Cómo crear un filtro en Gmail – Crear reglas para filtrar tus correos

Cómo crear un filtro en Gmail – Crear reglas para filtrar tus correos

Roberto Adeva

La gran mayoría de usuarios ven cómo con el paso del tiempo su bandeja de entrada del correo electrónico cada vez recibe más mensajes a diario. Esto hace que en la mayoría de ocasiones sea un auténtico caos organizar todos los mensajes para evitar que alguno de los correos importantes se acabe perdiendo. Teniendo en cuenta que Gmail es uno de los servicios de correo electrónico más utilizados para gestionar sus mensajes de correo, a continuación, vamos a mostrar cómo crear un filtro en Gmail para ayudarnos a organizar nuestros mensajes.

Lo cierto es que el servicio de correo electrónico de Google cuenta con muchas características y funciones realmente interesantes, recientemente se convertía también en el primer gran proveedor de correo en incorporar dos importantes funciones de seguridad, pero sin duda, una de las más útiles son los filtros de Gmail. Una función que nos ofrece la posibilidad de crear reglas para organizar de forma automática los mensajes de entrada en nuestra bandeja del correo.

BONUS: Os recomendamos adoptar el modelo Inbox Zero que consiste en tener en la bandeja de entrada únicamente lo que tenemos pendiente. El resto se borra una vez completado o se archiva para su posterior consulta. Con el uso de los filtros que veremos a continuación o la función de Posponer, podemos pasar ese correo al día que necesitamos hacer algo con él realmente. No es un método para todo el mundo, pero una vez dominado, seremos mucho más eficientes (y felices).

Crear un filtro en Gmail

Para crear un filtro en Gmail, lo primero que tenemos que hacer es abrir el servicio de correo electrónico en nuestro navegador e iniciar sesión. Una vez hecho esto, hacemos clic sobre el icono del engranaje entrar en la Ver todos los ajustes y a continuación, seleccionamos la pestaña Filtros y direcciones bloqueadas.

En el caso de que ya tengamos algún filtro creado, nos aparecerá un listado con todos ellos, mientras que si es la primera vez que lo hacemos, entonces aparecerá vacío. De cualquier forma, ahí encontraremos la opción Crear un filtro, la cual nos abrirá una nueva ventana nada más hacer clic sobre ella.

En esta ventana, vamos a poder indicar la dirección del remitente si lo que queremos es filtrar los mensajes que recibamos de una persona o dirección concreta. En el campo Para, podemos seleccionar la cuenta para la que queremos aplicar el filtro, en el caso de que tengamos varias configuradas en Gmail.

filtro en Gmail

En Asunto podemos escribir las palabras que queremos que dicha regla detecte en el asunto de los mensajes de correo que recibamos. De esta manera, podremos aplicar un determinado filtro para los mensajes que contengan o no, ciertas palabras en el asunto del correo.

  • De: cuenta que nos envía el correo
  • Para: cuenta que recibe el correo, en caso de tener varias configuradas
  • Asunto: asunto a filtrar
  • Contiene las palabras: el correo debe contener la palabra o palabras que escribamos a continuación
  • No contiene: justo lo contrario que la opción anterior
  • Tamaño: especialmente interesante para filtrar correos muy grandes que consuman espacio
  • Contiene archivos adjuntos: si lleva algún PDF, imagen u otro tipo de fichero
  • No incluir chats: para que no sean tenidos en cuenta en la filtración

Por último, también es posible crear un filtro en Gmail en función de si los mensajes recibidos tienen archivos adjuntos, incluso filtrar por el tamaño del archivo. Una vez establecidos todos estos parámetros, pulsamos en Crear filtro y en el siguiente paso es donde indicaremos la acción a realizar con aquellos mensajes de correo que recibamos y que cumplan con la regla definida.

filtro en Gmail

Entre todas las acciones que nos permite Gmail, encontramos la de archivar directamente el mensaje de correo que nos llegue y cumpla con las reglas del filtro en Gmail, marcar como no leído, destacar, aplicarle una etiqueta, reenviarle a otra dirección de correo, eliminar, no marcar nunca como spam, enviar plantilla, marcar como importante o clasificarle dentro de una categoría.

Una vez hayamos definido la acción, lo único que tenemos que hacer es pulsar sobre el botón Crear filtro y automáticamente quedará creado el filtro en Gmail para actuar sobre los mensajes que recibamos a partir de ese momento. Justo antes de Crear el filtro, Gmail nos ofrecerá también la posibilidad de aplicar el filtro que vamos a crear a las conversaciones o mensajes de correo que tenemos qne la bandeja de entrada y cumplen con las condiciones del filtro.

Cambiar o eliminar filtros

Una vez que tenemos el filtro creado, ya podemos ponernos a trastear con este, modificarlo o incluso eliminarlo si no termina de convencernos. El proceso para cambiarlo o eliminarlo es muy sencillo y sólo tendremos que seguir estos pasos:

  1. Abre Gmail.
  2. Arriba a la derecha, haz clic en Configuración y luego Ver todos los ajustes.
  3. Haz clic en Filtros y direcciones bloqueadas.
  4. Localiza el filtro que quieras cambiar.
  5. Haz clic en Editar o en Eliminar para quitar el filtro. Si editas el filtro, haz clic en Continuar cuando termines de hacer cambios.
  6. Haz clic en Actualizar filtro o en Aceptar.

Exportar o importar filtros

Si tenemos una buena cantidad de filtros creada, será todo un problema tener que migrar a otra cuenta o crearlos en una nueva dirección de correo. Por suerte, Gmail nos ofrece la posibilidad de exportarlos desde la cuenta original e importarlos posteriormente a otra cuenta sin ningún tipo de problemas. El proceso es igual para exportar e importar, salvo por algunos matices:

  1. Abre Gmail.
  2. Arriba a la derecha, haz clic en Configuración Ver todos los ajustes.
  3. Haz clic en Filtros y direcciones bloqueadas.
  4. Marca la casilla del filtro que quieras.

Exportar un filtro

  1. Al final de la página, haz clic en Exportar.
  2. Al hacerlo, obtendrás un archivo .xml que puedes editar en un editor de texto.

Importar un filtro

  1. Al final de la página, haz clic en Importar filtros.
  2. Elige el archivo del filtro que quieras importar.
  3. Haz clic en Abrir archivo.
  4. Haz clic en Crear filtros.

En unos pocos pasos vamos a tener nuestra cuenta de correo mucho más ordenada y será más sencillo el día a día con ella.

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