Google Docs: cómo abrir un chat sin salir del documento en el que estás trabajando

Google Docs: cómo abrir un chat sin salir del documento en el que estás trabajando

Manu Iglesias

Google Docs es uno de los servicios más útiles y completos de todos los que ofrece la empresa del buscador. Gracias a él podemos crear todo tipo de documentos de forma colaborativa con otras personas, compartirlos fácilmente y acceder desde cualquier ordenador o dispositivos móviles como tablets y smartphones. Además de disponer de funciones tan potentes como la posibilidad de comparar archivos de Word para localizar plagios.

La lista de herramientas de las que dispone Google Docs es enorme. Cada aplicación con sus peculiaridades, pero en general gracias a ella disponemos de una suite ofimática completa en la nube. Además, totalmente gratuita.

Pero hay una función de la que se habla poco y es tremendamente útil para evitar distracciones mientras estamos trabajando en un documento con otra persona y además necesitamos hablar con ella: el chat.

Chat de Google Docs, una función poco conocida de la herramienta

¿Qué es Google Docs?

Google Docs es una suite similar a lo que conocemos como Microsoft Office, con la cual podemos funcionar de manera online, compartiendo con otros usuarios desde nuestro navegador, sin importar cuál estemos utilizando.

Podremos crear documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones. Estos documentos estarán integrados en la nube y podrán ser abiertos y modificados por cualquier persona que tenga acceso a dicho archivos.

Actualmente Google Docs está fusionado con Google Drive para dar un mejor servicio al usuario, ya que así tiene todos los servicios que ofrece Drive y los tres programas característicos de Google Docs.

Aun con esta fusión podemos seguir editando desde nuestro navegador documentos en formatos doc, xml, csv, ods, pdf, rtf y html si preocuparnos por cualquier tipo de problema.

Al estar guardados en la nube, si nosotros concedemos permisos a otros usuarios, estos podrán leer y modificar estos archivos. Es un sistema muy práctico para una serie de personas que trabajen en un mismo lugar y que quieran mantener un orden de algún tipo, ya que todos podrán ir apuntando su parte del trabajo, sin tener que preguntar a los demás, ya que todo el mundo puede ver lo que han hecho los otros usuarios conectados a ese documento.

Así se abre el chat de Google Docs

Es muy habitual estar trabajando en un documento con otra persona que no está con nosotros y escribirle a través de WhatsApp o cualquier otro servicio de mensajería. Esto te obliga a abandonar temporalmente el documento y acceder a la herramienta de mensajería para iniciar la conversación.

Sin duda una mala idea, ya que volver a retomar el trabajo te costará más, ya que habrás perdido el foco al cambiar de aplicación.

Para evitar esto, Google incorporó hace ya mucho tiempo un chat en todas las aplicaciones de Google Docs. Gracias a él puedes mantener una conversación en la propia aplicación y no tendrás que estar entrando y saliendo continuamente.

Para poder abrir el chat de Google Docs lo primero que necesitas es estar dentro de un documento y que al menos otra persona lo esté también. Si tienes abierto un documento y no hay nadie más viéndolo no podrás acceder al chat.

Indicación para abrir el chat de Google Docs

Una vez que cumplas este requisito, podrás abrir el chat pinchando en el icono que está justo al lado de las imágenes de perfil de las otras personas que estén editando el documento en la parte superior derecha. El botón está representado por la silueta de una persona con un globo de texto al lado de la cabeza.

Al pinchar en el icono se desplegará directamente un chat en la parte derecha de la pantalla. Una vez abierto, simplemente debes escribir en el cuadro de texto de la parte inferior y presionar Enter para enviar el mensaje.

Notificación en chat de Google Docs

Cuando envíes un mensaje, las otras personas recibirán una notificación en forma de globo justo al lado del icono y, además, quedará marcado con un punto rojo hasta que sea leído abriendo el chat.

Como puedes ver se trata, quizá, de una función poco conocida. Pese a ello, si sueles trabajar con Google Docs de forma colaborativa y quieres mejorar tu productividad no dudes en integrarla en tu flujo de trabajo para avanzar más rápido y con menos distracciones.

Compartir un documento

Mientras estamos en Google Docs y en el chat podemos necesitar compartir un documento que alguien nos ha pedido y lo podremos hacer de manera muy fácil, incluso si estamos chateando a la vez.

  • Lo único que tenemos que hacer es pulsar en Compartir, botón que está ubicado en la esquina superior derecha del propio documento que vas a mandar a otra persona, justo al lado de la imagen de tu perfil y el pulsador de comentarios.
  • En la siguiente ventana solamente tenemos que hacer es poner las direcciones de correo electrónico.

Todas las personas con las que compartes un documento van a poder verlo, editarlo o comentarlo, todo marcado por los permisos que les otorgues. Para cambiar estos permisos debemos ir al menú que está en la parte derecha del campo de la dirección de correo cuando ya están agregados. Ahí veremos cómo les podemos conceder los permisos pertinentes para una cosa u otra.

Google Docs

Si llegado el momento el documento va a ser compartido con alguien que no está agregado y que tampoco quieres que lo esté, con hacer clic en Copiar enlace (parte de abajo) el link del documento estará copiado en tu portapapeles y solamente se lo debes copiarlo donde quieras para mandarlo de la manera que mejor te convenga. Eso sí, los niveles de restricción serán muy altos y esa persona solo podrá leer el documento, nada más. Pero para conseguir esto, previamente debes cambiar el nivel de seguridad del documento, porque si no, todos aquellos que están fuera de los agregados no podrán abrirlo. Para cambiarlo debes pulsar en Cambiar a cualquiera con el enlace que se encuentra en la parte de abajo de la ventana que se llama Compartir con Personas y Grupos.

Ahora accederás a una ventana donde podrás cambiar los permisos de los documentos o volver a copiar el enlace otra vez. Si decidimos cambiar los permisos vamos a elegir qué es lo pueden hacer las personas una vez les llegue el enlace. Debemos entrar en la opción de la derecha que es Cualquiera con el enlace y después elegir entre sí es solo Visor, si es Comentarista o si le permitimos ser Editor del documento.

Esta es la manera de poder compartir un documento de Google Docs, hasta con gente de fuera de nuestro digamos «entorno» mientras seguimos chateando o hablando de ese mismo documento en cuestión, ya que lo podremos ir modificando prácticamente en tiempo real junto con el chat.

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