y después Gmail nos avisará de que la anulación se ha llevado a cabo de forma satisfactoria. En otros casos, se nos redirigirá a la página correspondiente para anular la suscripción al boletín.

16. Cómo activar el chat de Hangouts en Gmail, para hablar en tiempo real como si fuera WhatsApp

Además de Gmail, Google tiene otros muchos servicios. Y uno de ellos es un sistema de mensajería instantánea como WhatsApp, que podemos instalar en el móvil, por ejemplo, con la aplicación Hangouts. Pero este sistema de mensajería instantánea se puede integrar también en Gmail, en la versión de escritorio, para que con ciertos contactos podamos hablar de una forma más fluida y usando nuestra misma cuenta de Google.

Solo tenemos que ir al icono de engranaje, abrir Configuración y aquí desplazarnos hasta la opción Chat. En este apartado tendremos que seleccionar ‘Habilitar chat’y listo. Ahora veremos en la bandeja de entrada, en la barra lateral izquierda, que aparece el cajón específico de chat, que como decíamos anteriormente corresponde al sistema de mensajería instantánea Hangouts y lo podemos tener también en otros dispositivos sincronizado.

17. Cómo hacer que Gmail cargue rápido con conexiones u ordenadores lentos

Aunque Gmail no es un servicio online que requiera de demasiados recursos, es posible que con conexiones a Internet lentas, o en ordenadores con un hardware muy limitado, sí experimentemos algunos problemas de rendimiento. En ese caso, la compañía de Mountain View nos ofrece la posibilidad de deshabilitar JavaScript y HTML5, y así reducir la carga de recursos, simplificar la visualización y conseguir que Gmail cargue más rápido y, en general, funcione de forma más fluida.

En el siguiente enlace puedes acceder a la versión HTML de Gmail. Y si ves que te conviene tener disponible esta versión para otras ocasiones, lo mejor es que guardes la dirección URL en tus marcadores, aunque el primer acceso ya supondrá la configuración en HTML para Gmail. Es decir, que si quieres volver a la versión normal, entonces tendrás que seleccionarla de forma específica más adelante para su acceso por defecto.

Accede a la versión ‘simple’ de Gmail desde aquí

18. Cómo responder automáticamente a todos los mensajes de Gmail si te vas de vacaciones

Cuando te vas de vacaciones, lo más normal es que dejes de usar el correo electrónico durante algunos días. Y es posible que mientras se encargue un compañero de él, o sencillamente que vayas a dejar todos los mensajes sin atender hasta tu regreso. En ese caso, Gmail te ofrece la opción de crear una respuesta automática para todos los mensajes entrantes, con un mensaje personalizado en el que puedes incluir todo lo que tú quieras.

Pulsa el icono de engranaje, accede a Configuración y después desplázate hasta el apartado Respuesta automática dentro de General. Aquí tienes que habilitar la opción, después seleccionar el plazo de tiempo durante el cual estará activa, y por último tendrás que rellenar asunto y mensaje. El apartado de ‘mensaje’ es un cuadro de texto en el que puedes poner lo que quieras; avisar de que estás de vacaciones y, por ejemplo, dejar otros datos de contacto –tuyos, o de otra persona- para mensajes urgentes o muy importantes.

19. Cómo usar emojis en Gmail desde el ordenador y dispositivos móviles Android y iOS

Aunque el correo electrónico se a algo ‘antiguo’, evidentemente se ha ido adaptando a los tiempos. Y sí, en Gmail puedes usar emojis sin miedo a que el destinatario los vaya a ver, o no, porque la plataforma los soporta de forma nativa y completa. En el caso de dispositivos móviles iOS y Android es sencillo utilizarlos, porque se ponen desde el propio teclado como en cualquier otra aplicación de mensajería, pero ¿cómo usar emojis en Gmail desde el ordenador?

Si te fijas en la ventana emergente en la que se redacta un mensaje de correo electrónico, en la parte inferior encontrarás una barra de opciones justo en la misma línea en la que aparece el botón Enviar en color azul. Tienes que seleccionar el icono con una cara sonriente, y automáticamente se abrirá el teclado de emojis para que selecciones el que tú quieras, organizados en diferentes secciones igual que en el móvil.

20. Cómo controlar quién ha accedido a tu cuenta de Gmail con o sin tu permiso

Si crees que alguien ha podido acceder a tu cuenta de Gmail, no te preocupes porque lo puedes comprobar fácilmente. Desde el ordenador, en la bandeja de entradaes decir, la vista principal de Gmail-, en la parte inferior derecha verás que pone ‘Última actividad de la cuenta’ y que justo debajo tenemos el botón ‘Detalles’. Si pulsas sobre el mismo, automáticamente se abrirá una ventana con algo parecido a lo que ves en la anterior captura de pantalla. 

Aquí aparece desde qué tipo de dispositivo se ha iniciado sesión, cuándo, desde qué país y con qué dirección IP. Si cualquiera de los datos no encaja con tu actividad, entonces puede que alguien haya accedido a tu cuenta de Gmail sin tu consentimiento.

21. Todas las combinaciones de teclas y atajos de Gmail

Redacción y chat

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Escrito por Carlos González

Fuente > ADSLZone

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  • Yo uso Mailtrack y Boomerang para programar envíos

  • eoiuijlkg

    Y probablemente sea por la enorme cantidad de opciones, ajustes y formas de personalización con que cuenta.

    No, más bien es por todos los móviles Android con una cuenta de Google, que como daño colateral tienen una cuenta de Gmail. Toda esa «enorme cantidad de opciones» la tienes en Outlook.

    • wheels

      Pagando

      • eoiuijlkg

        No, gratis. En Outlook/hotmail, no en el programa Microsoft Outlook.