Así se realiza el seguimiento de los cambios de un archivo de Word

Cuando tenemos un documento de Word al que tienen acceso varios usuarios, es necesario saber que ha ido cambiando cada uno de ellos para así llevar un mejor control. Hoy os vamos a explicar cómo podemos realizar el seguimiento de los cambios que se hagan en dicho archivo.

Word se ha convertido en uno de esos programas prácticamente imprescindibles en cualquier ordenador de hoy en día, por las enormes posibilidades que ofrece, todo dentro de una interfaz sumamente sencilla de utilizar.

¿Qué es Word?

Microsoft Word es un programa de tratamiento de textos, creado por la empresa fundada por Bill Gates para estar integrado dentro del paquete ofimático Microsoft Office. Originalmente fue desarrollado por Richard Brodie para IBM y el sistema operativo DOS, en 1981.

Actualmente se ha convertido en el procesador de textos más famoso y usado del mundo. Word nos permite escribir textos, otorgándonos herramientas que mejoran lo que hayamos escrito como pueden ser la incorporación de imágenes, el corrector ortográfico, la implementación de márgenes e incluso nos podemos servir de plantillas ya configuradas para realizar algún escrito en concreto. Una vez terminemos podemos guardar el documento en múltiples formatos, entre los que se encuentra el PDF, o podemos imprimirlo.

Seguimiento de cambios

Otra de las facultades que tenemos en Word es la de poder compartir archivos vía Internet (o dentro de un mismo ordenador) para que usuarios distintos puedan modificarlo.

Al utilizarlo varias personas, se hace imprescindible que podamos conocer los cambios que se hayan realizado en el documento en cuestión cuando entremos nosotros. Por eso os vamos a explicar cómo podéis saber e interactuar con las modificaciones que se hayan realizado.

Activar o desactivar el control de cambios

Para tener activado el sistema que controla los cambios de un documento, debemos seguir unos pasos muy sencillos:

  • Vamos a la pestaña Revisar, pulsamos en Seguimiento y a continuación en Control de cambios.

Control de cambios de Word

Si esta opción de Control de cambios no aparece, lo más seguro es que sea porque el documento está protegido. Para desactivar esta protección debemos ir a Revisar, luego pulsar en Restringir la edición para, a continuación, hacer clic en Detener protección.

Ahora que el control de cambios está activado, todo lo que se elimine se marca con un tachado y todo aquello que se implemente en el documento se marcará en subrayado. Además, se indica también cuál ha sido el autor que ha realizado cada una de las modificaciones en colores diferentes.

Sí desactivamos esta función, dejará de realizar estas marcas, pero mantendrá las que haya realizado cuando estaba activo, hasta que se acepten o se rechacen.

Cambiar apariencia de comentarios o marcas de revisión

La forma en la que Word nos presenta las eliminaciones y cometarios puede ser que no sean de nuestro gusto, ya que lo hace mediando globos en los márgenes del documento. Para cambiar la forma de mostrar toda esta información en forma de revisiones en línea y no de globos, debemos realizar lo siguiente:

  • Vamos a la pestaña Revisar y luego en Seguimiento.
  • Seleccionamos Mostrar marcas.
  • Ahora pulsamos en Globos y seguidamente en Mostrar todas las revisiones en línea.

Globos de Word

De esta manera los comentarios aparecerán al pasar el cursor por encima de la zona marcada del texto.

También podemos hacer que los cambios se muestren por tipo de edición o por revisor, para ello debemos:

  • Ir a Revisar, después Seguimiento y seleccionamos Mostrar marcas.
  • Ahora seleccionamos en que queremos que este cambio surta efecto. Es decir, en Comentarios, Inserciones y eliminaciones o en Formato. También podemos seleccionar Usuarios Específicos y elegir solamente aquellos que nosotros estimemos.

Aceptar o rechazar marcas de revisión y comentarios

La forma de quitar todas las modificaciones que tiene un documento es utilizar el Panel de revisiones, donde además nos informan del número de marcas de revisión o comentarios que quedan. Lo mejor es modificar todo lo que se necesite dentro del documento, pero hay veces que en este Panel de revisiones nos indican comentarios que no entran al completo en la pantalla de lo escrito.

  • Vamos a Revisar, luego a Seguimiento y entonces seleccionamos Panel de revisiones.

panel de revisiones de Word

  • Ahora debemos elegir entre Panel de revisiones vertical u horizontal.

Ahora se nos mostrará el número de revisiones que tiene dicho documento, así como el tipo de cambios que se le han hecho.

número de revisiones Word

Para ir viendo cada una de esas modificaciones y aceptar o no, debemos hacer lo siguiente:

  • Hacemos clic al principio del documento.
  • Ahora vamos a Revisar y después a Cambios.
  • Ahora es el momento de pulsar en Aceptar o Rechazar dependiendo de si la modificación es correcta o no. Este procedimiento lo debemos ir repitiendo con cada una de las marcas de revisión o comentarios del documento.

Aceptar o rechazar revisión Word

También podemos rechazar o aceptar un solo cambio para que Word no pase al siguiente de manera automática. Para eso debemos hacer clic derecho en el propio cambio (dentro del texto) y seleccionamos si aceptamos o no únicamente esa revisión.

Pero Word nos permite hacer lo contrario de lo que te hemos explicado líneas más arriba y aceptar todos los cambios de una sola vez. Para ello debemos hacer lo siguiente:

  • Vamos a Revisar y luego a Cambios.
  • Ahora en las opciones que no salen en Aceptar seleccionamos Aceptar todos los cambios o Aceptar todos los cambios y detener el seguimiento.

Aceptar todos los cambios Word

Si queremos rechazar los cambios los pasos son muy parecidos:

  • Pulsamos en Revisar y luego a Cambios.
  • Y ahora debemos seleccionar el símbolo que sale con una hoja y una X en rojo, para elegir entre Rechazar todos los cambios o Rechazar todos los cambios y detener el seguimiento.

rechazar todos los cambios Word

Para eliminar los comentarios tenemos un procedimiento tan sencillo como lo que hemos visto hasta el momento.

  • Seleccionamos un comentario en concreto.
  • Seguidamente vamos a Revisar, ahora a Comentarios y seleccionamos Eliminar.
  • Si queremos eliminarlos todos, solamente debemos pulsar en el desplegable de Eliminar y pulsar en Eliminar todos los comentarios del documento.

Como habéis podido ver, realizar un seguimiento de las modificaciones que se realizan en un documento de Word que esté compartido por varios usuarios, es mucho más sencillo y práctico de lo que nos podíamos imaginar en un principio.

¡Sé el primero en comentar!