Así puedes hacer que Gmail responda automáticamente

Así puedes hacer que Gmail responda automáticamente

Manuel Naranjo

Está claro que en el mundo en el que vivimos, el tiempo no es algo que sobre precisamente. Estamos en una sociedad que nos obliga a seguir un ritmo en muchos casos frenético, por lo que, si encontramos algo que nos pueda ayudar en nuestro día a día, siempre será de agradecer por poco que sea. Pues bien, hoy os vamos a contar cómo responder a los correos electrónicos que recibimos en Gmail con respuestas predeterminadas creadas por nosotros.

El servicio de correo de Google está muy bien construido para ayudar al usuario en muchos sentidos y en el tema de responder correos lo tiene todo bastante bien implementado. No solo se pueden crear respuestas predeterminadas, sino que también tienen lo que se llama respuestas inteligentes.

¿Qué son las respuestas inteligentes?

Este servicio que proporciona Gmail se trata de respuestas que el sistema crea y se encarga de mostrarnos en base al contenido del mensaje escrito en un correo electrónico. Esta característica resulta muy útil y práctica, puesto que podremos responder a un email de manera muy rápida.

Es un sistema muy veloz para contestar los emails que nos lleguen, ya que, con solo dar un toque en la pantalla del móvil, ya podremos enviar la respuesta que hayamos considerado como la más adecuada.

respuestas inteligentes Gmail

Para funcionar correctamente, este sistema de Gmail analiza el texto que hemos recibido en el email y a partir de ahí crea tres respuestas para que podamos contestar a dicho correo sin tener que escribir nada. Estas opciones aparecen en la parte de abajo en color azul.

Este sistema va evolucionando a medida que lo vamos usando, aprendiendo de cuáles son las opciones que más utilizamos y así acercarse lo máximo posible a nuestras expresiones y formas de contestar los mensajes.

Respuestas predeterminadas en Gmail

Aunque las respuestas inteligentes son muy interesantes, no debemos confundirlas con las respuestas predeterminadas que son de lo que vamos a hablar ahora.

Podemos decir que, en el momento en el que las respuestas inteligentes no son válidas para contestar un tipo de emails, es cuando entran en juego las predeterminadas o redefinidas.

Este tipo de respuestas son ideales para contestar a los mensajes que recibimos a diario y que debemos responder de la misma manera. Es decir, son una especie de plantillas o mensajes estándar que nosotros mismos hemos creado y con los que contestaremos de forma rápida a uno o varios correos, sin necesidad de escribir.

La parte positiva es que previamente los hemos escrito nosotros y no dependemos de que el sistema «acierte» en su respuesta como ocurría en las respuestas inteligentes.

Crear respuestas predeterminadas

Para crear nuestras propias respuestas predeterminadas en Gmail lo primero que vamos a tener que hacer es entrar en nuestra cuenta desde el navegador.

  • Una vez dentro vamos a entrar en Configuración pulsando en el icono de la rueda dentada.
  • Ahora nos vamos a Configuración avanzada.
  • Debemos ir desplazándonos hacia abajo hasta que encontremos la opción Respuestas predeterminadas (plantillas).
  • Lo que debemos hacer ahora es marcar la Habilitar.

Con esto conseguimos que Gmail nos permita crear plantillas de respuestas guardando aquellos mensajes que escribamos gracias a un botón que hay en la barra de herramientas de la ventana de redacción donde escribimos los mensajes nuevos. De todas maneras, también podemos utilizar respuestas predeterminadas mediante filtros o plantillas ya creadas por el propio programa.

Para crear una nueva respuesta predeterminada debemos realizar los siguientes pasos:

  • Pulsamos en el botón de redactar un nuevo mensaje.
  • Escribimos el asunto y el propio cuerpo del mensaje.
  • Una vez hecho esto, debemos hacer clic en el botón de menú, que son tres puntos que están situados en la parte inferior derecha.
  • Después vamos a Respuestas predeterminadas y seguidamente hacemos clic en Guardar.
  • Ahora seleccionamos Nueva respuesta predefinida. Entonces le debemos dar un nombre y pulsar en Aceptar.

Nueva respuestas predeterminada Gmail

Como ya hemos creado una respuesta predeterminada, cada vez que tengamos un correo electrónico y vayamos a responderlo, ya podremos optar por dicha respuesta.

Para eso lo único que debemos hacer, una vez hayamos marcado la opción responder en un mensaje que nos haya llegado, es lo siguiente:

  • Hacemos clic en el botón de menú, que como te hemos comentado líneas más arriba son tres puntos situados en la parte inferior derecha.
  • Ahora debemos elegir Respuestas predefinidas, al igual que cuando las hemos creado, salvo porque seguidamente debemos pulsar en Insertar.
  • Ahora veremos todos los nombres de las respuestas predefinidas que tenemos. Tan solo tenemos que elegir la que mejor se adecue al mensaje que hemos recibido. En ese momento veremos cómo aparece dicha respuesta en el cuerpo del mensaje.
  • En ese momento solamente queda dar en Enviar y el mensaje ya estará respondido.

Como habéis podido ver, de esta manera solamente hemos utilizado un par de clics para responder un mensaje, sin necesidad de escribir ni una sola letra.

Responder con filtros

Pero no todo se queda ahí, sino que también podemos utilizar nuestras respuestas predeterminadas para aplicarles filtros de Gmail. De esta manera se automatiza mucho más el sistema de respuestas, por lo que será aún más cómodo.

Podremos asignar una respuesta determinada a mensajes que tengan en su asunto o en el mensaje ciertas palabras que nosotros hemos definido previamente. Esto significa que cuando detecte este tipo de emails, el sistema responderá de manera automática y nosotros no tendremos que hacer nada.

Para conseguir esto solo debemos realizar lo siguiente:

  • Seleccionamos un mensaje que cumpla todos los requisitos que estimemos para poder responderlo con alguna de las respuestas predeterminadas que tenemos.
  • Entramos en menú y seleccionamos Filtrar mensajes similares.
  • Entonces se abrirá una ventana donde crear un filtro. Podremos indicar las palabras que queremos que detecte para responder el mensaje (tanto en el asunto como en el cuerpo). Cuando hayamos terminado de configurarlo pulsamos en Crear filtro.

Filtros de mensajes Gmail

  • Entonces elegimos la opción Enviar respuesta predefinida y seleccionamos en el desplegable la respuesta.
  • Lo último que tenemos que hacer es pulsar en Crear Filtro, para que a partir de este momento cada mensaje que nos manden y que cumpla los requisitos que le hemos marcado, lo responda de manera automáticamente.

Cómo habéis podido ver con este sistema es mucho más fácil gestionar la cantidad de correos que no llegan a nuestro Gmail.

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  • Has visualizado tres vídeos sobre remo en páginas web diferentes. Una plataforma de video, no relacionada con la página web en la que has visualizado los vídeos sobre remo, pero basandose en el perfil creado cuando visistaste dicha web, podrá recomendarte otros 5 vídeos sobre remo cuando utilices la plataforma de video a través de tu televisor .

La información sobre qué publicidad se te presenta y sobre la forma en que interactúas con ella puede utilizarse para determinar lo bien que ha funcionado un anuncio en tu caso o en el de otros usuarios y si se han alcanzado los objetivos publicitarios. Por ejemplo, si has visualizado un anuncio, si has hecho clic sobre el mismo, si eso te ha llevado posteriormente a comprar un producto o a visitar una página web, etc. Esto resulta muy útil para comprender la relevancia de las campañas publicitarias./p>

  • Has hecho clic en un anuncio en una página web/medio de comunicación sobre descuentos realizados por una tienda online con motivo del “Black Friday” online y posteriormente has comprado un producto. Ese clic que has hecho estará vinculado a esa compra. Tu interacción y la de otros usuarios se medirán para saber el número de clics en el anuncio que han terminado en compra.
  • Usted es una de las pocas personas que ha hecho clic en un anuncio que promociona un descuento por el “Día de la madre”de una tienda de regalos en Internet dentro de la aplicación de una web/medio de comunicación. El medio de comunicación quiere contar con informes para comprender con qué frecuencia usted y otros usuarios han visualizado o han hecho clic en un anuncio determinado dentro de la aplicación y, en particular, en el anuncio del “Día de la madre” para así ayudar al medio de comunicación y a sus socios (por ejemplo, las agencias de publicidad) a optimizar la ubicación de los anuncios.

La información sobre qué contenido se te presenta y sobre la forma en que interactúas con él puede utilizarse para determinar, por ejemplo, si el contenido (no publicitario) ha llegado a su público previsto y ha coincidido con sus intereses. Por ejemplo, si hasleído un artículo, si has visualizado un vídeo, si has escuchado un “pódcast” o si has consultado la descripción de un producto, cuánto tiempo has pasado en esos servicios y en las páginas web que has visitado, etc. Esto resulta muy útil para comprender la relevancia del contenido (no publicitario) que se te muestra.

  • Has leído una publicación en un blog sobre senderismo desde la aplicación móvil de un editor/medio de comunicación y has seguido un enlace a una publicación recomendada y relacionada con esa publicación. Tus interacciones se registrarán para indicar que la publicación inicial sobre senderismo te ha resultado útil y que la misma ha tenido éxito a la hora de ganarse tu interés en la publicación relacionada. Esto se medirá para saber si deben publicarse más contenidos sobre senderismo en el futuro y para saber dónde emplazarlos en la pantalla de inicio de la aplicación móvil.
  • Se te ha presentado un vídeo sobre tendencias de moda, pero tu y otros usuarios habéis dejado de visualizarlo transcurridos unos 30 segundos. Esta información se utilizará para valorar la duración óptima de los futuros vídeos sobre tendencias de moda.

Se pueden generar informes basados en la combinación de conjuntos de datos (como perfiles de usuario, estadísticas, estudios de mercado, datos analíticos) respecto a tus interacciones y las de otros usuarios con el contenido publicitario (o no publicitario) para identificar las características comunes (por ejemplo, para determinar qué público objetivo es más receptivo a una campaña publicitaria o a ciertos contenidos).

  • El propietario de una librería que opera en Internet quiere contar con informes comerciales que muestren la proporción de visitantes que han visitado su página y se han ido sin comprar nada o que han consultado y comprado la última autobiografía publicada, así como la edad media y la distribución de género para cada uno de los dos grupos de visitantes. Posteriormente, los datos relacionados con la navegación que realizas en su página y sobre tus características personales se utilizan y combinan con otros datos para crear estas estadísticas.
  • Un anunciante quiere tener una mayor comprensión del tipo de público que interactúa con sus anuncios. Por ello, acude a un instituto de investigación con el fin de comparar las características de los usuarios que han interactuado con el anuncio con los atributos típicos de usuarios de plataformas similares en diferentes dispositivos. Esta comparación revela al anunciante que su público publicitario está accediendo principalmente a los anuncios a través de dispositivos móviles y que es probable que su rango de edad se encuentre entre los 45 y los 60 años.

La información sobre tu actividad en este servicio, como tu interacción con los anuncios o con el contenido, puede resultar muy útil para mejorar productos y servicios, así como para crear otros nuevos en base a las interacciones de los usuarios, el tipo de audiencia, etc. Esta finalidad específica no incluye el desarrollo ni la mejora de los perfiles de usuario y de identificadores.

  • Una plataforma tecnológica que opera con un proveedor de redes sociales observa un crecimiento en los usuarios de aplicaciones móviles y se da cuenta de que, en funciónde sus perfiles, muchos de ellos se conectan a través de conexiones móviles. La plataforma utiliza una tecnología nueva para mostrar anuncios con un formato óptimo para los dispositivos móviles y con un ancho de banda bajo a fin de mejorar su rendimiento.
  • Un anunciante está buscando una forma de mostrar anuncios en un nuevo tipo de dispositivo. El anunciante recopila información sobre la forma en que los usuarios interactúan con este nuevo tipo de dispositivo con el fin de determinar si puede crear un nuevo mecanismo para mostrar la publicidad en ese tipo de dispositivo.

El contenido que se presenta en este servicio puede basarse en datos limitados, como por ejemplo la página web o la aplicación que esté utilizando, tu ubicación no precisa, el tipo de dispositivo o el contenido con el que estás interactuando (o con el que has interactuado) (por ejemplo, para limitar el número de veces que se te presenta un vídeo o un artículo en concreto).

  • Una revista de viajes, para mejorar las experiencias de viaje en el extranjero, ha publicado en su página web un artículo sobre nuevos cursos que ofrece una escuela de idiomas por Internet. Las publicaciones del blog de la escuela se insertan directamente en la parte inferior de la página y se seleccionan en función de la ubicación no precisa del usuario (por ejemplo, publicaciones del blog que explican el plan de estudios del curso para idiomas diferentes al del país en el que este te encuentras).
  • Una aplicación móvil de noticias deportivas ha iniciado una nueva sección de artículos sobre los últimos partidos de fútbol. Cada artículo incluye vídeos alojados por una plataforma de streaming independiente que muestra los aspectos destacados de cada partido. Si adelantas un vídeo, esta información puede utilizarse para determinar que el siguiente vídeo a reproducir sea de menor duración.

Se puede utilizar la localización geográfica precisa y la información sobre las características del dispositivo

Al contar con tu aprobación, tu ubicación exacta (dentro de un radio inferior a 500 metros) podrá utilizarse para apoyar las finalidades que se explican en este documento.

Con tu aceptación, se pueden solicitar y utilizar ciertas características específicas de tu dispositivo para distinguirlo de otros (por ejemplo, las fuentes o complementos instalados y la resolución de su pantalla) en apoyo de las finalidades que se explican en este documento.

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