Cómo crear respuestas predefinidas en Gmail para responder automáticamente a ciertos mensajes

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Actualmente llevamos un ritmo de vida en el que todo el tiempo se nos hace corto cuando tenemos un montón de cosas que hacer. Por lo tanto, todo el tiempo que podamos ahorrarnos en ciertas tareas rutinarias, puedes ayudarnos mucho en nuestro día a día. En este sentido, una de estas tareas es la de responder a todos los mensajes de correo electrónico que recibimos. Pues bien, a continuación vamos a mostrar cómo crear respuestas predefinidas en Gmail.

El servicio de correo electrónico de Google es uno de los que más nos puede ayudar en este sentido, ya que, además de poder crear respuestas predefinidas para nuestros correos, cuenta con lo que todo el mundo conoce como respuestas inteligentes de Gmail.

Quizás alguno todavía no sepa muy bien cuál es la diferencia entre unas y otras, sin embargo, es muy sencillo diferenciarlas y saber cuál de ellas queremos utilizar para poder automatizar al máximo las respuestas a ciertos mensajes de correo que recibimos cada día.

Por un lado, las respuestas inteligentes son aquellas que nos ofrece Gmail para responder de manera rápida a ciertos correos en base a su contenido. Es decir, después de analizar el texto del mensaje recibido, Gmail crea tres respuestas alternativas para que con un solo clic podamos responder al mensaje. Una función que además, es capaz de ir aprendiendo en base a nuestras respuestas para mejorar las respuestas ofrecidas.

Sin embargo, cuando esto no nos es suficiente, puesto que lo que necesitamos es contestar con un mensaje más largo y específico, entonces podemos echar mano de las respuestas predeterminadas o respuestas predefinidas. En este caso, tendremos una solución para todos aquellos mensajes que recibimos a diario y que tenemos que contestar básicamente con la misma información.

Para ello, podemos utilizar las respuestas predefinidas en Gmail, que no son otra cosa que una especie de plantilla o mensaje estándar que preparamos previamente y que luego podemos usar cuando lo necesitemos para contestar a un mensaje de correo en tan solo un par de segundos y sin tener que andar reescribiéndolo.

Pasos a seguir para crear respuestas predefinidas en Gmail

Para crear respuestas predeterminadas en Gmail lo primero que tenemos que hacer es entrar en nuestra cuenta de correo desde el navegador y una vez dentro, hacemos clic sobre el icono del engranaje para entrar en la Configuración. A continuación, seleccionamos la pestaña Configuración avanzada y nos desplazamos hacia abajo hasta encontrar la opción Respuestas predefinidas (plantillas).

respuestas predeterminadas en Gmail

Marcamos la opción Habilitar que se muestra junto a Respuestas predefinidias (plantillas) y ya tendremos esta característica activada. Esto nos permite crear plantillas de respuestas guardando los mensajes que escribamos mediante un botón de la barra de herramientas de la ventana de redacción de un nuevo mensaje, aunque también podemos enviar plantillas de respuestas automáticas o respuestas predeterminadas de Gmail mediante filtros.

Ahora, para crear una nueva respuesta predeterminada en Gmail pulsamos sobre el botón redactar un nuevo mensaje, escribimos el asunto y el cuerpo del mensaje y a continuación, pulsamos sobre el botón de menú, tres puntos, que encontramos en la parte inferior derecha y seleccionamos la opción Respuestas predefinidas > Guardar > Nueva respuesta predefinida. Le damos un nombre y pulsamos en Aceptar.

A partir de ese momento, cada vez que recibamos un mensaje de correo electrónico al que queremos responder con esa o con cualquier otra respuesta predeterminada en Gmail, lo que tenemos que hacer es tocar sobre la opción responder mensaje y desde la ventana de redactar mensaje hacemos clic sobre el botón de menú.

Al igual que cuando hemos guardado la respuesta predeterminada, elegimos la opción Respuestas predefinidas y en esta ocasión, bajo la opción Insertar, encontraremos los nombres de las respuestas predefinidas que hemos guardado. Seleccionamos la que queramos y automáticamente veremos cómo se muestra en el cuerpo del mensaje de nuestra respuesta. Ahora ya solo nos queda pulsar sobre enviar y listo. Habremos respondido al mensaje de correo recibido con un par de clics y sin tener que escribir nada.

Estas respuestas predefinidas de Gmail son muy útiles también si aplicamos ciertos filtros, ya que podremos automatizar aún más nuestras respuestas. Por poner un ejemplo, si queremos que todos los mensajes de correo que recibamos y que tengan cierto asunto o contengan ciertas palabras en el cuerpo del mensaje se respondan automáticamente con alguna de nuestras respuestas predefinidas de Gmail, podemos crear un filtro.

respuestas predefinidas en Gmail

Para ello, seleccionamos uno de los correos que cumpla con los requisitos para responder con alguna de nuestras respuestas predefinidas en Gmail y desde la opción de menú seleccionamos la opción Filtrar mensajes similares. Esto nos abrirá la ventana que nos permite crear un filtro. Ahí es donde podemos indicar las palabras que queremos detectar si están en el asunto o cuerpo del mensaje, entre otras cosas, y pulsamos en Crear filtro.

respuestas predefinidias en Gmail

A continuación, elegimos la opción Enviar respuesta predefinida y seleccionamos la respuesta del desplegable que se muestra junto a esta opción. Por último, pusamos en Crear filtro y a partir de ese momento, cada vez que recibamos un mensaje de correo que cumpla con los requisitos que hemos establecido en el filtro, será respondido con la respuesta predeterminada que hemos creado previamente de forma automática.

Escrito por Roberto Adeva

Fuente > ADSLZone