Desde hace años las reuniones virtuales son cada vez más comunes. Esto nos permite “vernos” con distintas personas sin necesidad de desplazarnos todos a un mismo punto. Estas herramientas han propiciado que el teletrabajo empiece a ser una realidad y no algo minoritario. Pero 2020 ha sido el punto de inflexión, la pandemia que ha cambiado nuestra forma de relacionarnos, trabajar o simplemente vivir ha ocasionado un boom en el uso de las herramientas de videollamada, ya sea entre dos personas o una llamada grupal.
La mayoría de los usuarios ya estábamos familiarizados con este tipo de herramientas porque quien más o quien menos había usado Skype de forma esporádica. Pero la situación actual ha hecho que nos tengamos que convertir en usuarios avanzados de este tipo de aplicaciones si queremos seguir relacionándonos o efectuando una rutina laboral todo lo normal que podemos pedir.
Hay varias aplicaciones para realizar videollamadas, las más conocidas son Skype, Zoom o Teams. Todas ellas muy útiles para el modelo de negocio que están pensadas. Pero si además de reunirme a tiempo real quiero grabar la videollamada para poder analizarla posteriormente ¿Cómo puedo hacerlo?
¿Cómo grabo mis videollamadas?
En una reunión presencial es mucho más fácil detectar los detalles del resto de interlocutores, por sus gestos o lenguaje corporal podemos saber si está interesado sobre lo que estamos hablando y normalmente enfocamos toda nuestra atención en lo que está ocurriendo. En cambio, en una videollamada esos detalles son mucho más complicados de detectar, ya sea porque la o las otras personas no han activado su webcam o porque nos podemos distraer con más facilidad y perder el foco de atención. Para poder analizar de forma posterior la reunión podemos grabarla y revisarla después para sacarle el máximo partido a las decisiones que debemos tomar.
A continuación, os explicamos la forma de grabar las videollamadas en las distintas aplicaciones.
Skype
Skype nos permite grabar las videollamadas sin necesidad de instalar una aplicación de terceros. Hay que tener en cuenta que la grabación solo estará disponible para llamadas entre usuarios de Skype. En el momento que iniciemos la grabación se notificará a todos los asistentes que se ha iniciado la grabación. Una vez finalizada la llamada la grabación se detiene automáticamente.
Para grabar la llamada debes seguir estos pasos:
- Durante la llamada haz clic en el icono de los tres puntos para ver más opciones.
- Si estás usando la aplicación de escritorio debes pulsar sobre Iniciar grabación. Si estás usando la app en tu móvil pulsa sobre el icono de grabación.
- En ese momento se mostrará un banner para informar a todos los integrantes de la reunión que la grabación se ha iniciado.
- Una vez finalizamos la llamada la grabación se publica en el chat y estará disponible durante 30 días para que podamos descargarla y guardarla.
Para guardar la conversación debes entrar en el chat y clicar en Más opciones y clicamos sobre descargar el archivo. Seleccionamos la ruta de guardado y ya tendríamos disponible la grabación de la llamada en un archivo .MP4
Teams
Teams, la aplicación de Microsoft, también nos permite grabar las llamadas directamente desde su propia plataforma. En este caso hay que tener en cuenta que grabaremos la reunión, pero en el vídeo final no se mostrarán ni las pantallas que hemos compartido ni las notas, ya que no se capturan en la propia grabación de las reuniones.
Para grabar la reunión hay que seguir los siguientes pasos:
- Tenemos que iniciar una reunión o unirnos a una existente.
- Para poder iniciar la grabación debemos ir a los controles de la reunión y clicamos sobre el icono Más opciones. Se nos mostrará un desplegable y debemos clicar en Iniciar grabación.
- En ese momento se notifica a todos las personas reunidas que se ha iniciado la grabación mediante un banner y además la notificación queda registrada en el historial del chat.
- Si queremos detener la reunión, hay que ir a los controles de la reunión nuevamente y clicamos Más opciones. En el desplegable seleccionamos detener la grabación.
- La grabación se procesará y se guardará en OneDrive.
En Teams no todos los integrantes de la reunión pueden iniciar o detener la grabación. Se tienen que cumplir los siguientes requisitos:
Debemos tener una licencia Office 365 y tenemos que ser organizador de la reunión o que seamos de la misma organización.
Zoom
Zoom, la famosa aplicación para realizar llamadas grupales también permite grabar las reuniones sin tener que usar aplicaciones de terceros. Para poder grabar reuniones debemos tener una cuenta Zoom Basic ya sea gratuita o de pago y la versión del cliente Zoom 2.0 o superior. Lo primero que debemos hacer es habilitar la grabación local, ya que sin esta opción Zoom no permite grabar las reuniones.
Para activarla debes iniciar sesión en el portal web Zoom y una vez hemos accedido hacemos clic en Configuraciones de la cuenta.
Clicamos sobre la pestaña Grabación y en el apartado “Grabación local” verificamos que la opción está habilitada, si no es así clicamos para habilitarla. Una vez hemos finalizado este ajuste ya estaremos habilitados para grabar las reuniones y lo podemos hacer siguiendo estos pasos:
- Iniciamos una reunión como anfitrión.
- En la barra de opciones clicamos sobre el icono
- Se notificará en ese momento tanto al anfitrión como los invitados que la grabación ha sido iniciada mediante un icono en la esquina superior izquierda.
- Además, si desplegamos el menú de los participantes muestra el icono de grabación al lado del usuario que la ha iniciado.
- Una vez se ha finalizado la reunión aparecerá el mensaje “Tiene una grabación que debe convertirse antes de verla”. Una vez el software finalice el proceso de conversión, se abrirá de forma automática la carpeta donde se han guardado los archivos.
El archivo que se guarda por defecto es un archivo audio/video con extensión .MP$. En el caso de que solamente hayamos grabado el audio se nos descargará un archivo .m4a.
Google Meet
Por último, os traemos la última de las cuatro herramientas más populares para realizar videollamadas. En este caso y de igual forma que las otras tres Google Meet permite grabar las reuniones sin necesidad de instalar ningún software adicional.
Para grabar las videollamadas debemos tener alguna de las siguientes ediciones:
- G Suite para centros educativos.
- G Suite Enterprise para Centros Educativos.
- Essentials
- Business Standard
- Business Plus
- Enterprise Essentials.
- Enterprise Standard
- Ediciones Enterprise Plus.
Si disponemos de una de estas ediciones podemos grabar la reunión siempre y cuando seamos el organizador de la reunión, pertenezcamos a la misma organización que el organizador o seamos profesores y hayamos iniciado sesión en la cuenta de Google Workspace.
Para grabar la reunión debemos seguir estos pasos:
- Abrimos Meet y nos unimos o iniciamos una reunión.
- Si clicamos sobre Más. Podemos clicar en Grabar la reunión.
- En el momento que se inicia la grabación todos los participantes reciben la notificación.
- Cuando queramos terminar la grabación iremos de nuevo a Más y clicamos en detener la grabación. Es necesario confirmar la acción de detener la grabación.
- El archivo se guardará en la carpeta de grabaciones configurada una vez se haya procesado.
