Trucos para gestionar el calendario y el chat en Gmail

Trucos para gestionar el calendario y el chat en Gmail

Rocío GR

Gmail nos permite muchas más herramientas que simplemente responder correos electrónicos o enviarlos. Podemos utilizarlo como chat o crear salas para gestionar reuniones de trabajo, compartir archivos y tareas. Puedes tener eventos en el calendario que automáticamente se registrarán desde Gmail y otras muchas herramientas que nos permite usar el correo electrónico de Google.

Eventos en el calendario

Una de las ventajas que nos ofrece Gmail es poder “enviar” automáticamente nuestras citas desde el correo al calendario. Siempre y cuando sean citas de correos de confirmación de eventos, por ejemplo, pero no si alguien te ha escrito “quedamos a las tres el sábado” en el cuerpo de texto de un email.

Gracias a la sincronización entre dispositivos podemos ver en el calendario todos los eventos que tengamos en Gmail. Si, por ejemplo, tienes un concierto y tienes las entradas en el correo. O si has reservado una habitación de hotel, tienes un vuelo. Según explican desde el propio Google, los eventos de Gmail se registrarán automáticamente como son vuelos, reservas de hoteles y restaurantes y “eventos pagos” como películas y conciertos. Puedes elegir ocultarlos o cambiar la visibilidad predeterminada pero normalmente se sincronizarán sin que hagas nada.

Como explican desde Google, cuando abres un evento del calendario desde un navegador o desde la aplicación de Calendario, aparecerán los datos como número de confirmación del vuelo o ubicación del evento. También un enlace que automáticamente nos lleva al correo electrónico desde el que se ha creado dicho evento y que nos permitirá consultar la confirmación del mismo.

Eventos Gmail

Verás “este evento se creó a través de la confirmación de un correo” y simplemente debes hacer clic para que nos lleve al email donde está registrada dicha información.

Crear evento manualmente

Aunque es automático en la mayoría de los casos, puedes crearlo de forma manual si no se ha hecho solo. Debemos seguir unos pasos para crear un evento del calendario desde un mensaje de Gmail que lo que hace es invitar automáticamente a las personas que aparecen en dicho mensaje y añadirá ese correo como descripción.

  • Abre Gmail
  • Busca el mensaje o correo electrónico
  • Toca en la parte superior y ve a los tres puntos

Ten en cuenta que no son los tres puntos de la parte derecha de la pantalla del correo electrónico sino en la parte superior del mismo donde verás iconos como la papelera de reciclaje o el reloj para posponer el correo. Junto a la opción de añadir etiquetas puedes tocar en los tres puntos que nos darán la opción.

  • Dentro de los tres puntos elige “Crear evento”

Crear evento

Automáticamente te llevará a Calendario y podrás añadir una serie de datos:

  • Ubicación
  • Notificación y cuándo quieres activarla
  • Texto (se añadirá automáticamente el texto del correo)
  • Invitados

Eventos

Simplemente toca en “Guardar” en la parte superior. Crearás un evento con un enlace para realizar una reunión con Google Meet a la que podrán acceder en esa hora.

Usar chat

Podemos utilizar el chat para hablar con una persona en concreto pero también podemos crear salas, unirnos a salas creadas o hacer reuniones. Una herramienta de mensajería dentro de Gmail para tenerlo todo centralizado y no distraernos. Una forma más rápida de hablar con clientes, amigos o compañeros sin necesidad de ir enviando correos electrónicos para un mensaje concreto. Podremos chatear de forma normal, enviar archivos, compartir eventos en el calendario…

Desactivar y desactivar

Puedes activar o desactivar el chat de Gmail desde los ajustes del correo electrónico. Es cómodo tener un chat aquí desde el que podrás hablar con quien quieras.

  • Toca en el icono del engranaje en la esquina superior derecha
  • Ve al menú de Configuración
  • Abre “Ver todos los ajustes”
  • Ve a la barra superior y busca “Chat y Meet”

Aquí verás la primera pestaña: Chat. Nos dará tres opciones diferentes entre las que podemos elegir para activar, desactivar o activar la versión de Hangouts clásica:

  • Google Chat
  • Versión clásica de Hangouts
  • No

Confirma con “Guardar cambios”.

chat

También desde este apartado podemos elegir la posición del chat:

  • A la izquierda de la bandeja de entrada
  • A la derecha de la bandeja de entrada

Y confirma con “Guardar cambios”.

Ten en cuenta que debes tener una versión actual del correo electrónico para que nos permita activar o desactivar el chat aunque también nos mostrará la opción de activar “hangouts” clásico en lugar de la nueva opción para chatear.

Cambiar la disponibilidad

Si no quieres que te molesten, aunque hayas activado el chat, podemos cambiar el icono de estado o añadir estados personalizados que indiquen qué haces o si puedes no puedes contestar. Hay algunos por defecto, pero también puedes crear los tuyos propios en solo unos segundos.

Los iconos de estado por defecto son:

  • Verde: Activo: Chat abierto
  • Rojo: No molestar: Silenciar si está activado o el usuario está haciendo una presentación durante una reunión en ese mismo momento
  • Blanco: Ausente: No tienes conexión a Internet, no has participado en el chat durante más de 15 minutos o has elegido manualmente marcarte ausente.
  • Naranja: Inactivo: Has tenido alguna actividad en la versión web de Gmail durante algún momento de los últimos quince minutos.

También puedes crear un estado personalizado:

  • Abre Gmail en el ordenador
  • Ve a tu estado en la parte superior derecha

Verás algunos estados personalizados:

  • Vuelvo enseguida
  • En tránsito
  • De baja
  • De vacaciones

En la parte superior, escribe el estado que quieras junto con un emoji. Elige el tiempo que quieres que tarde en eliminarse. Por ejemplo, si estás de baja durante unos días.

estado

Salas y grupos

Si quieres crear salas, ve a la parte izquierda donde verás la ventana en Gmail. La diferencia de las salas con las conversaciones de grupo las explica Google desde la página de ayuda. Las salas son un “espacio centralizado donde los usuarios pueden compartir archivos, asignar tareas y mantenerse en contacto”. Por su parte, las conversaciones de grupo la definen como una opción para “chatear directamente con un grupo”, para intercambiar mensajes después de una reunión.

Google cuenta con una tabla donde te recomienda qué usar en cada caso, salas o grupos. El objetivo de las salas es “colaborar en proyectos a largo plazo con equipos concretos”. Podréis tener en las salas una serie de tareas que hay que realizar, varios espacios de chats o archivos compartidos que podemos consultar en una pestaña específica. En los grupos no hay tareas y se pueden compartir archivos pero, como explica Google, “no se puede consultar la lista de los archivos que se han compartido”.

Crear salas

  • Ve a salas
  • Toca en “Añadir” o el icono del “+”
  • Elige la opción “Crear sala”
  • Escoge el nombre de la sala
  • Añade a los participantes escribiendo su correo electrónico
  • Toca en “Crear”
  • Se habrá creado automáticamente la sala

crear sala

En la sala tendrás varias opciones… Puedes escribir, enviar documentos, compartir archivos. En la parte superior veremos tres pestañas principales:

  • Chat
  • Archivos
  • Tareas

sala de prueba

Aquí podremos tener en un vistazo todo lo que hay pendiente para grupos de trabajo, por ejemplo. En la pestaña de “Archivos” veremos tres columnas: el archivo en sí con la posibilidad de consultarlo o descargarlo, quién lo ha publicado en la sala y cuál ha sido la fecha de publicación. Tendremos todo perfectamente ordenado por lo que es ideal para grupos de trabajo.

Archivos sala

En Tareas veremos el título de la tarea, la fecha y la persona asignada. Para añadir una con Google Task simplemente debes tocar en “Añadir tarea de la sala” y rellenar los datos. Puedes asignar una fecha y asignar a una persona del grupo.

tareas

Usar videollamadas

Además de las salas puedes unirte a videollamadas desde Gmail a través de Meet siempre que cumplas con los requisitos correspondientes:

  • La aplicación móvil o navegador compatible
  • Un dispositivo compatible que cumpla los requisitos mínimos del sistema.
  • Un sistema operativo compatible.
  • Una conexión de banda ancha a Internet
  • Una cámara web integrada en el ordenador o conectada mediante USB.

Una vez que lo tengas, los pasos para iniciar una videollamada son los siguientes:

  • Abre Gmail
  • Ve a Meet en la esquina inferior izquierda
  • Toca en “Nueva reunión”

Nueva reunion

Aquí aparecerá el enlace que podrás copiar a tus contactos o bien podrás compartir la invitación. También puedes tocar sobre “Empezar ahora”. Como explican desde la ayuda de Google, tendrás que activar el micrófono y la cámara tocando sobre los iconos correspondientes.

Meet

Si quieres unirte a una llamada que ya existe, los pasos son similares y debes ir a “Mis reuniones”. Deberás tener la reunión en el calendario. Coloca el cursor sobre la próxima reunión que te interese y elige “Unirse”. Los pasos dentro de la misma serán idénticos a si la creas tú y debes activar y desactivar cámara o micrófono o bien otorgar los permisos necesarios para hacerlo.

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  • Un importante fabricante de acuarelas quiere realizar una campaña publicitaria en Internet para dar a conocer su última gama de acuarelas con la finalidad de llegar tanto a artistas aficionados como a profesionales y, a su vez, se evite mostrar el anuncio junto a otro contenido no relacionado (por ejemplo, artículos sobre cómo pintar una casa). Se detectará y limitará el número de veces que se ha presentado el anuncio a fin de no mostrarlo demasiadas veces.

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El contenido que se te presenta en este servicio puede basarse en un perfilde personalización de contenido que se haya realizado previamente sobre tu persona, lo que puede reflejar tu actividad en este u otros servicios (por ejemplo, los formularios con los que interactúas o el contenido que visualizas), tus posibles intereses y aspectos personales. Un ejemplo de lo anterior sería la adaptación del orden en el que se te presenta el contenido, para que así te resulte más sencillo encontrar el contenido (no publicitario) que coincida con tus intereses.

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La información sobre qué publicidad se te presenta y sobre la forma en que interactúas con ella puede utilizarse para determinar lo bien que ha funcionado un anuncio en tu caso o en el de otros usuarios y si se han alcanzado los objetivos publicitarios. Por ejemplo, si has visualizado un anuncio, si has hecho clic sobre el mismo, si eso te ha llevado posteriormente a comprar un producto o a visitar una página web, etc. Esto resulta muy útil para comprender la relevancia de las campañas publicitarias./p>

  • Has hecho clic en un anuncio en una página web/medio de comunicación sobre descuentos realizados por una tienda online con motivo del “Black Friday” online y posteriormente has comprado un producto. Ese clic que has hecho estará vinculado a esa compra. Tu interacción y la de otros usuarios se medirán para saber el número de clics en el anuncio que han terminado en compra.
  • Usted es una de las pocas personas que ha hecho clic en un anuncio que promociona un descuento por el “Día de la madre”de una tienda de regalos en Internet dentro de la aplicación de una web/medio de comunicación. El medio de comunicación quiere contar con informes para comprender con qué frecuencia usted y otros usuarios han visualizado o han hecho clic en un anuncio determinado dentro de la aplicación y, en particular, en el anuncio del “Día de la madre” para así ayudar al medio de comunicación y a sus socios (por ejemplo, las agencias de publicidad) a optimizar la ubicación de los anuncios.

La información sobre qué contenido se te presenta y sobre la forma en que interactúas con él puede utilizarse para determinar, por ejemplo, si el contenido (no publicitario) ha llegado a su público previsto y ha coincidido con sus intereses. Por ejemplo, si hasleído un artículo, si has visualizado un vídeo, si has escuchado un “pódcast” o si has consultado la descripción de un producto, cuánto tiempo has pasado en esos servicios y en las páginas web que has visitado, etc. Esto resulta muy útil para comprender la relevancia del contenido (no publicitario) que se te muestra.

  • Has leído una publicación en un blog sobre senderismo desde la aplicación móvil de un editor/medio de comunicación y has seguido un enlace a una publicación recomendada y relacionada con esa publicación. Tus interacciones se registrarán para indicar que la publicación inicial sobre senderismo te ha resultado útil y que la misma ha tenido éxito a la hora de ganarse tu interés en la publicación relacionada. Esto se medirá para saber si deben publicarse más contenidos sobre senderismo en el futuro y para saber dónde emplazarlos en la pantalla de inicio de la aplicación móvil.
  • Se te ha presentado un vídeo sobre tendencias de moda, pero tu y otros usuarios habéis dejado de visualizarlo transcurridos unos 30 segundos. Esta información se utilizará para valorar la duración óptima de los futuros vídeos sobre tendencias de moda.

Se pueden generar informes basados en la combinación de conjuntos de datos (como perfiles de usuario, estadísticas, estudios de mercado, datos analíticos) respecto a tus interacciones y las de otros usuarios con el contenido publicitario (o no publicitario) para identificar las características comunes (por ejemplo, para determinar qué público objetivo es más receptivo a una campaña publicitaria o a ciertos contenidos).

  • El propietario de una librería que opera en Internet quiere contar con informes comerciales que muestren la proporción de visitantes que han visitado su página y se han ido sin comprar nada o que han consultado y comprado la última autobiografía publicada, así como la edad media y la distribución de género para cada uno de los dos grupos de visitantes. Posteriormente, los datos relacionados con la navegación que realizas en su página y sobre tus características personales se utilizan y combinan con otros datos para crear estas estadísticas.
  • Un anunciante quiere tener una mayor comprensión del tipo de público que interactúa con sus anuncios. Por ello, acude a un instituto de investigación con el fin de comparar las características de los usuarios que han interactuado con el anuncio con los atributos típicos de usuarios de plataformas similares en diferentes dispositivos. Esta comparación revela al anunciante que su público publicitario está accediendo principalmente a los anuncios a través de dispositivos móviles y que es probable que su rango de edad se encuentre entre los 45 y los 60 años.

La información sobre tu actividad en este servicio, como tu interacción con los anuncios o con el contenido, puede resultar muy útil para mejorar productos y servicios, así como para crear otros nuevos en base a las interacciones de los usuarios, el tipo de audiencia, etc. Esta finalidad específica no incluye el desarrollo ni la mejora de los perfiles de usuario y de identificadores.

  • Una plataforma tecnológica que opera con un proveedor de redes sociales observa un crecimiento en los usuarios de aplicaciones móviles y se da cuenta de que, en funciónde sus perfiles, muchos de ellos se conectan a través de conexiones móviles. La plataforma utiliza una tecnología nueva para mostrar anuncios con un formato óptimo para los dispositivos móviles y con un ancho de banda bajo a fin de mejorar su rendimiento.
  • Un anunciante está buscando una forma de mostrar anuncios en un nuevo tipo de dispositivo. El anunciante recopila información sobre la forma en que los usuarios interactúan con este nuevo tipo de dispositivo con el fin de determinar si puede crear un nuevo mecanismo para mostrar la publicidad en ese tipo de dispositivo.

El contenido que se presenta en este servicio puede basarse en datos limitados, como por ejemplo la página web o la aplicación que esté utilizando, tu ubicación no precisa, el tipo de dispositivo o el contenido con el que estás interactuando (o con el que has interactuado) (por ejemplo, para limitar el número de veces que se te presenta un vídeo o un artículo en concreto).

  • Una revista de viajes, para mejorar las experiencias de viaje en el extranjero, ha publicado en su página web un artículo sobre nuevos cursos que ofrece una escuela de idiomas por Internet. Las publicaciones del blog de la escuela se insertan directamente en la parte inferior de la página y se seleccionan en función de la ubicación no precisa del usuario (por ejemplo, publicaciones del blog que explican el plan de estudios del curso para idiomas diferentes al del país en el que este te encuentras).
  • Una aplicación móvil de noticias deportivas ha iniciado una nueva sección de artículos sobre los últimos partidos de fútbol. Cada artículo incluye vídeos alojados por una plataforma de streaming independiente que muestra los aspectos destacados de cada partido. Si adelantas un vídeo, esta información puede utilizarse para determinar que el siguiente vídeo a reproducir sea de menor duración.

Se puede utilizar la localización geográfica precisa y la información sobre las características del dispositivo

Al contar con tu aprobación, tu ubicación exacta (dentro de un radio inferior a 500 metros) podrá utilizarse para apoyar las finalidades que se explican en este documento.

Con tu aceptación, se pueden solicitar y utilizar ciertas características específicas de tu dispositivo para distinguirlo de otros (por ejemplo, las fuentes o complementos instalados y la resolución de su pantalla) en apoyo de las finalidades que se explican en este documento.

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