Diseña una página en Word para personalizar tus documentos

Diseña una página en Word para personalizar tus documentos

Roberto Adeva

Word es quizás la herramienta de la suite de Microsoft más utilizada. En cualquier rincón del mundo se crean miles de documentos a través de la popular aplicación cada día. Documentos de todo tipo, por lo tanto, es importante que antes de ponernos manos a la obra, tengamos claro el diseño de documento que queremos crear. Para ello, vamos a mostrar cómo diseñar una página en Word a medida.

La manera de personalizar o dar formato a un documento de texto en la mayoría de ocasiones es mediante el uso de diferentes fuentes, formatos, sangrías, márgenes, encabezados y pie de página, etc.  Sin embargo, es importante que conozcamos ciertas opciones que nos ofrece la propia herramienta de Microsoft para poder aplicar el diseño que queramos a nuestros documentos. En ciertas ocasiones es posible que necesitemos que el documento tenga una orientación u otra, también es interesante conocer los diferentes estilos de fuente para estructurar bien nuestro texto, cómo aplicar temas, revisar la ortografía, añadir efectos, dar cierto formato al documento, personalizar las páginas, etc.

Para diseñar una página en Word, lo primero que debemos hacer es abrir la herramienta de Microsoft y crear un documento en blanco, o bien abrir alguno de los documentos que ya tenemos creados y en los que queremos cambiar el diseño.  Una vez hecho esto, seleccionamos la opción Diseño del menú principal y automáticamente se nos mostrará la barra de herramientas con todas las opciones.

Personalización de texto

La tipografía así como su tamaño y su color suele ser uno de los principales elementos que solemos personalizar para dar un toque personal a nuestros documentos y diferenciarnos de los demás.

Temas

Aunque no es una opción que sea muy utilizada por los usuarios, lo cierto es que resulta muy útil cuando queremos dar un diseño especial a una página. Los temas permiten dar una apariencia mucho más profesional a nuestros documentos.

Si hacemos clic sobre la opción Temas, veremos que se nos despliega un menú en el que nos aparecen un montón de temas prediseñados por Microsoft y que podemos utilizar sin ningún problema, junto a las opciones Restablecer tema de plantilla, Buscar temas y Guardar tema actual.

Temas word

Para poder ver el diseño que nos ofrecen los temas disponibles de forma predeterminada, basta con pasar el puntero del ratón sobre cada uno de ellos y automáticamente podremos ver los cambios aplicados en el uso de fuente, tamaño, etc. Para aplicar cualquiera de los temas propuestos, basta con hacer clic sobre el tema en cuestión y los cambios se aplicarán de manera automática en nuestro documento.

Si por cualquier cosa en algún momento queremos volver al tema de la plantilla por defecto, lo único que tenemos que hacer es pulsar sobre la opción Temas y seleccionar la opción Restablecer tema de plantilla. Ahora bien, también es posible buscar otros temas que hayamos podido descargar de alguna web y tengamos guardados en nuestro disco duro. Para ello, simplemente seleccionamos la opción Buscar temas, navegamos hasta la ruta donde lo tengamos guardado y pulsamos en Abrir.

Por último, podemos guardar el tema actual de nuestro documento para poderlo usar posteriormente desde la opción Guardar tema dentro de la opción Temas de Word.

Estilos

Dentro de las opciones de formato del documento en la pestaña Diseño, encontramos también los estilos predefinidos por la herramienta de la suite de Microsoft. Estos estilos aplican una fuente, tamaño de letra, color de la misma y espaciado entre letras y palabras de manera coherente en función de si el texto es un título, un encabezado o párrafo.

Estilos Word

Para aplicar un estilo en nuestro documento de Word, lo único que tenemos que hacer es seleccionar el texto y desde la propia pestaña de Inicio o Diseño, seleccionamos el estilo correspondiente. Aunque a primera vista podremos ver un montón de estilos, en la parte derecha podemos pulsar sobre el botón Más y podremos ver otro montón de estilos para que podamos elegir el que queramos.

De esta manera, podremos ir dando una estructura correcta al texto y diseñando la página de Word en funciones de nuestras necesidades o gustos.

Espaciado entre párrafos

Otro aspecto importante a la hora de crear un documento es configurar el espaciado entre párrafos. Lo cierto es que la propia herramienta de Microsoft establece un espacio entre párrafos por defecto, ahora bien, para gustos los colores. Por lo tanto, puede que para algunos usuarios ese espaciado sea correcto, pero otros quieran reducirlo, ampliarlo o incluso eliminarlo.

De esta manera, podemos diseñar una página en Word y establecer el espaciado entre párrafos que más nos guste. Para ello, basta con desplegar las opciones que se muestran bajo la pestaña que aparece junto a la opción Espaciado entre párrafos y elegir la que más nos interese en cada momento. Basta con pasar el puntero del ratón sobre cada una de las opciones para ver cómo se mostraría nuestro texto.

Párrafos Word

Podemos elegir entre diferentes opciones, pero si ninguna de ellas nos convence, entonces podemos pulsar en la opción Espaciado personalizado entre párrafos. Esto nos abrirá una nueva ventana en la que podemos configurar el formato de los párrafos de nuestro documento como nosotros queramos. Es posible indicar la posición exacta del párrafo, el espacio entre párrafo y párrafo, etc.

Diseño de página

Definir la estructura de la página también es importante si queremos hacer que nuestros documentos tengan personalidad propia. Definir los márgenes y las sangrías, además de dar legibilidad y una estética mejorada al documento, hace que se nos diferencie notablemente.

Fondo de página

Dentro de la opción Diseño, encontramos una sección Fondo de página en la que encontramos tres opciones interesantes a la hora de configurar o diseñar una página en Word, Marca de agua, Color de página y Bordes de página.

Las Marcas de agua permiten insertar una marca en el documento, algo muy útil para empresas, por ejemplo. Añadir una marca de agua en un documento es bastante sencillo, lo único que tenemos que hacer pulsar sobre esa opción dentro de la sección Fondo de página y elegir una de las marcas predefinidas o bien una que hayamos podido crear nosotros mismos previamente.

Como su propio nombre indica, la opción Color de página nos permite exactamente eso, cambiar el color de las páginas del documento. Al pulsar sobre ella, se nos mostrará una paleta de colores para que podamos elegir el que más nos guste. También podemos añadir un color personalizado e incluso aplicar diferentes efectos de relleno como sombreados, degradados, transparencias, etc.

La opción Bordes de página es una opción interesante cuando hablamos de diseñar una página en Word, puesto que nos permite establecer el tamaño de los bordes de la página, estilo, color, ancho, zonas del documento donde lo queremos aplicar, etc.

Márgenes, orientación, tamaño y columnas

Dentro de la primera de ellas, encontramos las opciones para configurar los márgenes de nuestra página, la orientación, el tamaño o si queremos escribir un texto en varias columnas. De esta manera, vamos a poder establecer los márgenes de nuestra página de forma totalmente personalizada. Aunque el propio procesador de texto nos ofrece diferentes configuraciones, también es posible establecer los márgenes para nuestra página de Word de forma personalizada.

márgenes Word

En función del contenido, es posible que tengamos que cambiar para un documento completo o ciertas páginas la orientación de las mismas. Por eso, es importante saber que desde la opción orientación podemos indicar si la página se mostrará en formato vertical u horizontal.

El tamaño también es otro aspecto importante y de manera predeterminada, Word nos ofrece los formatos más utilizados para que el tamaño del papel se adapte automáticamente para una carta, una A4, A3, etc. Por supuesto, si necesitamos un tamaño de papel personalizado también es posible configurarlo a nuestras necesidades.

Dentro de la sección Configurar página, también encontramos las opciones para configurar los saltos de página y de sección y los ajustes para la enumeración de páginas. De esta manera, podremos configurar la página de Word según el tipo de documento o estructura que vayamos a usar indicando si queremos un salto de página normal, en columna, etc.

En la sección Columnas podremos definir la estructura de la página en varias columnas eligiendo la opción deseada con 1, 2 o 3 columnas simétricas o dos columnas asimétricas con la división 1/3 + 2/3 o 2/3 + 1/3. También podemos definir manualmente el número de columnas si queremos dividir la página en más de tres. De igual manera, una vez definido el número de columnas podremos especificar el ancho que queremos que tenga cada una y si lo vamos a aplicar a todo el documento o solo a una parte.

columnas pagina word

Sangrías y espaciados

Aunque ya hemos mencionado anteriormente la configuración de párrafos desde la opción de menú Diseño, dentro de Disposición podemos indicar la sangría izquierda, derecha y el espaciado de Antes y Después para diseñar los párrafos de nuestra hoja. Introduciendo los valores que queramos en cada uno de los campos mencionados, veremos cómo el cambio se aplica automáticamente sobre nuestro documento para configurar o diseñar la página de Word a nuestro gusto.

sangrías Word

Otras opciones para configurar una página de Word

Además de las funciones anteriormente mencionadas dentro de la opción de menú Diseño, podemos encontrar otras opciones interesantes a la hora de configurar una página. Si seleccionamos la opción del menú principal Disposición, encontraremos diferentes opciones organizadas en tres secciones, Configurar página, Párrafo y Organizar.

Colocación de objetos

Si somos usuarios habituales de la herramienta de Microsoft, entonces seguro que sabemos que también nos ofrece la opción de añadir ciertos objetos en un documento. Ahora bien, es posible que después de añadir uno o varios objetos, necesitemos colocarlos debidamente en relación con el propio texto y los propios objetos.

Para ello, desde la sección Organizar dentro de la opción de menú Disposición, vamos a entrar todos los ajustes necesarios. Por un lado podremos elegir la posición del objeto en relación al texto, ajustar el texto en función de la posición del objeto, mover objetos para posicionar unos delante y otros detrás, alinearlos, agruparlos, etc.

Colores y formas

Podemos añadir colores a Word de forma sencilla tanto en las letras como en el fondo e incluso podemos subrayar como si se tratase de un papel convencional. Para añadir color simplemente debemos ir a “Inicio” y aquí al apartado “Fuente”. En la parte inferior derecha veremos tres opciones para añadir color a la letra en sí o al fondo de la misma. Basta con tocar en la “A” con una línea de color en la parte inferior para elegir el tono exacto entre los predefinidos o cualquier otro que quieras.

colores Word

También puedes añadir formas con colores:

  • Abre Word
  • Elige “Insertar” en la parte superior de la pantalla
  • Toca en el menú de “formas
  • Elige la que quieras

colores Word

Puedes añadir círculos de fondo, flechas, estrellas, bocadillos, cuadrados… Basta con elegir la forma en el desplegable de la parte superior de la pantalla y escoger un color. Colócala en la parte que quieras del documento de Word. Podrás llevarla al fondo, escribir sobre ella. O podrás usar rectángulos para simular un subrayador y decorar apuntes, textos o esquemas.

formas

Crear una plantilla de tu documento personalizado

Personalizar un documento con este grado de definición hace que sea obligatorio guardarlo como una plantilla para que podamos seguir utilizándolo cuantas veces necesitemos, así mantendremos toda la nueva estructura y diseños creados para nuevos documentos. Las plantillas de Microsoft Word son archivos con extensión DOTX a través de los cuales podemos generar nuevos documentos que mantienen la estructura y el diseño definidos en la plantilla. Para crear una plantilla a partir de un documento de Word tenemos que hace lo siguiente:

  • Abrimos el documento de Word que hemos personalizado y que queremos convertir en una plantilla.
  • Seleccionamos Archivo en la barra de menú superior.
  • Hacemos clic en Guardar como plantilla.
  • En el campo Guardar como escribiremos el nombre que le vamos a dar a la plantilla, es interesante que sea un nombre descriptivo de manera que podamos intuir el contenido de la plantilla sin abrir el archivo.
  • En la sección Dónde indicaremos la ubicación donde vamos a guardar la plantilla.
  • En el campo Formato de archivo debería salir elegido Plantilla de Microsoft Word (.dotx), en caso contrario abre el desplegable y elígelo manualmente. En caso de que la plantilla contenga macros entonces deberás seleccionar Microsoft Word Macro-Enabled plantilla (.dotm).
  • Pulsamos en el botón Guardar.

En caso de no haber elegido una ubicación de forma manual la plantilla estará guardada en Usuarios / nombre de usuario / Library / Group Containers / UBF8T346G9.Office / Contenido de usuario / Plantillas. Como no es demasiado intuitivo ni cómodo, si queremos configurar como ubicación predeterminada para las plantillas otra carpeta que esté más a mano tendremos que ir al menú Preferencias de Microsoft Word y después seleccionar Configuración personal. En Ubicaciones de archivo pulsaremos sobre Plantillas de usuario y después en el botón Modificar. Ahora solo tendremos que elegir la nueva ubicación predeterminada para las plantillas que creemos con nuestros documentos personalizados.